Concepto y clases de documentos administrativos para oposiciones

Concepto y Clases de Documentos Administrativos

TEMA 21: Concepto y clases de documentos administrativos: Análisis de los documentos administrativos más habituales: instancia, certificado, anuncio, informe, resolución, comunicación y notificación. Formación del expediente. Documentos originales, copias y archivos.

1 .- Concepto y clases de documentos administrativos: Análisis de los documentos administrativos más habituales: instancia, certificado, anuncio, informe, resolución, comunicación y notificación.

En el funcionamiento cotidiano de la Administración Pública, la documentación administrativa constituye la prueba escrita de la actuación administrativa. Todo procedimiento, actuación o decisión queda reflejado en documentos oficiales que forman parte del expediente administrativo.

La Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común, regula el uso de documentos administrativos como medio para garantizar:

• La seguridad jurídica de los actos administrativos.
• La eficacia procedimental.
• La trazabilidad de la actuación pública.

En el ámbito del SESPA, la gestión documental es clave tanto para la atención al ciudadano como para la tramitación interna de servicios sanitarios, recursos humanos, historia clínica o contratación.

Concepto de Documento Administrativo

2. Concepto de documento administrativo

Un documento administrativo es todo soporte material o digital que contiene información producida, recibida o conservada por una Administración Pública, en el ejercicio de sus funciones, que forma parte de un expediente o archivo oficial.

Ejemplo: Una solicitud de traslado, un certificado médico o una resolución de nombramiento son documentos administrativos.

Clases de Documentos Administrativos

3. Clases de documentos administrativos

Los documentos administrativos pueden clasificarse según diversos criterios:

Clases de Documentos Administrativos Según su Origen

3.1. Según su origen

• Internos: elaborados por órganos de la propia Administración. o Ej. una resolución del Director de Recursos Humanos del SESPA.
• Externos: recibidos de personas, entidades o administraciones externas. o Ej. una solicitud presentada por un ciudadano.

Clases de Documentos Administrativos Según su Contenido o Función

3.2. Según su contenido o función

• Solicitudes o instancias: inician o participan en un procedimiento.
• Certificados: acreditan un hecho.
• Anuncios: informan publicamente de actos administrativos.
• Informes: contienen valoraciones técnicas o jurídicas.
• Resoluciones: ponen fin a un procedimiento.
• Comunicaciones: trasladan información entre órganos o a ciudadanos.
• Notificaciones: informan formalmente al interesado de un acto con efectos jurídicos.

Clases de Documentos Administrativos Según su Soporte

3.3. Según su soporte

• Papel
• Electrónico (con firma digital y sello de tiempo)

A La Ley 39/2015 establece que los expedientes se tramitan preferentemente por medios electrónicos.

Análisis Práctico de Documentos Administrativos Habituales

4. Documentos administrativos más habituales (análisis práctico)

Instancia o Solicitud

4.1. Instancia o solicitud

Definición:

Documento por el que una persona física o jurídica solicita el inicio de un procedimiento administrativo o formula una petición a la Administración.

Contenido mínimo:

• Identificación del solicitante.
• Hechos y fundamentos.
• Petición concreta.
• Firma.
• Órgano al que se dirige.

¿ Ejemplo en el SESPA:

Solicitud de traslado a otro centro de salud por cambio de domicilio.

Función del auxiliar:

• Revisar datos.
• Registrar.
• Escanear y remitir al órgano competente.

Certificado

4.2. Certificado

Definición:

Documento emitido por un órgano administrativo que acredita un hecho, situación o estado con efectos legales.

¿ Ejemplo:

• Certificado de servicios prestados.
• Certificado de empadronamiento (aportado por el ciudadano).

¿ Ejemplo en el SESPA:

Certificado emitido por la unidad de personal para justificar la antigüedad de un trabajador.

Función del auxiliar:

• Preparar borradores.
• Revisar la identidad del solicitante.
• Custodiar copia en expediente.

Anuncio

4.3. Anuncio

Definición:

Documento que publica oficialmente un acto administrativo cuando no procede notificación individual.

Ejemplo:

• Anuncio de la convocatoria de una bolsa de empleo.
• Publicación de relación provisional de admitidos.

¿ Función del auxiliar:

• Publicar en tablones o sedes electrónicas.
• Custodiar la constancia de publicación.

Informe

4.4. Informe

Definición:

Documento que contiene valoraciones técnicas, jurídicas o administrativas, emitido por órganos con competencias específicas.

Ejemplo en el SESPA:

Informe de la Dirección Asistencial sobre idoneidad de derivar un paciente fuera del área sanitaria.

Función del auxiliar:

• Incorporarlo al expediente.
• Comprobar su firma y fecha.
• Dar traslado a quien corresponda.

Resolución

4.5. Resolución

Definición:

Acto administrativo que decide sobre el fondo del asunto y pone fin a un procedimiento administrativo.

Ejemplo:

• Resolución de nombramiento en bolsa de empleo.
• Resolución de aprobación de derivación a otro hospital.

Efectos:

• Puede ser firme o susceptible de recurso.

¿ Función del auxiliar:

• Incorporar al expediente.
• Notificarla al interesado.
• Comprobar los efectos y plazos de recurso.

Comunicación

4.6. Comunicación

Definición:

Documento por el que la Administración informa formalmente a un ciudadano o a otro órgano de hechos o datos sin efectos jurídicos inmediatos.

¿ Ejemplo:

• Comunicación de cita para reconocimiento médico.
• Comunicación de subsanación de solicitud.

Función del auxiliar:

• Elaborar el documento según modelo.
• Registrar y remitir.

Notificación

4.7. Notificación

Definición:

Acto formal mediante el cual se hace llegar al interesado el contenido de una resolución o acto administrativo que le afecta, con efectos jurídicos (inicio de plazos de recurso, etc.).

Medios:

• Preferentemente electrónico (art. 41 y 43 Ley 39/2015).
• En papel, en domicilio o en sede física si procede.

Ejemplo en el SESPA:

Notificación al interesado de una resolución de inadmisión de su solicitud por falta de requisitos.

Función del auxiliar:

• Verificar medio de notificación preferente.
• Tramitar en plazo.
• Incorporar acuse de recibo.

Gestión Documental y Archivo

5. Gestión documental y archivo

Todos los documentos administrativos deben:

• Formar parte de un expediente administrativo.
• Estar debidamente registrados y fechados.
• Incorporarse por orden cronológico.
• Ser conservados por el tiempo legalmente establecido.
• Estar disponibles en formato digital, en la mayoría de los casos.

Ejemplo: El auxiliar administrativo del hospital debe archivar electrónicamente la solicitud de tarjeta sanitaria, junto con la documentación adjunta escaneada.

Conclusión sobre Documentos Administrativos

6. Conclusión

El conocimiento del concepto, clasificación y gestión de documentos administrativos es esencial para el buen funcionamiento de los servicios públicos.

En el SESPA, los auxiliares administrativos deben manejar estos documentos a diario con precisión, responsabilidad y profesionalidad, siendo garantes de la legalidad procedimental, la trazabilidad y el acceso a la información.

Resumen clave para el examen:

• Documento administrativo: soporte físico o digital que contiene actuaciones de la Administración.
• Clases: solicitudes, certificados, anuncios, informes, resoluciones, comunicaciones y notificaciones.
• El auxiliar administrativo los tramita, archiva, registra y, en su caso, notifica.
• Toda actuación administrativa queda reflejada en documentos con efectos jurídicos.

Formación del Expediente Administrativo

2 .- Formación del expediente.

La formación del expediente administrativo es una fase esencial en el procedimiento administrativo, ya que reúne y ordena todos los documentos, actuaciones, informes, resoluciones y notificaciones que forman parte del mismo.

La finalidad es garantizar que la actuación administrativa sea coherente, trazable, legal y transparente. En el ámbito del SESPA, la correcta formación del expediente es clave para procedimientos como:

• Solicitudes ciudadanas (traslados, derivaciones, ayudas ... ),
• Procesos de personal (nombramientos, licencias, jubilaciones ... ),
• Gestión económica o contratación.

Marco Normativo del Expediente

2. Marco normativo

La formación del expediente se regula principalmente en:

• Artículo 70 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
• Normas técnicas de interoperabilidad (NTI), especialmente la de documento electrónico y expediente electrónico.
• Normativa interna del Principado de Asturias y del SESPA sobre gestión documental y archivo.

Concepto de Expediente Administrativo

3. Concepto de expediente administrativo

El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente, fundamento y justificación de una resolución administrativa.

Se forma a medida que se produce cada actuación del procedimiento (presentación de escritos, informes, resoluciones, notificaciones, etc.).

¿ Ejemplo: En un expediente de solicitud de ayuda por desplazamiento sanitario se incluyen: la solicitud, documentación justificativa, informes médicos, propuesta de resolución y resolución final.

Reglas Generales para la Formación del Expediente

4. Formación del expediente: reglas generales

(Artículo 70 de la Ley 39/2015)

Ordenación Cronológica del Expediente

4.1. Ordenación cronológica

El expediente debe integrarse con todos los documentos, ordenados de forma cronológica y numerados. Esto asegura la trazabilidad y coherencia procedimental.

Ejemplo: En un expediente de recurso, primero constará la resolución recurrida, después el escrito del recurso y luego el informe del órgano que dictó la resolución.

Incorporación de Documentos al Expediente

4.2. Incorporación de documentos

Pueden incorporarse:

• Documentos presentados por los interesados.
• Informes técnicos o jurídicos.
• Actas, propuestas, acuerdos o resoluciones.
• Notificaciones y acuses de recibo.

Todos los documentos deben tener:

• Identificación del emisor.
• Fecha.
• Firma (física o electrónica).
• Formato legible y compatible (especialmente en formato electrónico).

Expediente Electrónico

4.3. Expediente electrónico

La formación electrónica es la regla general en las Administraciones Públicas.

El expediente electrónico debe cumplir:

• Contener índice electrónico (con firmas digitales de integridad).
• Incorporar documentos en formatos normalizados y accesibles.
• Garantizar la integridad, autenticidad y conservación de la documentación.

$ Ejemplo: El auxiliar administrativo digitaliza la solicitud de un paciente y la incorpora al expediente electrónico mediante el sistema de gestión documental del SESPA.

Documentos que Forman Parte del Expediente

5. Documentos que forman parte del expediente

Un expediente puede contener, entre otros:

• Instancia o solicitud.
• Documentación aportada (DNI, informes, certificados ... ).
• Requerimientos de subsanación.
• Aportaciones del interesado.
• Informes preceptivos.
• Propuesta de resolución.
• Resolución definitiva.
• Notificación al interesado.
• Recursos, si los hubiera.

¿ Ejemplo práctico del SESPA:

Expediente de acceso a bolsa de empleo: