Aplicaciones informáticas para la gestión documental en el sector sanitario

Aplicacions informatiques

OPERACIONS ADMINISTRATIVES I DOCUMENTACIÓ SANITÀRIA Aplicacions informatiques Avui en dia, la informàtica pot aportar un gran benefici a empreses com clíniques i hospi- tals, i oferir solucions que faciliten el maneig de grans quantitats de informació amb la qual es treballa dia a dia. Aquesta gestió informàtica, cada vegada més present en els con- sultoris, beneficia els usuaris perquè estalvia des d'espai físic per a l'emmagatzematge de l'historial dels pacients fins a la gran quantitat de temps invertit en la recerca de la informació requerida; i aporta, al seu torn, seguretat i fiabilitat de les dades guardades. És molt important seleccionar el sistema amb què treballarem, en funció dels programes informàtics que volem fer servir per a la clínica (com ara, processament d'imatges o ges- tió de pacients).

En l'actualitat, hi ha tres grans sistemes operatius: Windows, Apple-Mac i Linux. La majo- ria de programes de gestió de clínica funcionen sota el sistema operatiu de Windows. Hi ha una minoria que funciona amb Mac i uns pocs (els que menys) amb Linux. Els moderns sistemes de digitalització d'imatges radiogràfiques, necessaris per a poder visua- litzar la radiologia digital, estan gairebé tots en Windows i molt pocs en Mac, tot i que van apareixent més opcions per a aquest sistema i probablement en un futur seran equiparats a Windows. Per això, en general, la majoria dels programes del mercat informàtic estan creats per a funcionar en Windows.

A banda del sistema operatiu, també cal tenir en compte la informació sobre els diferents paquets de gestió a l'hora de decidir quin implementar en el consultori. En aquest sen- tit, veureu que hi ha diverses aplicacions informàtiques; algunes són per a l'elaboració de documents, altres per a la gestió clínica, per agendar cites, pel control del magatzem ... (vegeu la figura 1).

Figura 1. Exemple d'aplicació informatica de registre d'infermeria Fever chart p3a (2002) Help × Close 22000034 Allergy: 0 = 11/5 . Sa 12/5 . Su post OP 13/5 . Mo Menu 1 14/5 . Tu Menu 1 15/5 . We - - M1 - M1 16/5 . Th Diet plan 17/5 . Fr Diet plan Schmidt, Corinne Penicillin 08.07.1962 Johannesstr. 12 70188 Stuttgart Germany Click to enter Temperature/Blood pressure for this day P3A privat 70 35 Operation Diagnosis / Therapy Amputation D2, D3, D4 Fracture radialis No foods nor drinks Physical Therapy 9.30 CT Interview w/ Dr. Masake X-ray Thorax P Therapy Eye test BS check Plaster cast check Internal Med Diagnostics Notes, extra diagnoses Diabetes mellitus PT,Atg, etc. PT,Atg,etc: 16.20 abb PT,Atg,etc! AT 10.25 mon PT Atg, etc. PT,Atg,etc: PT,Atg,etc: PT,Atg,etc: Anticoagulant(s) Fragmin 1-1-1 ros-man-ell ell-mos-ann VW ell ann-de-col VW - col 19.30 0.0-0-0 Notes: 0 Curacoll LOT 2399 Medication Intravenous>( Paracetamol 500 0-0.0-1 0.0-0-1 Cotrim 1-1-1-0 1.1.1-0 1-1-1. Insulin 1-1-1-0 1-1-1-0 1-1.1. - - 1. Aplicacions informàtiques per a l'elaboració de documents 1/16OPERACIONS ADMINISTRATIVES I DOCUMENTACIÓ SANITÀRIA ment disposem de programari específicer a un gran nombre de feines, com ara la comp- tabilitat, l'emissió de factures o la gestió de nòmines. Però, segurament, els programes més utilitzats a les empreses són els paquets ofimàtics que faciliten l'elaboració de tot tipus de documents.

Els paquets ofimàtics són un conjunt integrat d'aplicacions informàti- ques que acostumen a incloure processador de textos, full de calcul i ges- tor de base de dades.

L'ús de l'ordinador i dels paquets ofimàtics en l'elaboració de documents suposa diversos i evidents avantatges. Permet, entre d'altres:

• Guardar còpies dels documents en format digital, fet que redueix dràsticament l'espai físic i la despesa en paper.
• Modificar documents elaborats prèviament, sense haver de tornar a mecanografiar tot el document.
• Afegir elements gràfics als documents, com ara imatges, taules ...
• Reutilitzar documents: es pot fer servir un document elaborat anteriorment com a base per a l'elaboració d'un segon, modificant únicament les parts que hagin de ser diferents.
• Adreçar un mateix escrit a múltiples destinataris. Si volem enviar un mateix docu- ment a diferents persones, només caldrà modificar les dades del destinatari del docu- ment original, per obtenir tants documents com destinataris tinguem definits. En aquest sentit, l'eina de combinació de correspondência que ofereixen els processadors de textos és molt útil.

Arxivament de documentació en format digital

Els objectius d'organitzar els arxius informàtics no difereixen dels que persegueix organit- zar un arxiu convencional. Ara bé, en arxivar la informació digitalment, cal tenir present que és molt important com anomenem els arxius, ja que si el nom no aporta prou informació, caldrà obrir els arxius, i perdre temps, per comprovar-ne el contingut (vegeu la figura 2).

Figura 2. Exemple d'arxiu informatic de proves diagnostiques InVesalius 3 Fatia Axial Fatia Sagital 0 A C 0 P 158 IP Fatia Coronal Volume 6 .. 65 2/16 T 2212+OPERACIONS ADMINISTRATIVES I DOCUMENTACIÓ SANITÀRIA rer aconseguir un arxivament digital de la informacio encient, calura establir una bona estructura de carpetes i establir un codi per anomenar els fitxers que ens permetin cercar i trobar els arxius facilment.

Tant per crear l'estructura de carpetes, com per anomenar els arxius digitals a arxivar cal- drà tenir presents una sèrie de recomanacions:

• Quan es treballa amb un ordinador autònom, és recomanable desar tots els arxius en la carpeta El meus documents o en una única carpeta present en l'arrel del disc dur per no omplir l'escriptori d'arxius desorganitzats que alentiran el treball. Si es treballa en xarxa, la documentació es pot desar i organitzar en alguna carpeta creada en el disc dur del servidor.
• Cal establir un sistema de classificació i ordenació per mitjà de subcarpetes, que poden correspondre a matèries o assumptes relatius a diferents departaments. Aquests poden correspondre als diferents departaments.
• Dins de cada departament, la documentació pot estar organitzada atenent a diferents criteris que s'han de definir. Per exemple, dins de la carpeta del departament de ven- des hi pot haver una carpeta anomenada Factures 20XX, i dins d'aquesta carpeta n'hi pot haver una altra per a cada client. També hi poden haver altres carpetes com ara Comandes, Promocions ... (vegeu la figura 3.3).
• Quan es treballa amb versions de documents (primera versió, segona versió ... ) és recomanable que hi hagi una carpeta on transferir versions obsoletes per evitar que per confusió es faci servir una versió antiga en comptes de la més actual. Si és possible s'evitarà que la resta de personal accedeixi a plantilles de documents obsoletes.
• Moltes vegades hem d'obrir els arxius per saber què contenen. Per evitar la pèrdua considerable de temps que això pot suposar, cal establir criteris per posar nom als arxius, de manera que només veient-ne el nom puguem reconèixer facilment de quin document es tracta. Per exemple, F20XX0912 Carles Feliu podria ser la manera d'anomenar una factura emesa el 12 de setembre de 20XX al client Carles Feliu.

Figura 3. Exemple d'estructura de carpetes Lr dept vendes Archivo Edición Ver Favoritos Herramientas Ayuda Atrás Búsqueda Carpetas Carpetas X Escritorio ‹ factures albaransi cartes Mis documentos + Blocs de notas de OneNote Copia de Mis imágenes dept vendes albarans cartes factures fra 2009 Client A Client B fra 2010 E fra 2011 fra 2012 A banda, també és important saber com el sistema operatiu organitza els arxius en funció del seu nom. Ho farà seguint els criteris següents:

• Primer situa els arxius el nom dels quals comença per xifres i, després, els que comen- cen per lletres. Un exemple ordenat seria: 12 Martí - Marta Ramon.
• Quan es tracta de lletres, organitza els arxius alfabèticament, atenent a la primera lle- tra diferent que apareix en el nom. Un exemple ordenat seria: Marc - Mart - Mel.
• Un espai sense lletra en precedeix un amb lletra. Un exemple ordenat seria: Mar - Mart - Martí.
• Per organitzar arxius que comencen per nombres, els ordena en funció del valor de la primera xifra. Si aquesta coincideix, utilitza com a criteri la primera xifra que sigui diferent. Un exemple ordenat seria: 12 - 2 - 31.

3/16OPERACIONS ADMINISTRATIVES I DOCUMENTACIÓ SANITÀRIA

• Si volem que l'arxiu amb menys xifres es col·loqui davant d'un altre que en té més, cal- drà afegir al davant un o tants zeros com calgui. Exemples ordenats serien: 01 - 02 - 12 - 21 o bé 001 - 050 - 134.
• Per ordenar per dates, si el programa les interpreta com a text, cal introduir primer les xifres de l'any, després la del mes i, finalment, la del dia. Si un dia o mes solament té una xifra, cal afegir un zero al davant. Un exemple ordenat seria: 20131230 - 20140702 - 20141215.

Aplicacions informàtiques de gestió clínica

Donada la gran varietat de programes informàtics de gestió que es poden trobar al mercat per a les consultes, hem de tenir en compte una sèrie de consideracions a l'hora de selec- cionar el més adient per al nostre gabinet (vegeu la figura 3.4).

Figura 3.4. Exemple d'aplicació informàtica de gestió clínica Handy patients enterprise edition File Edit View Help 5X Digestive Thursday, 22 Jan 2009 Digestive inspection Liver Normal < No hepatomegaly. Last Anderson D First David Boy Birth 5 January 2009 Age: 8 month and 10 days Patient nb: 3 Appointments Forms Sheets Meeting (Doctor) O: Neurologic A Full status (Doctor) O: Vascular Assistant O: Cardiac Billing Reports Statistics O: Respiratory Q: Abdomen Exams SOAP Sum. T. P. PC Summary Admission Agenda Draw V Meetings 2 month checkup 5 Mar 09 2m.0 1 month checkup 5 Feb 09 1m.0c Esophagus Respiration problem 22 Jan 09 10 days chekup 13 Jan 09 Control For return at home Birth 9 Jan 09 5 Jan 09 4d Liver Den Stomach 8 Diagnosis New documents Abdomen palpat 15 Sep 2009 General My Diagnosis Social - Cardiac auscul . 15 Sep 2009 Small intestine To Do d checkup Rectum Assist: 1 Notes Father ask many questions, add 10 minutes to consultation M Current doctor Dr Herman manager Menu 1 Menu 2 Menu 3 Search Previous page Next page Els parametres de valoració a l'hora de decantar-se per un o altre sistema són princi- palment:

• El maneig ha de ser tan senzill i intuïtiu com sigui possible per no haver de realitzar formacions costoses per implementar-ho en la clínica.
• Ha de permetre exportar les dades a altres programes de gestió o bases de dades per si decidim canviar de sistema.
• És important que s'adapti als requisits legals, en particular els de la Llei de protecció de dades de caracter personal.
• S'hi han de fer còpies de seguretat de les bases de dades de forma senzilla i habitual, per no perdre mai dades dels nostres pacients.
• Ha de trobar-se protegit davant dels errors accidentals, de manera que l'esborrament de dades sigui complex.

Exemple d'implantació d'un sistema d'informació hospitalari: el Projecte Argos

4/16 Recta Digestive auscultation Normal abdomen noises Digestive palpation Little pain on the right lower area Radiology R-Y Patient documents Page 1/1 David (8 month and 10 day John (2 years and 3 month Mother: Teacher Father: Financial advisor Parents: Maried Documents gall bladder