La comunicació a l'empresa: principis d'organització empresarial

La Comunicació a l'Empresa

Informació, Comunicació i Comportament

La comunicació a l'empresa es un pilar fonamental per a l'exit organitzacional. Facilita la transmissió d'informació, la presa de decisions i la col·laboració entre equips. Una comunicació efectiva promou la cohesió, la productivitat i la consecució d'objectius, i és essencial en el món empresarial. La comunicació és el procés de compartir informació, idees, emocions i pensaments entre individus o grups. Per la seva part, la informació és un recurs molt valuós per a les empreses. Comptar amb la informació necessari i utilitzar-la en funció dels objectius pot suposar un gran avantatge competitiu. La informació és un factor de vital importancia per a la presa de decisions. Com mes fiable, de qualitat i completa sigui la informació que maneja una empresa, millors seran les decisions que prendrà en el desenvolupament de la seva activitat.1.1 Finalitat de la comunicació La comunicació és imprescindible perquè les persones puguin viure en societat. Influeix en tots els aspectes de la vida, des de les relacions personals fins a l'èxit en el món laboral. En l'àmbit de l'empresa, la finalitat de la comunicació es garantir que tots els membres de l'organització estiguin alineats amb els objectius, valors i metes. A través d'una comunicació efectiva, es fomenta la cohesió, es minimitzen els malentesos i s'optimitza la presa de decisions. A més, la comunicació adequada promou la motivació i la participació dels empleats, la qual cosa es tradueix en un ambient de treball mes saludable i productiu. En última instancia, la comunicació empresarial busca no només informar, sinó també inspirar, col·laborar i construir una cultura organizacional solida i d'èxit.Perquè els encarregats de la presa de decisions a l'empresa rebin la informació necessaria en temps i forma, han d'existir uns fluxos interns d'informació que els permetin comunicar-se amb la resta de l'organització i conèixer les dades requerides per desenvolupar les seves activitats.

Diferència entre Comunicació i Informació

Aquests conceptes estan fortament interconnectats. La informació és un conjunt de dades organitzades que serveixen per ampliar el coneixement sobre un assumpte. És a dir, informar consisteix a transmetre una notícia o informe. Per tant, la informació actua en una única direcció. La comunicació es un proces dinamic en que dues o mes persones intercanvien idees o pensaments amb la finalitat de transmetre o compartir qualsevol tipus d'informació, esperant de l'altre una determinada resposta (feedback). La diferència fonamental entre informació i comunicació es troba en la resposta (feedback) que ofereixen els interlocutors quan reben el missatge: mentre que la informació no necessita feedback, la comunicació sí que en necessita per poder establir-se.1.3 Comportament La comunicació té un paper fonamental en el comportament i el funcionament d'una empresa.

Comunicació efectiva i clima laboral La comunicació efectiva en una empresa pot promoure un clima laboral positiu en fomentar la transparència, la confiança i el respecte entre els membres de l'equip. Una comunicació clara ajuda a evitar conflictes.

Canals de comunicació i lideratge Els canals de comunicació utilitzats pels líders empresarials influeix en el comportament del personal. Una comunicació directa i accessible pot inspirar confiança i motivació.

Comunicació i resolució de conflictes Una comunicació efectiva és essencial per abordar els conflictes. Els equips que es comuniquen de manera oberta i respectuosa tenen més probabilitats de resoldre conflictes de manera constructiva.

Comunicació i cultura organitzacional La manera com una empresa es comunica amb el seu personal influeix en la cultura organitzacional. Una comunicació que promogui els valors i objectius de l'empresa pot fomentar un sentit de pertinença i compromís entre el personal.

Comunicació i presa de decisions La qualitat de la comunicació impacta en la presa de decisions. Una comunicació clara i transparent proporciona la informació necessaria per comprendre els objectius de l'empresa, i permet sentir-se involucrat en el procés de presa de decisions.

El Procés de Comunicació

Elements de la Comunicació

La comunicació és un procés complex que pot malmetre's si existeixen errades o interferències. En tot procés de comunicació intervenen una sèrie d'elements:

Transmissió del missatge Emissor: és la persona que transmet el missatge, la informació V Receptor: és el subjecte al que va dirigit el missatge de l'emissor Feedback o retroalimentació Resposta del receptor que permet a l'emissor comprovar que el seu missatge ha estat entès. Missatge És el contingut de la comunicació; la informació que es transmet. Context Conjunt de circumstàncies personals, espacials, socioculturals i emocionals en el moment del procés de comunicació Codi Conjunt de senyals, símbols o normes que serveixen per transmetre el missatge. Exemples: idioma o codi de circulació. Canal Medi físic pel qual es transmet el missatge. Exemple: l'escriptura

Barreres de la Comunicació

Les barreres de la comunicació són els obstacles o les dificultats que estan presents en un procés de comunicació i que n'afecten negativament l'eficacia.

BARRERES AMBIENTALS Relacionades amb tot el que ens envolta i que pot tenir un efecte negatiu en la comunicació. Exemples: situacions d'incomoditat com calor o fred a la sala, distraccions visuals, interrupcions, sorolls ... Com superar-les? · Escollir un lloc apropiat per a la comunicació sense distraccions. · Abans d'una intervenció en públic convé visitar el lloc per familiaritzar-nos amb la sala, recursos i comprovar si hi ha barreres.

BARRERES VERBALS Es troben en connexió amb la manera de parlar, que pot dificultar la comunicació. Exemples: persones que parlen massa aviat, en diferent idioma, que no expliquen les coses adequadament. No escoltar bé. Com superar-les? · Tenir clar què volem comunicar. · Escoltar atentament escolta activa - consiteix en intentar esbrinar què expressa l'altra persona i els sentiments, idees o pensaments que acompanyen el que diu.

BARRERES INTERPERSONALS Vinculades amb allò a tractar. Pot tenir un efecte negatiu en la comunicació. Suposició: cosa que es dona per feta. Percepció: el nostre punt de vista a partir del que veiem i sentim. Prejudicis: relacionats amb l'edat, sexe, religió ... Com superar-les? · Intentar no tenir en compte suposicions o prejudicis que puguem tenir estar atents a diferències de percepció. · Ser flexible i expressar la idea de maneres diferents fins que l'interlocutor ho entengui.

Etapes i Tipus de Comunicació a l'Empresa

Hem definit el procés de comunicació com una acció de doble sentit, que actua en direcció tant d'anada com de tornada entre l'emissor i receptor del missatge.

Etapes del Procés de Comunicació

1. Elaboració del missatge En funció dels seus coneixements i experiències, l'emissor elabora el missatge amb la informació que vol transmetre.
2. Codificació del missatge Per garantir la comprensió, l'emissor codifica el missatge amb un codi (llenguatge, signes ... ), que sigui comú amb el receptor.
3. Elecció del canal Segons el tipus de comunicació, l'emissor tria el canal per fer arribar el missatge al receptor. S'intenta que no hi hagi interferències que distorsionin el missatge o alterin el contingut.
4. Recepció del missatge El receptor rep el missatge, el descodifica i li atribueix significat d'acord amb la seva interpretació.
5. Resposta al missatge (feedback) Quan el receptor contesta l'emissor amb un missatge de resposta, el sentit de la comunicació canvia: l'emissor es converteix en receptor i el receptor en emissor.

Tipus de Comunicació

COMUNICACIÓ INDIVIDUAL El missatge parteix d'un sol emissor a un únic receptor. COMUNICACIÓ COL·LECTIVA El missatge parteix de diversos emissors o arriben a diversos receptors. COMUNICACIÓ VERBAL El missatge es transmet a través de la paraula. Aquesta pot ser parlada (comunicació oral) o escrita. COMUNICACIÓ DIRECTA El missatge arriba al receptor en el mateix moment en què l'emissor el transmet. COMUNICACIÓ INTERNA La comunicació s'estableix entre els membres d'una mateixa empresa. COMUNICACIÓ FORMAL La comunicació s'estableix formalment per la política de comunicació de l'empresa; segons normes i organigrames. COMUNICACIÓ NO VERBAL Els missatges que es transmeten de forma paral·lela o independent de l'ús de les paraules. COMUNICACIÓ DIFERIDA El missatge arriba al receptor en un moment posterior al de la seva emissió. COMUNICACIÓ EXTERNA La comunicació s'estableix entre els membres d'una empresa i altres persones alienes. COMUNICACIÓ INFORMAL La comunicació s'estableix de manera espontània entre les persones i departaments.

Les Relacions a l'Empresa

Segons com les persones es comuniquen, col·laboren i s'ajuden en el compliment de les seves funcions, es generen diferents tipus de relacions entre elles. Perquè una empresa sigui efectiva, és important que els vincles entre els seus membres siguin de qualitat i basats en la confiança.

• Una comunicació efectiva és la base per construir relacions laborals solides. Els treballadors han de ser capaços d'expressar les seves idees, preocupacions i opinions de manera oberta i respectuosa. Això fomenta un ambient de feina harmoniós i permet la resolució eficient de problemes i de presa de decisions.
• Un altre aspecte important és la col·laboració. Quan els membres d'un equip poden treballar junts de manera efectiva, es potencien les fortaleses individuals i s'aconsegueix un resultat conjunt més fort.
• A més, és fonamental el suport mutu en la coordinació d'accions, Els collegues de feina han d'estar disposats a ajudar-se en moments de dificultat, a compartir coneixements i a motivar-se. Un entorn on les relacions laborals són positives i solidaries condueix a un augment de la satisfacció del personal i a un millor rendiment organitzacional.

En definitiva, les relacions humanes i laborals en una empresa son l'essencia per crear un ambient de treball saludable i productiu.