L'organització de l'empresa i el procés administratiu, Jesuïtes Sarrià

L'organització de l'empresa

Procés administratiu

JESUÏTES Sarrià Sant Ignasi TEMA 3 L'organització de l'empresaProcés administratiu Per a poder dur la seva tasca, el director/a necessita planificar, organitzar, gestionar i controlar tots els factors que te disponibles. Aquest conjunt de tasques reben el nom de proces administratiu.Procés administratiu

Fase Mecanica: Què cal fer? · Planificació: què es farà Definició objectius Establiment plans • Organització: com es farà Organització de RRHH i materials Fase Dinamica: Portar a la practica el que s'ha plantejat. · Gestió: s'està fent. Assegurar que totes les persones compleixen la seva responsabilitat. . Control: s'està fent com s'havia ideat? Seguiment, control i replanificacióI

Planificació

1.Planificació "Si tens 5 hores per talar un arbre, inverteix-ne una en esmolar la destral" "El temps invertit en la preparació, és temps estalviat en l'execució"1. Planificació La planificació és la primera tasca que ha de realitzar la direcció de l'empresa. - Fixar objectius - Marcar estrategies per assolir-los - Definir polítiques d'empresa - Establir criteris de decisió1. Planificació

Metes

METES "No hi ha vent favorable per aquella nau que no sap on va" "El primer pas indispensable per aconseguir el que volem a la vida és aquest: decidir el que volem"I

Com fer una bona planificació

Com es fa una bona planificació? El procés de planificació consta d'una serie d'etapes que s'enumeren de la manera següent:

• Analisi de la situacio de partida. S'analitza la situació actual de l'empresa i del seu entorn, i es pren consciencia de les oportunitats existents per poder aprofitar-les.
• Fixació dels objectius. Es marquen els objectius tant els generals com els subobjectius.
• Creació d'alternatives o determinació de les línies d'actuació. Es marquen els diferents camins que duran l'empresa cap als objectius proposats.
• Avaluació de les alternatives. Avaluar i analitzar els punts forts i els debils de cada acció. Es pot dur a terme un DAFO (Debilitats, Amenaces, Fortaleses i Oportunitats).
• Elecció d'una de les alternatives. Es decideix quin pla es dura a terme.
• Control i determinació de desviaments. Es fa un seguiment periodic dels plans per tal de corregir-los.Com han de ser els objectius?

• Realistes que puguem aconseguir tenint en compte els recursos de que disposem.
• Han de ser raonablement exigents per mantenir el nostre nivell de motivació en la seva consecució. Ni massa ambiciosos ni massa "facils".
• S'han d'establir prioritats (cost d'oportunitat)
• S'han d'assolir amb el menor nombre d'imprevistos possibles.Comunicació

Comunicació

"La meva feina consisteix en picar pedra a la cantera" "La meva feina consisteix en picar pedra a la cantera per construir un arc" "La meva feina consisteix en picar 50 blocs de pedra de la cantera per construir l'arc de la porta de la catedral de Burgos que ha d'estar acabada d'aquí a dos mesos"Tipus de comunicació

• vertical ascendent va dels empleats cap als superiors
• vertical descendent va dels superiors cap als subordinats
• l'horitzontal entre membres del mateix nivell jerarquicClassificació dels plans

Classificació dels plans

Segons l'abast i l'amplitud

1. Metes. Es refereix als fins fonamentals perseguits per l'empresa. Són el punt de partida de la planificació.
2. Objectius. Hi ha diversos graus (objectius; tenen un caracter general i subobjectius; tenen un caracter especific).
3. Polítiques. Principis bàsics que serveixen de guia per prendre decisions especifiques i delimiten uns certs limits d'actuació; ens referim al fet diferencial de l'empresa.
4. Procediments. Passos que s'han de seguir per a executar una accio. Les empreses amb un millor procediment actuen amb més eficacia.
5. Regles. El què es pot fer i el què no, són molt estrictes i s'han de complir.
6. Pressupostos. L'expressió numèrica del pla escrit que em traçat des de la direcció.Per l'àmbit temporal: es refereix al temps en què es poden aplicar.

Classificació dels plans per àmbit temporal

1. A llarg termini: es preveuen en un període de temps superior als cinc anys. Es refereix a aspectes estructurals de l'empresa. Classificació dels plans
2. A mitjà termini: es preveuen en un període de temps d'entre un i cinc anys. Mostren l'activitat que han de desenvolupar la majoria dels departaments de l'empresa.
3. A curt termini: es preveuen en un periode de temps inferior a un any. Plans immediats i concrets.Classificació dels plans

Classificació dels plans per funcionalitat

Segons la funcionalitat. Es classifica els plans en funció del departament que els ha de dur a terme.

1. Plans de producció.
2. Plans comercials.
3. Plans financers i d'inversions.
4. Plans de recursos humans.I

Organització

Organització Permet que els plans fixats es facin realitat. Funció que te per finalitat dissenyar una estructura en la que quedin definides · totes les tasques que ha de realitzar cada persona que compon l'empresa. · la seva responsabilitat i autoritat. perquè, amb els minims costos i el minim esforç, s'assoleixin els objectius marcats prèviament.Per a que un procés d'organització pugui funcionar s'han de tenir clars els següents aspectes:

1. Determinar els nivells d'organització. Aclarir qui decideix, controla i executa les tasques dins de l'empresa.
2. Atribuir les funcions de cada nivell de comandament i definir les relacions entre els diferents nivells d'organització.
3. Distribuir les funcions i els objectius destinats a cada persona que forma part de l'organització, de manera clara i concreta.
4. Definir les vies de comunicació que tenen les persones que treballen a l'empresa en tots els sentits.I

Evolució històrica de l'organització del treball

Evolució historica de l'organització del treball Després de la Revolució Industrial al s. XIX les empreses s'organitzen amb l'objectiu d'incrementar la productivitat. Es comencen a crear escoles que estudiaven l'organització del factor humà de les empreses. Escola de l'organització científica del treball: · Estats Units amb Taylor (taylorisme) • França amb Fayol Escola de Relacions Humanes: · Elton Mayo • Maslow • HerzbergEscola de l'organització científica del treball: taylorisme

Taylorisme

Frederik Taylor (1856 -1915) Taylorisme Racionalització del treball per tal d'augmentar la productivitat. Objectiu: reduir els temps morts i així incrementar la productivitat: Principis fonamentals per disminuir els costos de producció, segons Taylor: Oficina técnica que defineix el que ha de fer cada treballador. No hi ha lloc per la improvisació o la creativitat. Els treballadors es limiten a complir el que prèviament sʼha determinat. Salaris lligats al rendiment Imprescindible que els treballadors estiguessin supervisats. MONOTONIA I FATIGA DELS TREBALLADORSEscola de l'organització científica del treball: model frances de Fayol

Model francès de Fayol

El Management administratiu Henri Fayol (1841-1925) Sistema d'organització del treball que lliga el factor humà amb la totalitat de l'empresa. Dona importancia a les diferents funcions de l'empresa i ofereix pautes per poder-les organitzar. Funció més important és l'administració, ja que a través d'aquesta funció es dirigeixen totes les altres funcions de l'empresa. Va ser el primer en sistematitzar el comportament gerencial i va establir 14 principis sobre l'administració de l'empresa.Escola de Relacions Humanes: Elton Mayo

Elton Mayo i els experiments de Howthorne

Elton Mayo (1880 -1949) coc Experiments de Howthorne (Western Electric) • Explicar importancia de la seva feina · Música durant la jornada laboral · Descansos Fets els experiments s'incrementava la productivitat però, si tornaven a la situació "inicial" la productivitat seguia augmentant. Les causes eren: · Relació de col·laboració entre persones · Relació d'amistat i convivência incloent-hi els caps.I

Conclusions dels experiments d'Elton Mayo

Escola de Relacions Humanes: Elton Mayo Conclusions dels seus experiments:

• Existeixen altres incentius diferents dels monetaris
• És necessaria una atenció per part de l'empresa cap al treballador amb la finalitat que se senti emocionalment satisfet.
• L'home no es pot programar com una maquina 1960 Neix una altre escola amb els mateixos fonaments però que diu que la Motivació en la conducta humana és l'unic que fa incrementar la productivitat (Maslow i Herzberg).I

La divisió del treball

La divisió del treball. Nombre de tasques diferents en les quals es distribueix el treball necessari per produir un bé o servei. Aquestes tasques les han de fer diversos treballadors especialitzats en cadascuna d'aquestes feines amb l'objectiu de millorar l'eficiencia. L'especialització dels treballadors permet augmentar l'eficiencia amb que exerceixen la seva feina. Actualment tendencia a treballadors polivalents.I

L'organització formal

L'organització formal L'organització és diferent segons la grandària de l'empresa. En les empreses grans la gestió de les plantilles és complexa. Per això és necessaria una organització formal que l'estructuri. L'organització formal és una estructura intencional definida i identificada en què l'empresa situa cadascun dels seus elements en el lloc que creu mes adient. · Repartiment formal de tasques i responsabilitats · Definició de circuits de comunicació • L'estructura ha d'estar clarament definida i comunicadaI

Estructura organitzativa

Estructura organitzativa Normalment l'estructura de l'empresa es fa per departaments. Els criteris que s'utilitzen per establir els departaments són els següents:

• Per funcions: departament de finances, de marqueting, de RH, etc.
• Per producte: productes farmacèutics, productes de cosmética
• Per processos: departament de tenyit, departament de planxat
• Per zones geogràfiques: Barcelona, Girona, Lleida i TarragonaComunicació entre els diversos elements de l'empresa

Comunicació entre elements de l'empresa

Es poden establir diverses maneres de relacionar-se: · Relacions lineals (una persona mana, l'altre obeeix). · Relacions de staff (assessorament per part d'especialistes). . Relacions funcionals (ordres d'especialistes en un sol tema). Tenint en compte la divisió del treball, les maneres de relacionar-se i l'existencia d'una relació d'autoritat o jerarquia, les empreses han de decidir l'estructura organitzativa que més els convingui.Model lineal o jerarquic: es basa en el principi de comandament, és a dir tothom depen d'un superior

Model lineal o jeràrquic

• Simplicitat
• Autoritat ben definida
• Àrees de responsabilitat ben definides
• Cada treballador sap qui es el seu cap i és únic
• Rapidesa en la presa de decisions - Falta especialització per part del cap - Excessiva concentració d'autoritat - Manca de flexibilitat - Falta de motivació Consell d'administració Director/a general Director/a de producció Director/a de finançament Director/a comercial Director/a de muntatge Director/a d'acabats Empleats/des Empleats/des Empleats/des Empleats/des