Guía para establecer o modificar el manual de funciones y competencias laborales

Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti

GUÍA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia PROSPERIDAD PARA TODOS DE COLOMBIAGUÍA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia & COLONELA PROSPERIDAD PARA TODOS

Departamento Administrativo de la Función Pública

Coordinación Editorial Adriana Bermúdez Silva Redacción y Edición Grupo de Comunicaciones e Innovación Diseño y Diagramación Paula Camila Amador Cardona Departamento Administrativo de la Función Pública Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515 Web: www.dafp.gov.co - e mail: webmaster@dafp.gov.co Línea gratuita de atención al usuario: 018000 917770 Bogotá, D.C., Colombia, Septiembre de 2014GUÍA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES REPUBLICA DE COLOMBIA Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Liliana Caballero Durán Directora Jaime Augusto Torres Melo Subdirector José Fernando Berrío Berrío Director Técnico Equipo de Trabajo Luz Mary Riaño Camargo Gisella Mora Mora Oswaldo Alberto Galeano Carvajal Efraín Rodríguez Mahecha Alberto Fredy Suárez Castañeda

Índice de Contenidos

Página ¿ Cómo interpretar esta guía? 9 Canales de atencíon 10 Acerca de esta guía 11 Introducción 12 Construcción o ajustes de puestos de trabajo 13 Diseño del Manual Específico de Funciones: 14 Paso 1: Identificación y Ubicación del Empleo 15 - Identifique el nivel jerárquico 15 - Identifique la denominación del empleo 15 - Identifique el código 15 - Asigne el Grado 16 - Relacione el número de cargos 16INDICE - Ubique el empleo Página 16 - Identifique el cargo del Jefe Inmediato 16 Paso 2: Identificación del área o proceso al cual se asigna el empleo 16 Paso 3: Descripción del contenido funcional del empleo: 17 - Descripción del propósito principal del empleo 17 - Descripción de las funciones esenciales del empleo 18 Paso 4: Descripción de los conocimientos básicos esenciales 19 Paso 5: Competencias comportamentales 19 Paso 6: Fijación de los requisitos de formación académica y experiencia 20 Grafica de la Estructura del Manual Específico de Funciones 22INDICE Página Anexos · Anexo 1 . Instructivo para el diligenciamiento de la matriz general de requisitos. 24 · Anexo 2. Acto Administrativo 27 . Anexo 3. Glosario 30 · Anexo 4. Relación de Verbos 33 · Anexo 5. Ejemplo de diseño de ficha del empleo 34

Campaña #YO Sirvo a mi País

#YO Sirvo a mi País! #YO Sirvo a mi País! #YO Sirvo a mi País! #YO Sirvo a mi País! + #YC www.Sirvo q mi País! gov.co El Portal de los Servidores Públicos colombianos Sirvo a mi País! www.sirvoamipais.gov.co Twitter: @sirvoamipais e-mail: contactenos@sirvoamipais.gov.co

Interpretación de la Guía

Elementos Clave para la Comprensión

Importante Se refiere a información de gran importancia para el proceso. Estos cuadros recalcan sobre ideas fundamentales del desarrollo de la guía. Ejemplo / Pie de Página Esta señalización también se utiliza a la hora de resaltar y aclarar términos y siempre corresponden a un pie de texto. 66 Nuestras Palabras Estos son consejos, aclaraciones y observaciones de nuestros mejores asesores, sus palabras y consejos le acompañarán a lo largo de la guía. Tareas Las tareas son acciones concretas que hay que desarrollar en cada capítulo. Este cuadro es de gran importancia para asegurarse de completar la guía de manera adecuada. Anexos El documento contiene hipervínculos a los anexos para visualizarlos y trabajar en ellos. ¿Cómo interpretar esta guía? 9

Canales de Atención

@ Nuestros canales de atención son: webmaster@dafp.gov.co Línea Gratuita de Atención al Cliente 01 - 8000 - 917 - 770 Presencial Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia Gracias por su atención y esperamos que su experiencia en el uso de la guía sea fácil y de gran utilidad para su entidad. GUÍA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES 10

Introducción al Manual de Funciones y Competencias Laborales

El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas, así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos. Es igualmente insumo importante para la ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las organizaciones públicas. En esta guía se presenta de manera práctica y funcional una metodología de fácil consulta y comprensión para ayudar a mantener actualizados y ajustados los perfiles de los empleos y que estén acordes con la gerencia pública moderna en los ámbitos de la innovación, desarrollo y tecnologías de la información. Como elemento novedoso y de flexibilidad en la nueva normativa, se introduce la determinación de las disciplinas académicas o profesiones en los requisitos de estudios contenidos en los manuales específicos de funciones y de competencias laborales, en adelante los organismos y entidades identificarán los Núcleos Básicos del Conocimiento -NBC- que contengan las disciplinas académicas o profesiones, de acuerdo con la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior -SNIES, con el propósito de hacer efectivo el acceso al empleo público en igualdad de condiciones de quienes cuentan con una profesión perteneciente a un mismo ramo del conocimiento. Esperamos que estos nuevos cambios impulsen el desarrollo de las instituciones públicas de manera tal que la elaboración, los ajustes o establecimientos de los manuales permitan el cumplimiento eficaz de las políticas de administración del talento humano al servicio del Estado. Introducción 11

Acerca de esta Guía

Propósito y Marco Legal

Esta guía es el instrumento para que las jefaturas de personal o quien haga sus veces planifiquen las necesidades del talento humano en las instituciones públicas. Nuestro objetivo: Explicar de manera sencilla cómo se actualiza un manual específico de funciones y de competencias laborales. El Departamento Administrativo de la Función Pública a través de la Dirección de Desarrollo Organizacional facilitará la implementación de las normas sobre esta materia. Este es un requerimiento legal establecido en los Decretos leyes 770 y 785 de 2005 y los Decretos reglamentarios 2539 de 2005 y 1785 de 2014. 66 Los servidores públicos son el corazón y el motor de la gestión de nuestras instituciones. En esa medida invitamos a todas las entidades a construir su Manual de Funciones y Competencias Laborales pensando en cómo cada uno de sus servidores podrá colaborar, sin importar el cargo, para prestar el mejor de los servicios a la ciudadanía. ), Liliana Caballero Durán. Directora Departamento Administrativo de la Función Pública Importante Todos los procedimientos escritos en esta guía pueden realizarse con el personal de su entidad, en conjunto con la asesoría del DAFP, para las entidades del orden nacional. Las entidades del orden territorial contarán con la asesoría y acompañamiento de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP- GUÍA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES 12

Construcción o Ajuste de Puestos de Trabajo

Análisis y Contenido del Manual

Debe partir del análisis de:

• Misión de la entidad.
• Objetivos y funciones de la entidad.
• Estructura de la entidad.
• Procesos definidos por la entidad (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y seguimiento) para el cumplimiento de las funciones y el logro de los objetivos.
• Planta de Personal de la institución.

Tenga presente que el manual específico de funciones y de competencias laborales debe contener:

1. Identificación y ubicación del empleo.
2. Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del empleo.
3. Conocimientos básicos o esenciales.
4. Competencias Comportamentales.
5. Requisitos de formación académica y experiencia.

Para efectos prácticos del manejo del manual específico de funciones y de competencias laborales, podrá adjuntar al mismo un índice de contenido, relacionando el núme- ro de página en el que se pueda consultar la ficha del empleo. Adicionalmente, podrá adjuntar al mismo, copia de los actos administrativos de planta de personal respectivos. Construcción o ajuste de puestos de trabajo 13

Diseño del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales

Pasos para Ajustar, Modificar y Actualizar

Pasos para ajustar, modificar y actualizar el manual

1. Identificación y ubicación del empleo.
2. Identificación del área o proceso al cual se asigne el empleo.
3. La descripción del contenido funcional, es decir, el propósito principal y las funciones esenciales.
4. Establecimiento de los conocimientos básicos o esenciales.
5. Identificación de las competencias comportamentales.
6. Fijación de los requisitos de formación académica y experiencia.

Importante Conforme un equipo de trabajo integrado por personal vinculado a la institución, que conozca las funciones determinadas para cada dependencia o área de trabajo y los procesos a cargo de estas. GUÍA PARA ESTABLECER O MODIFICAR EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES 14

Paso 1: Identificación y Ubicación del Empleo

Determinación del Nivel Jerárquico

1.1 Identifique el nivel jerárquico del empleo Determine el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo, de acuerdo con la norma que establece el régimen de nomenclatura y clasificación de empleos públicos aplicable a su institución. Por ejemplo, para el denominado sistema general de clasificación de empleos públicos, en el orden nacional y territorial, el primer dígito establece el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo, así: Recuerde: A partir de la identificación de su área, o proceso de desempeño, es pertinente la descripción específica de su propósito principal y sus funciones esenciales. 0. Directivo 1. Asesor 2. Profesional 3. Técnico 4. Asistencial

Denominación y Código del Empleo

1.2 Identifique la denominación del empleo Precise el nombre o denominación del empleo, según se encuentra previsto en el acto administrativo que establece o ajusta la planta de personal, el cual deberá estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos que corresponda a su institución. 0100 030 UUZU 1.3 Identifique el Código El código es una identificación numérica del empleo en un nivel jerárquico determinado, que comprende 4 dígitos en el orden nacional y 3 dígitos en el orden territorial. El primer dígito identifica el nivel jerárquico del empleo y para el orden nacional los tres dígitos siguientes corresponden a la denominación del cargo, dentro del respectivo nivel jerárquico. En el caso de empleos de orden territorial son los dos dígitos siguientes. Diagnóstico Organizacional 15