Gestión del Tiempo: Concepto, Características y Leyes Fundamentales

Gestión del Tiempo

El tiempo es uno de los recursos más importantes de los que dispone el ser humano. Por ello, saber gestionar ese tiempo es imprescindible ya que establecer un adecuado reparto de este recurso, repercute en el desarrollo de las distintas tareas y proyectos que tenemos en nuestras vidas.

Dando un sentido amplio y general al concepto de administración podemos exponer que se trata de un proceso en el que intervienen actividades de previsión, planeación, organización, ejecución, dirección y control para establecer y conseguir las metas y objetivos deseados. Y en ese proceso participan seres humanos y otros recursos como son las técnicas, los materiales y el tiempo.

Concepto, Características y Elementos del Tiempo como Recurso Atípico

Concepto de Tiempo

A lo largo de la historia, han sido muchos los autores que se han interesado y dedicado esfuerzo al estudio del tiempo, por lo misterioso y enigmático que representa. Es considerado un recurso diferente a los demás ya que tiene una serie de connotaciones como que no puede ser comprado, vendido, almacenado, fabricado, multiplicador o modificado. A continuación, se dan, algunas de las muchas definiciones, de este término:

• El tiempo es:
  • Duración de las cosas sujetas a mudanza.
  • Parte de la secuencia de los sucesos.
  • Oportunidad, ocasión o coyuntura de hacer algo. Diccionario de la Lengua Española
• El tiempo es la relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos. Enciclopedia Ilustrada.
• El tiempo permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un futuro y un tercer conjunto de eventos ni pasados ni futuros respecto a otro. Enciclopedia Larousse
• El tiempo es el período mediante el cual continúa una acción o un proceso. A Mackenzie (1988)
• El tiempo es la velocidad con que una organización identifica sus problemas, oportunidades y define e implementa las decisiones. Charles Ford

Características del Tiempo

El tiempo está considerado como nuestro principal recurso y a su vez, es un recurso especial y difícil. Por ello es importante conocer sus 8 características con el fin de realizar una buena gestión de este:

ATÍPICO. El tiempo es distinto a otros recursos conocidos por sus características peculiares. IGUALITARIO. Todas las personas tienen las mismas oportunidades a la hora de disfrutar del tiempo. INELÁSTICO. El tiempo es el que es, no se puede aumentar ni reducir (el día tiene 24 horas, 1 hora son 60 minutos y un minuto tiene 60 segundo). INDISPENSABLE. Independientemente de la actividad que se realice, necesitamos tiempo. INTANGIBLE. El tiempo es inmaterial, intocable, insustituible.

• INEXORABLE. El tiempo transcurre, suceda lo que suceda. No se puede detener, evitar o eludir.
• INVALUABLE. El tiempo no tiene precio, no se le puede poner un valor.
• IRREPETIBLE. El tiempo transcurrido no vuelve, no se repite.

Elementos para la Gestión del Tiempo

Existen una serie de elementos de relevancia a la hora de gestionar el tiempo ya que la actitud y la forma de utilización de este, nos puede ayudar en las diferentes facetas de nuestra vida:

• CLARIDAD EN OBJETIVOS. Así se consigue obtener mas con el menor tiempo empleado que aquellas personas que no la tienen.

PRIORIDADES. Para conseguir el logro de aquellas actividades que le den sentido y valor a nuestra vida, es necesario el fijar prioridades sobre que actividades tienen significado para nosotros. PLANIFICACIÓN. Una buena planificación ahorra tiempo en la ejecución de las tareas para alcanzar las metas y objetivos marcados. RECOMPENSAS. Las recompensas obtenidas van a estar orientadas por los resultados y la forma de utilizar el tiempo para conseguirlos, desde un punto de vista referente a la calidad como a la cantidad. ACTIVO MÁS VALIOSO. El tiempo que dedicamos al aprendizaje es un activo valioso para alcanzar niveles altos de desempeño y productividad. SECUENCIA. La gestión del tiempo permite a las personas tomar determinadas decisiones en su día a día y reflexionar si seguimos hacia delante o comenzamos a tomar otras decisiones desde el principio.

En un mundo rápido y lleno de cambios como en el que vivimos, el saber utilizar y aprovechar el tiempo tiene mucha importancia ya que las personas tienen que tomar decisiones rápidas y establecer qué se debe o no se debe realizar, frente a cualquier circunstancia. Por ello, la forma que cada persona tenga, a la hora de administrar y organizar su tiempo, puede facilitar la ejecución de tareas y actividades con el fin de cumplir con sus metas y objetivos y, a su vez, tengan armonía, en el entorno al que pertenecen.

Centrándonos en el ámbito de una organización, el tiempo mal empleado puede tener implicaciones negativas al no alcanzar los resultados y propiciando perdidas económicas. La gestión del tiempo se entiende como el reparto adecuado del tiempo de trabajo de una persona en las distintas tareas a realizar e implica y permite, administrar el tiempo de trabajo de manera que se obtenga la mayor productividad posible. En definitiva, se tiene que considerar como una habilidad directiva que consiste en el adecuado reparto de este recurso para desarrollar tareas y proyectos.

Conclusiones de Interés sobre el Tiempo

ALGUNAS CONCLUSIONES DE INTERÉS:

Tiempo. Recurso limitado, no sustituible ni repetible, escaso y factor de oportunidades. Gestión del tiempo. Herramienta que permite manejar y disponer plenamente del tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos de la organización. Problemas relacionados con la gestion del tiempo en la actividad directiva. Una mala asignación del tiempo a las diferentes tareas (puede) ocasiona(r) división, irregularidad, crisis o pérdidas.

Principios y Leyes del Tiempo y sus Implicaciones

Una buena gestión del tiempo dentro de una organización ayudará a aumentar la productividad y la competitividad de esta.

Para realizar una gestión del tiempo eficaz dentro de la organización, es importante que los directivos y el personal establezcan una serie de competencias relacionadas con dicha gestión mediante la organización y distribución correcta del tiempo del que disponemos y distribuirlo en función de las actividades necesarias para alcanzar nuestros objetivos a corto, medio y largo plazo. Existen muchas COMPETENCIAS:

• Estructuración adecuada del tiempo.
• Establecimiento de metas, objetivos y prioridades definidos.
• Programación del tiempo para el desarrollo de las actividades.
• Realización de listas de tareas.
• Subdivisión de tareas para una mejor comprensión y ejecución.
• Búsqueda continua de elementos que ayuden a aumentar la efectividad de las personas en la organización.

Principios de Gestión del Tiempo

PRINCIPIOS.

• Comprensión de que el tiempo es un recurso valioso.
• Las distintas tareas que realizamos no tienen el mismo valor.
• El aplazamiento de decisiones puede traer pérdida de tiempo y oportunidades.
• Hay que tener conciencia de cómo utilizar el tiempo.
• Se pierde mucho tiempo cuando se toman decisiones sin pensar previamente. Principios teóricos
• Hay que tener presente la flexibilidad y la adaptación ya que no se puede tener un control absoluto de las circunstancias.
• Hay que saber distinguir, en medida de lo posible, lo urgente de lo que no lo es.
• Establecimiento de pasos a seguir de carácter eficiente ya que supone máximos beneficios con costes menores.
• Las actividades que reportan poco suelen gastar un 80% del tiempo que tenemos. Principios prácticos
• Conocer cómo se está empleando o utilizando el tiempo para un buen aprovechamiento de este.
• Estudio de fórmulas que nos ayuden a anticipar y prevenir ya que nos aporta un ahorro de tiempo, energías y dinero.
• Una buena organización, autodisciplina y toma decisiones se consiguen cuando se establecen plazos en el desarrollo de las tareas y actividades.
• Los objetivos tienen que ser claros y revisarlos periódicamente.
• La asociación de actividades y tareas en bloques semejantes evita confusiones, repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos.
• El estableciendo de objetivos de carácter prioritario ayuda a evitar conflictos.

Leyes de Gestión del Tiempo

LEYES.

Muchos autores que han estudiado la gestión del tiempo exponen que, la clave del éxito de una persona es el modo en el que administra o gestiona su tiempo. Hay una serie de leyes que, al referirnos a la gestión eficaz del tiempo, tienen gran relevancia ya que una adecuada gestión, permite lograr más con menos esfuerzo. Cuando se aprende a gestionar o administrar el tiempo, mejora, por ejemplo, la concentración en las tareas, realizarlas con mayor rapidez o aprovechar mejor la jornada de trabajo.

Ley de Pareto Ley de Parkinson Ley de Murphy Ley Del ABC Ley de Carlson Principio de Hawthorne Ley de Eisenhower Ley de Illich Ley de Perls Ley de Fraisse Ley del Valor Económico del tiempo Ley de Meskimen Ley de Eclasiastés Ley de la Eficiencia Forzada Leyes de Acosta (4)

Ley de Pareto

LEY DE PARETO.

"El 20% del trabajo de una persona contribuye a generar el 80% de sus resultados y viceversa"

Desarrollada por Vilfredo Pareto, sociólogo y economista italiano, es conocida, como la regla del 80-20 o ley de los pocos o muchos vitales y puede ser aplicada a un sinfín de situaciones. Nace de la observación de su entorno y apreció como las personas se dividían en dos grupos de proporciones aproximadas de 80/20 donde un grupo minoritario compuesto por el 20% de la población, manifestaba el 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por el 80% de la población, el 20% de algo.

En la práctica, indica que realizamos el 80% de nuestras tareas, en el 20% de nuestro tiempo, y tardamos el 80% del tiempo restante en hacer solo el 20% de lo que nos queda por hacer. Por ejemplo, en una jornada de trabajo de 8 horas, realizamos la mayoría de nuestras tareas en solo 1,6 horas. Por ello, trabajaremos en ese 20% del tiempo en el que somos más productivos para llegar al 80% de los resultados. Estas actividades deben tener prioridad absoluta. Hay que buscar las horas del día que se rinde mas para obtener mejores resultados.

A modo de resumen, el Principio de Pareto explica que lo más importante no es hacer más o menos cosas, sino buscar aquellas que nos van a proporcionar los mejores resultados.