Elaboración de documentos de proyectos sanitarios y comunicación efectiva

Capítulo 4. Elaboración de documentos de proyectos sanitarios

GESTIÓN ADMINISTRATIVA SANITARIAINTRODUCCIÓN La comunicación se ha convertido en un elemento indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la organización de las empresas. Es por ello necesario y sumamente importante reflexionar y planificar sobre cómo es la mejor manera de comunicarnos en el ámbito de la gestión de los proyectos y de la organización de la empresa.

4ª OFINTRODUCCIÓN Comunicarnos supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece. Un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo en comunicarse con todos los interesados del proyecto: miembros del equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de la organización a la que pertenece, y los compañeros de trabajo.INTRODUCCIÓN A lo largo de un proyecto se genera gran cantidad de información, la cual debe ser recolectada y poderse recuperar a través de una gran variedad de medios, incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos electrónicas y una oferta abundante de software de gestión y comunicación.INTRODUCCIÓN Entre los contenidos a comunicar destacan los informes de seguimiento del proyecto, mediante los cuales, el director de proyectos mantiene informadas aquellas personas que tienen un interés directo sobre el proyecto, siendo la dirección de la organización y el cliente las más importantes.

1. Planificación de las comunicaciones del proyecto. Herramientas y técnicas.

Planificar la gestión de las comunicaciones es determinar cuáles serán las necesidades y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles. Se tiene que garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

1. Planificación de las comunicaciones del proyecto. Herramientas y técnicas.

Para planificar la gestión de las comunicaciones se necesita plantear estas preguntas:

• ¿ Qué información necesitan los interesados?
• ¿ Cuándo necesitarán la información?
• ¿ Cuántos canales hay involucrados?
• ¿ Quién se comunica con quién?
• ¿Quién recibirá la información?

1. Planificación de las comunicaciones del proyecto. Herramientas y técnicas.

Para planificar la gestión de las comunicaciones se necesita plantear estas preguntas:

• ¿ Cómo se distribuirá la información?
• ¿ Quién distribuirá la información?
• ¿ Qué tecnologías utilizaremos?
• ¿ Con qué frecuencia será la comunicación?

1.1. Dimensiones de la comunicación

Vertical y horizontal Vertical: hacia arriba (alta dirección) y abajo (subordinados dentro de la organización) Horizontal: entre colegas Oficial y no oficial Oficial: boletines, informe anual No oficial: comunicaciones extraoficiales Escrita y oral Escrita: informes, correo electrónico, planes Oral: presentaciones, reuniones Verbal y no verbal Verbal: diálogo (dos o más personas), monólogo (una sola persona) No verbal: inflexiones de voz y lenguaje corporal

1.2. Técnicas y herramientas del proceso

Los canales de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones del proyecto. Un buen plan de comunicaciones incluye quién se comunicará con quién y quién recibirá qué tipo de información. La fórmula para calcular los canales de comunicación es: Número de canales = (n x (n - 1)) / 2 Donde n es el número de interesados

1.2. Técnicas y herramientas del proceso

Ejemplo. Se tienen 4 interesados en un proyecto. ¿ Cuántos canales de comunicación se necesitan? ?

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1.3. Tecnologías de la comunicación

Son los métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto. Hay factores que pueden influir en la selección de la tecnología de comunicación:

• Urgencia.
• Disponibilidad actual de tecnología.
• Competencias del personal, facilidad de uso.
• Cambio tecnológico.
• Entorno de trabajo. ¿ Físico o virtual?
• Sensibilidad y confidencialidad de la información.

1.4. Modelos de comunicación

Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo proyecto. Código Emisor Mensaje Receptor Canal Į Contexto

1.4. Modelos de comunicación

La secuencia de pasos de un modelo básico de comunicación es la siguiente:

• El emisor:
  • Codifica el mensaje en forma cuidadosa.
  • Selecciona el método apropiado de envío.
  • Envía información clara y completa.
  • Confirma que el mensaje fue comprendido.
• El receptor:
  • Descodifica el mensaje en forma cuidadosa.
  • Confirma que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva.

1.5. Métodos de comunicación

Comunicación interactiva

Se da entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre todos los participantes sobre temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, videoconferencias, etc.

1.5. Métodos de comunicación

Comunicación de tipo PUSH (empujar)

Enviada a receptores específicos que necesitan recibir la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de comunicación incluye cartas, informes, correos electrónicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.

1.5. Métodos de comunicación

Comunicación de tipo PULL (tirar)

Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias muy grandes y requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio. Estos métodos incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, las bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc.

1.6. Salidas

Constituye el plan de gestión de las comunicaciones. Describe la forma en que se planificará, estructurará y controlará las comunicaciones del proyecto. El plan contiene la siguiente información:

• La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle.
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y para la recepción de la confirmación o respuesta.
• La persona responsable de comunicar la información.
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico o comunicados de prensa.

1.6. Salidas

Constituye el plan de gestión de las comunicaciones. Describe la forma en que se planificará, estructurará y controlará las comunicaciones del proyecto. El plan contiene la siguiente información:

• El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planos de reuniones, etc.

2. Distribución de la información

La información se puede distribuir a través de distintos métodos: reuniones de proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas de archivo manual, y bases de datos electrónicas de acceso compartido. Es importante conocer entre las herramientas y técnicas en la distribución de la información los siguientes términos:

• Habilidades de comunicación.
• Sistemas de recopilación y recuperación de información.
• Métodos de distribución de información.

2.1. Habilidades de comunicación

Son parte de las habilidades generales de gestión y se usan para intercambiar información. Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas reciben la información correcta en el momento adecuado, tal como ha sido definido en el plan de gestión de las comunicaciones. También incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los interesados.

2.1. Habilidades de comunicación

Para el éxito del proyecto debemos conocer y dominar:

• ¿Cómo funciona la comunicación interpersonal?
• ¿Cómo funciona la comunicación en el ambiente de un proyecto?
• ¿Cómo usar la comunicación para lograr una ejecución del proyecto excelente?
• ¿Cómo aprender a escuchar?
• ¿Cuáles son los diferentes estilos de comunicación y cómo se usan en el ciclo de vida de un proyecto? https://www.youtube.com/watch?v=y-sF1KCwBBs

2.2. Sistemas de recopilación y recuperación de información

La información se puede recolectar y recuperar a través de una gran variedad de medios: sistemas de archivo manual, bases de datos electrónicas, software de gestión de proyectos, etc.

2.3. Métodos de distribución de la información

La información se puede distribuir a través de distintos métodos: reuniones de proyecto, distribución de documentos impresos, sistema de archivo manual, y bases de datos electrónicas de acceso compartido. f 4 M

2.3. Métodos de distribución de la información

Software de comunicación online

La comunicación es el núcleo de toda colaboración. Los componentes de un proyecto necesitan una manera de mantenerse en contacto unos con otros, independientemente desde dónde trabajan. Es importante saber en qué están trabajando los otros miembros del equipo, e incluso solo para socializar.

2.3. Métodos de distribución de la información

Software de comunicación online

• Correo electrónico
• Slack
• Yammer
• Skype
• GoTo Meeting slack Y S

2.3. Métodos de distribución de la información

Software de gestión de proyectos online

La mayoría de los proyectos no son rápidos y fáciles. Un equipo podría estar trabajando en un proyecto durante meses o años sin una fecha de conclusión definida. ¿ Cómo entonces se mantiene un seguimiento del progreso, se dividen las tareas, y se asegura que las cosas están avanzando? Las mejores herramientas de software de gestión de proyectos están diseñadas para dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas, asignando estas tareas a personas a través de Internet, manteniendo un registro de lo que ha ocurrido y gestionando un proyecto grande hasta el final.