La gestion de la empresa, Ministerio de Educacion y Formacion Profesional

U.T. 8 .- La gestión de la empresa.

Caso práctico de Laura, la emprendedora

Laura es una emprendedora decidida a montar una empresa. Ya posee el local donde instalarse, ha hecho una previsión de las necesidades humanas y materiales que va a requerir la puesta en marcha de su negocio y comienza a indagar que le ofrecen las distintas empresas proveedoras y a qué precios a través de los presupuestos que le van presentando. Va realizando sus primeros pedidos de ordenadores y otros elementos que va a necesitar. Pasados unos meses empezarán a llegar los primeros paquetes con sus respectivos albaranes y posteriormente las facturas a la espera de ser cobradas. La empresa también expedirá presupuestos y facturas de sus servicios a sus clientes y por supuesto pagará los impuestos que legalmente le correspondan. ¿Qué es un presupuesto? ¿ Cómo ha de formularse un pedido? ¿ Qué requisitos debe tener una factura para ser legal? ¿ Es interesante apuntarse a la e-factura o factura electrónica? ¿ Pagamos al contado o con pago aplazado? ¿ Qué formas de pago vamos a dar a nuestros clientes? ¿ Qué es un cheque? ¿ Qué diferencias existen entre letra de cambio y pagaré? ¿Qué impuestos debo liquidar en Hacienda? ¿ IRPF o Impuesto sobre Sociedades? ¿ Están gravadas nuestras operaciones con IVA? Todo el mundo le aconseja delegar la tarea administrativa en una asesoría o gestoría. Nosotros también consideramos que la labor fiscal y contable debe ser encargada a una empresa especializada, pero es interesante que Laura conozca la documentación necesaria (facturas de proveedores y clientes, documentos de caja, efectos comerciales, contratos y nóminas, contratos de suministro, seguros ... ), así como las principales obligaciones fiscales de su futura empresa.

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Aviso Legal1 .- Introducción.

Todas las operaciones que se realizan en una empresa (propuesta comercial, solicitud de mercancía, entrega de material, venta del producto, pago ... ) quedan plasmadas en distintos documentos que conforman la llamada función administrativa. El proceso comienza con el presupuesto que el cliente pide a la empresa y culmina con el pago de la factura pasando por el pedido, el albarán ... En esta unidad vamos a estudiar los documentos comerciales de la empresa, es decir los relacionados con los clientes y los documentos de pago y cobro del producto y/o servicio. Además haremos un repaso a las obligaciones fiscales de la empresa en el ejercicio de su actividad. Una gestión administrativa eficaz ayuda al éxito de tu empresa.

Es conveniente que la empresa lleve adecuadamente la documentación de sus relaciones con clientes, proveedores, Organismos públicos (Hacienda, Ayuntamiento, Seguridad Social ... ), asociaciones profesionales .... Una mala gestión administrativa puede acarrear graves problemas como falta de entrega de mercancías en plazo determinado, descontrol en el almacenamiento, ineficaz gestión de los cobros a clientes, repercusión de gastos por impago de facturas, costes derivados de letras y pagarés impagados, reclamaciones de clientes, sanciones administrativas y tributarias.

Debes conocer

No dejes de visitar la web de la Asociación Española de pequeñas y medianas empresas de Informática y Nuevas Tecnologías. En ella encontrarás información también sobre todo lo relacionado con este tema, que es complejo y que normalmente se deja en manos de una asesoría o gestoría. Hay asociaciones que a veces ofrecen servicio de asoramiento en estos temas, cursos, guías informativas, noticias sobre novedades o servicio de información.

Asociación Española de pequeñas y medianas empresas de Informática y Nuevas Tecnologías.

ASINTEC es la Asociación sin ánimo de lucro para la Incorporación de Nuevas Tecnologías a la Empresa, cuyo objetivo principal es ofrecer servicios tecnológicos a los sectores industriales a los que apoyamos, contribuir a la transferencia de resultados de investigación y fomentar la investigación cooperativa entre las empresas. Tecnología en: Áreas Horizontales, Ciencias del Espacio, Matemáticas y Física, Energía, Otra, Química, Materiales y Diseño y Producción Industrial. Se encuentra ubicada en Toledo.

Asintec. Castilla La Mancha.2 .- Los documentos comerciales.

Caso práctico de Laura y Tecnofuturo

Laura va descubriendo, que es importante seguir un orden en todo, especialmente a la hora de emprender. Cuidar los detalles le va a permitir no dejar nada a la improvisación y ganar en seguridad a la hora de tomar decisiones importantes. De momento está preparando el papeleo de Tecnofuturo y tiene que decidir qué documentos va a emplear para plasmar las operaciones que realiza: presupuestos, prestación del servicio, pagos ...

Todas las operaciones relacionadas con la compraventa de productos y/o la prestación de servicios (propuesta comercial, solicitud de mercancía, entrega de material, venta del producto, pago ... ) quedan plasmadas en distintos documentos, los denominados documentos comerciales. El proceso comienza con el presupuesto que el cliente pide a la empresa; cuando el cliente está de acuerdo, formula el pedido del producto y/o servicio. Una vez entregada la mercancía y/o prestado el servicio la empresa expide un albarán o nota de entrega. En algunos casos, se confecciona factura en ese momento, otras veces se emite factura con posterioridad. Así los principales documentos comerciales de la empresa son el presupuesto, el pedido, el albarán y la factura.

DOCUMENTOS COMERCIALES

PRESUPUESTO Hecho por el vendedor PEDIDO Hecho por el comprador o vendedor ALBARÁN Hecho por el vendedor FACTURA Hecha por el vendedor Resumen textual alternativo

Debes conocer

Se denomina "repositorio digital" a un sitio web centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos, como puede ser un documento de texto, una hoja de cálculo, una imagen ... En la actualidad, en la mayoría de las empresas se realizan gran cantidad de trámites (presupuestos, pedidos, facturas, .. ) vía correo electrónico. Los e-mails son una interesante herramienta de trabajo pero que debe ser usada con cautela porque puede ocasionar pérdidas de tiempo y ser causa de estrés en el trabajo.

Que el mail no te desborde.

Existen muchas conversaciones que surgen día a día en la relación con los clientes. Las llamadas soluciones CRM (Customer Relation Management) o soluciones de Gestión de Relaciones con Clientes facilitan esta labor. CRM es un software, programa, herramienta, aplicación o solución en el que todos los emails, llamadas, reuniones, notas y tareas que cualquiera en tu empresa tenga con un cliente se guardan en la ficha de ese cliente. Se están implantando en muchas empresas como estrategias para gestionar las ventas (localización de pedidos, personas de contacto, visitas comerciales), el marketing (segmentación de mercado, control de inversiones en marketing) y el servicio postventa (quejas y reclamaciones, gestión de cobros).

customer Management CRM Relationship

Para saber más

En el siguiente enlace puedes encontrar vídeos muy interesantes sobre la aplicación de las nuevas tecnologías y aplicaciones en las empresas.

Siltra. Sistema RED.

Sistema RED directo.

Autoevaluación

A continuación enumeramos los principales documentos comerciales, pero hay uno que no lo es:

• Presupuesto.
• Pedido.
• Albarán.
• Factura.
• Licencia de apertura. Incorrecto. No es correcto. No es la opción correcta. Respuesta incorrecta. Correcto. Se trata de un trámite para constituir la empresa, no de un documento comercial.

Solución

1. Incorrecto
2. Incorrecto
3. Incorrecto
4. Incorrecto
5. Opción correcta

2.1 .- El presupuesto.

Caso práctico de Laura y los presupuestos

Laura no ha querido precipitarse en sus compras y también ha pedido varios presupuestos a empresas de albañilería, electricidad, pintura, carpintería ... Los presupuestos obligan a las empresas que los firman y suelen incluir un periodo de vigencia de los mismos. Las empresas serias cumplen a rajatabla sus presupuestos y con ello fidelizan a sus clientes. A continuación te presentamos un presupuesto expedido por una empresa de nuestro caso práctico.

Presupuesto. (109 KB)

¿Sabes qué es un presupuesto? ¿ Has solicitado alguna vez uno? ¿ Crees que un buen presupuesto garantiza la venta posterior?

Tras las primeras negociaciones con el cliente, llega el momento de que le presentes una propuesta comercial en la que detallas los productos y/ o servicios, los plazos de ejecución y el coste de los mismos. A ese documento le llamaremos presupuesto.

El presupuesto puede hacerse por teléfono, por fax, por correo electrónico, o directamente por escrito en las dependencias de la empresa o mediante representante. Actualmente muchas empresas disponen en su página Web de un servicio de presupuestos on-line.

Es conveniente que lo redactes de forma clara y atractiva, así convencerás al cliente que aceptará tu oferta y se formalizará la compraventa del producto o la prestación del servicio.

Modelo de presupuesto

A continuación tienes un modelo de presupuesto:

Presupuesto nº 251/2019 INFORMATICA LEONESA Datos cliente Culw El Saumar, 5-24008 Laura Garcia Mañas (FAST, S.L.) Calle Rius 21 LEÓN Población Madrid A24018/05 Yunneu Madrid 987220609 CIF /INF 90765430F Fecha presupuestovalbard: ++ ++ ++ + Validez: wwwWW 60 dias DESCRIPCION UNIDADES PRECIO & DTO DTC TOTAL Crpanador 224-ERT 1.00 645.00 580 50 580.50 impresora 1405-LSG 1.00 70.00 7,00 53,00 Disco duro externo 67-POG 1.00 30.00 1.50 23,50 Parte pagado y puesta en marcha incluida Total Bruto 672,00 I.V.A. K. 21% 141,12 Total presupuesto .............. 813,12 € Forma de pago : cheque/ingreso en cuenta' en metálico (lo que corresponda) Nombre, apellices v nimo de la persona que correctora el ACEPTO EL PRESUPUESTO. Mit tin upartita & fris Mista-in I

Reflexiona

• ¡Cuida el aspecto de tus presupuestos, de ellos depende en gran parte el exito de la posterior venta!

Para saber más

Si quieres más información sobre cómo redactar un presupuesto eficaz puedes consultar la siguiente dirección de Internet:

• Presupuestos eficaces, Fuente: revista Emprendedores.

- PRESUPUESTO - -- PRECIO