Concepto de documento, registro y archivo: funciones y clasificación

Concepto de Documento

Concepto General de Documento

Es cualquier soporte físico o digital que contiene información registrada, ya sea escrita, gráfica, sonora o audiovisual. Esta información puede ser de cualquier tipo, desde un simple mensaje hasta un complejo informe técnico. Las principales características de un documento Son soporte, contenido, estructura y función.

Documento Administrativo

Se entiende así cuando el documento se produce por un órgano de una Administración Pública; por tanto, tienen la consideración de documentos públicos administrativos los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas; debiendo poder incorporarse a un expediente y, normalmente, de contenido escriturado (p.e .: también puede ser un plano o mapa). Existen diferentes clases:

• Documentos administrativos de decisión (resolutorios): contienen una declaración de voluntad de un órgano de la Administración. Pueden ser:
  • Acuerdo: recoge las decisiones de un órgano de la Administración a lo largo de la tramitación de un procedimiento administrativo y siempre anteriores a la resolución del mismo. Resolución: recoge las decisiones de un organo de la Administración y pone fin a un procedimiento administrativo.
• Documentos administrativos de juicio (instrucción): se definen como aquellos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos jurídicos. Hay distintas clasificaciones según el criterio utilizado:
  • Por la obligación de solicitarlos:
    • Informes preceptivos: es obligatorio solicitarlos porque así lo exige una norma. Informes facultativos: no es obligatorio solicitarlos.
  • Por la vinculación con su contenido:
    1. Informes vinculantes: obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe.
    2. Informes no vinculantes: no obligan al órgano administrativo a resolver teniendo en cuenta el contenido del informe.
  • Por el órgano que los emite: Informes internos: son los emitidos por la misma Administración de la que forma parte el órgano que los solicita.
    • Informes externos: son los emitidos por una Administración distinta de la del órgano que los solicita.
• Documentos administrativos de constancia: tienen como finalidad la acreditación de actos, hechos o efectos. En función del objeto de la acreditación, se pueden clasificar en:
  • Acta: son documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos (p.e .: el acta de las reuniones de los órganos colegiados).
  • Certificado: son documentos que dan fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en un archivo o registro.
  • Certificados producidos por silencio administrativo: son documentos que emite un órgano administrativo competente para dictar un acto expreso en un procedimiento administrativo y que acredita la existencia y los efectos de un acto administrativo producido por silencio administrativo.
• Documentos administrativos de transmisión (comunicación): comunican la existencia de actos o hechos (bien se de manera interna o externa). Se pueden clasificar en:
  • Oficio: es la comunicación escrita de un órgano administrativo con destinatarios nominativamente determinados.
  • Notificación: comunica al interesado/s en un procedimiento administrativo una resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos.
  • Publicación: dar a conocer al interesado/s en un procedimiento administrativo una actuación de la Administración mediante su publicación en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de información.
  • Comunicación: destinado a poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o circunstancias de un procedimiento administrativo.

Documento Público (Definición Legal)

1. Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español: toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión, gráfica, sonora o en imagen; recogidas en cualquier tipo de soporte material (se excluyen los ejemplares no originales de ediciones).
2. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas: aquel documento válidamente emitido por los órganos de las Administraciones Públicas.

Tipos de Documentos

• Según su Formato:
  • Textuales: Predominantemente compuestos por texto escrito. Ejemplos: cartas, informes, contratos, ensayos, artículos de investigación. Gráficos: Se basan principalmente en imágenes, diagramas o ilustraciones. Ejemplos: mapas, planos, gráficos estadísticos, infografías.
  • Sonoros: Capturan información a través del sonido. Ejemplos: grabaciones de audio, podcasts, música.
  • Audiovisuales: Combinan imágenes y sonido. Ejemplos: películas, videos, presentaciones multimedia.
• Según su Función:
  • Legales: Tienen valor jurídico y sirven para regular relaciones entre personas o entidades. Ejemplos: contratos, escrituras, sentencias, poderes.
  • Administrativos: Se utilizan para gestionar la operación de instituciones y empresas. Ejemplos: facturas, recibos, nóminas, actas de reunión. Técnicos: Contienen información especializada sobre temas científicos o tecnológicos.
  • Ejemplos: manuales de usuario, patentes, especificaciones técnicas.
  • Académicos: Se producen en el ámbito educativo y de investigación. Ejemplos: tesis, artículos científicos, trabajos de investigación.
  • Personales: Documentos de carácter privado. Ejemplos: diarios personales, cartas personales, álbumes de fotos.
• Según su Soporte:
  • Físicos: Existen en un formato tangible, como papel o cualquier otro material. Ejemplos: libros, periódicos, fotografías impresas.
  • Digitales: Almacenados en formato electrónico. Ejemplos: archivos de texto, imágenes digitales, videos, documentos PDF.
• Otras Clasificaciones:
  • Primarios, secundarios y terciarios: Primarios: Contienen información original y no han sido procesados. Ejemplos: datos de una encuesta, resultados de un experimento. Secundarios: Resultan de la interpretación o análisis de documentos primarios. Ejemplos: artículos de revisión, bibliografías.
  • Terciarios: Facilitan la búsqueda y acceso a otros documentos. Ejemplos: índices, catálogos, directorios.
  • Públicos y privados:
  • Públicos: Accesibles a cualquier persona. Ejemplos: leyes, reglamentos, noticias.
  • Privados: De uso restringido. Ejemplos: documentos internos de una empresa, correspondencia personal.

Valor del Documento

• Histórico: se pretende dejar constancia de algo, sirven como testimonio para el futuro.
• Administrativo: responde a un ordenamiento de la Administración (no se confecciona el documento como testimonio para el futuro); aunque el documento, progresivamente, va perdiendo su función administrativa y va adquiriendo su valor histórico.
• Legal: sirve de garantía de los derechos.

Análisis Documental

Es un proceso sistemático que consiste en examinar y estudiar documentos con el objetivo de extraer información relevante, comprender su significado y establecer relaciones entre los datos obtenidos. Es una herramienta fundamental en diversas disciplinas, como la investigación, la historia, las ciencias sociales y la gestión de información. Las etapas del análisis documental son:

1. Selección de documentos: Se identifican los documentos relevantes para la investigación.
2. Lectura y comprensión: Se lee y comprende el contenido de cada documento.
3. Codificación: Se asignan códigos o etiquetas a los elementos clave del texto para facilitar su análisis.
4. Categorización: Se agrupan los documentos o fragmentos de texto según criterios temáticos o conceptuales.
5. Interpretación: Se busca el significado más profundo de los datos y se establecen relaciones entre ellos.
6. Síntesis: Se resumen los hallazgos principales y se presentan las conclusiones.

Formación del Expediente

Es una serie ordenada de documentos sobre un determinado asunto. Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación causa-efecto. En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia unidad administrativa (documentos de carácter interno) como procedentes de otros organismos o de particulares (documentos externos). En los distintos procedimientos pueden producirse:

• Documentos de contenido esencial (p.e .: resoluciones, informes, dictámenes, etc.).
• Documentos de enlace: aquellos cuya finalidad es servir de nexo en el expediente y son necesarios para el desarrollo de las actuaciones en un procedimiento, no forman en ningún caso parte de las mismas (p.e .: fotocopia de disposiciones).

Concepto de Registro

Concepto General de Registro

Es la constancia escrita o digital de un hecho, evento, transacción o dato; es decir, es una anotación formal que sirve como prueba o evidencia de algo que ha ocurrido.

Tipos de Registros

• Registros administrativos: Documentos que registran las operaciones de una empresa o institución, como facturas, nóminas, actas de reunión.
• Registros civiles: Documentos que acreditan hechos vitales de una persona, como actas de nacimiento, matrimonio o defunción.
• Registros históricos: Documentos que documentan eventos pasados, como cartas, diarios, fotografías.
• Registros contables: Documentos que reflejan la situación financiera de una empresa o persona.
• Registros médicos: Documentos que contienen la historia clínica de un paciente.
• Registros digitales: Información almacenada en formato electrónico, como bases de datos, archivos PDF, etc.

Asientos de Registro

Se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Se garantizará la constancia, en cada asiento que se practique teniendo en cuenta:

• Un número de orden.
• Epígrafe expresivo de su naturaleza.
• Fecha y hora de su presentación.
• Identificación del interesado.
• Órgano administrativo remitente (si procede).
• Persona u órgano administrativo al que se envía.
• Referencia al documento que se registra.

Oficinas de Registro

Son espacios físicos o virtuales donde se reciben, registran y custodian documentos de diversa índole. Estos documentos pueden ser solicitudes, escritos, comunicaciones o cualquier otro tipo de información que se deba presentar a una entidad pública o privada. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

• Registro electrónico de la Administración u organismo al que se dirijan.
• Oficinas de Correos: en la forma que reglamentariamente se establezca.
• Representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
• Oficinas de asistencia en materia de registro.
• En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Mediante convención de colaboración suscritos entre las Administraciones Públicas se establecerán sistemas de intercomunicación y coordinación de registros que garanticen su compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de los asientos registrados y documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

Concepto de Archivo

Concepto General de Archivo

Es un conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. Es decir, es una colección sistematizada de registros que sirven como prueba de hechos, transacciones y actividades.