Planificación de costes y gestión de riesgos en proyectos de software

Índice

Esquema

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Ideas clave

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5.1. Introducción y objetivos

4

5.2. Planificar la gestión de los costes

5

5.3. Estimar los costes

7

5.4. Determinar el presupuesto y la curva S

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5.5. Control de costes y método del valor ganado

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5.6. Conceptos de riesgo

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5.7. Análisis de riesgos

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5.8. Herramientas

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5.9. Referencias bibliográficas

45C Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)

Gestión de los costes del proyecto

La respuesta a los riesgos

PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTES

ESTIMAR LOS COSTES

DETERMINAR EL PRESUPUESTO Y LA CURVA S

CONTROL DE COSTES

CONCEPTOS DE RIESGO

GESTIÓN DE RIESGOS

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS

El objeto de la gestión de los costes es asegurar que el proyecto se completa sin exceder el presupuesto aprobado.

Estimar los Costes implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma.

Implica sumar los costos estimados de las actividades del Cronograma para establecer una Línea Base de Coste total a fin de medir el rendimiento del proyecto.

Un presupuesto (Línea Base) toma los gastos estimados del proyecto y los sitúa sobre las fechas del calendario para que pueda conocerse cuando son necesarios fondos para el proyecto.

Influir sobre los factores que crean variaciones de costes y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

INCERTIDUMBRE Situación atípica caracterizada por la ausencia de información relacionada con el resultado esperado.

La Gestión de Riesgos es el proceso sistemático de identificación, análisis y respuesta a los riesgos del Proyecto. Incluye maximizar las probabilidades y consecuencias de sucesos positivos y minimizar las probabilidades y consecuencias de sucesos adversos a los objetivos

IMPLEMENTAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

Implementar los Planes de respuesta a los Riesgos acordados.

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE RIESGOS

EL PLAN

MÉTODO DEL VALOR GANADO EVM

RIESGO Un evento o una condición que, si ocurre, tiene un impacto positivo o negativo sobre alguno de los objetivos del proyecto (alcance, tiempo, coste, calidad, etc.).

Planificar la Gestión de Riesgos, es el proceso de decidir cómo abordar y ejecutar las actividades de Gestión de Riesgos, esto es, obtener el Plan de Gestión de Riesgos (que no trata de riesgos específicos, sino de cómo se abordarán los riesgos en el proyecto.

Es el proceso de identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar el seguimiento de los riesgos identificados y los que se encuentran en la lista de supervisión, volver a analizar los riesgos existentes, realizar el seguimiento de las condiciones que disparan los planes para contingencias, realizar el seguimiento de los riesgos residuales y revisar la ejecución de las respuestas a los riesgos mientras se evalúa su efectividad. .

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

ANÁLISIS CUALITATIVO

ANÁLISIS CUANTITATIVO

PLAN DE RESPUESTA

Esquema del plan

EI PLAN

El proceso de Planificar la Gestión de los Costes establece las políticas, procedimientos y documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el presupuesto del proyecto.

es una metodología que integra el alcance, cronograma y recursos, que permite medir el rendimiento y avance del proyecto objetivamente

Tema 5. Esquema Gestión de Proyectos PMP 3

Ideas clave

5.1. Introducción y objetivos

En este tema veremos dos áreas de conocimiento claves para la dirección de proyectos: coste y riesgo.

Estudiaremos en detalle los conceptos siguientes:

Conceptos relacionados con el coste

• Cómo desarrollar el presupuesto de un proyecto.
• Identificar las responsabilidades de cada participante en la elaboración del presupuesto del proyecto.
• @ Utilizar los métodos de estimación de los costes del proyecto y cómo se relacionan con el ciclo de vida del proyecto.
• Utilizar los métodos para proyectar en el tiempo los costes del proyecto.
• " Utilizar la técnica del «valor ganado» (earned value) para identificar las situaciones futuras según las desviaciones actuales y poder corregir las desviaciones de forma proactiva.
• · Estructurar el presupuesto del proyecto, teniendo en cuenta que los proyectos son esfuerzos con alto grado de incertidumbre y de riesgo.

Conceptos relacionados con el riesgo

• Diferenciar entre incertidumbre, riesgo y oportunidad.
• " Dominar el proceso de gestión de riesgos: identificación, cualificación, cuantificación, planificación y control de respuestas, y seguimiento y control de riesgos.
• Identificar las fuentes de riesgos: externo, interno, técnico, riesgos imprevisibles.

C Universidad Internacional de La Rioja (UNIR) Gestión de proyectos PMP Tema 5. Ideas clave 4

Cálculo de factores de riesgo

• Calcular los factores de riesgo: probabilidad, rango de resultados, estimación de cuándo ocurrirá y frecuencia.
• " Dominar el concepto de valor monetario esperado.
• Calcular una matriz de impacto de probabilidades.
• " Desarrollar respuestas al riesgo: evitar, aceptar, transferir o mitigar.
• " Desarrollar y aplicar los planes de contingencia y los planes alternativos.
• 0 Diferenciar la reserva de gestión de la reserva de contingencia.
• a Detallar los contenidos de un buen plan de gestión de riesgos.

Nota: a partir de aquí siempre se hará referencia como líder de proyecto al hablar del director o gestor del proyecto. Y cuando se hable del equipo de proyecto, este incluirá al líder del proyecto.

5.2. Planificar la gestión de los costes

La gestión de costes del proyecto, al igual que la gestión del tiempo, es un esfuerzo de integración realizado por el equipo de proyecto, el know-how (saber hacer) y la experiencia de los miembros del equipo son indispensables para poder establecer el plan de costes que necesita el proyecto.

El presupuesto del proyecto ha de ser cuidadosamente estructurado. Debe ser capaz, a la vez, de fijar un criterio suficientemente definido para poder ejercer un control de costes eficaz y al mismo tiempo soportar el nivel de incertidumbre presupuestario inherente a los proyectos, para no permitir que el proyecto fracase por falta de financiación, por errores en las estimaciones de tiempos o por errores en la definición del alcance del proyecto entre otros.

Si de la gestión del alcance se obtenía el WBS/EDT y de la gestión del tiempo el cronograma, la piedra angular de la gestión de costes de los proyectos es la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR) Gestión de proyectos PMP Tema 5. Ideas clave 5

proyección temporal de los costes del proyecto. Es lo que denomina línea base de costes o curva S.

Estas tres líneas base, WBS, cronograma y curva S, junto con el plan de respuesta a los riesgos, representan las reglas de medir y controlar el proyecto durante su ejecución.

Si estas «reglas de medir» son importantes, la curva S puede resultar la regla estrella del control del proyecto cuando usamos el método del análisis del valor ganado (EVM), primero porque integra de forma eficaz y sobre todo eficiente la gestión del alcance, tiempo y costes, y segundo porque permite proyectar de forma objetiva los niveles de rendimiento del proyecto y estimar como se terminará el proyecto en términos de tiempo y coste. Ahora el equipo de proyecto puede plantear acciones proactivas en vez de solo reaccionar frente a los hechos consumados.

El objeto de la gestión de los costes es asegurar que el proyecto se completa sin exceder el presupuesto aprobado.

Pasos para preparar el plan de costes

1. Se calculará el coste de las actividades del proyecto y de la totalidad del proyecto.
2. Se hará foco en algunos aspectos relacionados con el control del presupuesto, una vez iniciada la ejecución del proyecto.

«El proceso de planificar la gestión de los costes establece las políticas, procedimientos y documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el presupuesto del proyecto» (PMBOK® del PMI®).

El plan de gestión de los costos incluye o debe incluir la forma de medir el rendimiento y hacer las estimaciones de futuros, además de establecer los umbrales que determinaran la activación de acciones concretas o la toma de decisiones concretas. Por ejemplo, si hay una variación acumulada en la desviación en coste de C Universidad Internacional de La Rioja (UNIR) Gestión de proyectos PMP Tema 5. Ideas clave 6

más de un 2 % (positiva o negativa) se hará una reunión interna de análisis de esta situación.

5.3. Estimar los costes

Estimar los costes implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma.

La aproximación debe contemplar posibles causas de variación de costos, incluyendo riesgos. La exactitud de la estimación aumenta a medida que se avanza en el ciclo de vida del proyecto.

La información que sirve de soporte para preparar las estimaciones de los costos va a ser:

• Los costes individuales de los recursos (m2 cemento, coste hora/ingeniero, etc.).
• Las estimaciones de la duración de las actividades que se obtuvieron al realizar el plan de tiempos o cronograma.
• Información histórica (de proyectos anteriores, bases de datos, la experiencia del equipo, los ejercicios de lecciones aprendidas).

Las técnicas de las estimaciones de costes dependen de si se parte desde la globalidad del proyecto o desde sus actividades: top-down/bottom-up. En función de la forma de emplear los parámetros (datos) para obtener la estimación, se habla de estimaciones por modelo paramétrico o por analogía (ver figura 1).

C Universidad Internacional de La Rioja (UNIR) Gestión de proyectos PMP Tema 5. Ideas clave 7

Estimación de costes

WBS

COSTE DEL PROYECTO

La estimación depende de la precisión del WBS

BOTTOM-UP

ESTIMACION

TOP-DOWN

OBS

La estimación debe ser hecha por la organización que realiza el trabajo

Paquete de Trabajo

Actividad

Cuenta de Gasto

TOP-DOWN

Modelo PARAMÉTRICO

BOTTOM-UP

Por ANALOGÍA

Figura 1. Estimación de costes.

Para hacer la estimación del coste de una actividad es necesario: definir la actividad, planificar los recursos, estimar el tiempo, conocer el coste unitario de dichos recursos, determinar el coste de la actividad por cálculo, aprobar la estimación y obtener el presupuesto aprobado para la actividad.

Ejemplo de actividad: cavar un hoyo

Ejemplo: la actividad es cavar un hoyo. Se identifica en primer lugar el alcance de la actividad.

Nº WBS: 1.4.3 Nombre del WP: Cavar un hoyo Alcance: Realizar un hoyo de dimensiones m x m segun replanteo topografico ref:sr-32-01 de m metros de profundidad con taludes verticales e incluyendo la retirada de arenas.

La Definición de las Actividades identifica y documenta las actividades especificas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes entregables del proyecto, identificados en la EDT o WBS.

Figura 2. Definición de las actividades.

Se pide al miembro del equipo responsable de la actividad, de acuerdo con la RAM (Matriz de Asignación de Responsabilidades), que indique el trabajo que hay que hacer para cumplir con la actividad y estime su coste.

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