Presupuesto y planificación financiera: conceptos y tipos

Conceptos de Presupuesto

Los presupuestos se basan en la convicción de que una administración puede y debe controlar el futuro de la empresa mediante la toma de una serie continua de decisiones bien concebidas: Prosperidad Planeada vs. Caso Fortuito.

Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron unas mecánicas, unas técnicas y unos fundamentos que integrados en una sola Cosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos.

Nosotros podemos definir los presupuestos como el desarrollo y aceptación de una serie de objetivos y metas, así como de la movilización eficiente de una organización para alcanzarlos.

El presupuesto es un plan de operaciones para un lapso de tiempo determinado, el cual se debe preparar de manera cuidadosa.

El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, un proyecto, una estrategia.

• Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual

1. Formar el cómputo de los gastos o ingresos, o de ambas cosas que resultan de un negocio público o privado. 2 Incluir una partida en el presupuesto del Estado o de una corporación.

Reseña Histórica del Presupuesto

La actitud de presupuestar debe haber estado implícita en las actividades humanas desde la época de las primeras civilizaciones. Se sabe que desde los imperios, babilónico, egipcio y romano se debía planear las actividades de manera acorde con los cambios climáticos para aprovechar las épocas de lluvias y asegurar la producción de alimentos. Sin embargo, una noticia relativamente reciente de los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto como herramienta de planificación y control tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII1 (Vlaemminck, 1961). Cuando se presentaban al Parlamento británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Hechos Relevantes del Presupuesto (Burbano, 2005, p. 2)

1820 - 1821 Es adoptado en Francia y después en EEUU como elemento de control del gasto publico 1912 -1925 Pasada la primera Guerra Mundial, por crecimientos de las empresas industriales se proponen métodos de planeación en el sector privado; aparece el sistema de costeo estándar lo cual conlleva a realizar y analizar los presupuestos antes de tomar cualquier decisión. 1930 Se puntualiza los principios básicos del sistema presupuestal en Ginebra en el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal. 1931 Empresas de origen Norte Americano como General Motor s Co después la Ford Motors Co en México establecieron la técnica presupuestal 1948 Se presentan presupuestos por actividades y por programas en el departamento de la marina de los EEUU 1961 Se trabaja con un sistema de planeación por programas y presupuestos en el departamento de Defensa de los EEUU 1965 Se crea el departamento de presupuesto y se incluye dentro de las herramientas de planeación por programas y presupuesto Del gobierno de los EEUU 1 Menciona que en los registros de los Massari de Génova (1340) llevados a la venenciana aparecen cuentas de presupuesto. Luego cita al monje benedictino Angelo Pietra como el primer autor que preocupa de la previsión de ingresos y gastos (siglo XVI) y a Lodovico Fiori como el autor que había de la utilidad de los presupuestos (1636).

Objetivos de los Presupuestos

1. Tener anticipadamente todo lo conveniente a la elaboración y ejecución del presupuesto
2. Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los objetivos del presupuesto.
3. Que exista una adecuada, precisa, y funcional estructura y desarrollo de la entidad , para llevar el efecto del presupuesto
4. Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones , para que cumpla todos con los objetivos presupuestales
5. Ayuda en las políticas a seguir, toma de decisión , visión de conjunto guiar y conducir a los subordinados
6. Comparación a tiempo de lo presupuestado y los resultados habidos

Proceso Presupuestal

Primera Etapa: Planeación

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la selección de las estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento.

Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y políticas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.

Ejemplo: Si el objetivo es incrementar las ventas, será necesario considerar las opciones las ventajas, las desventajas como la concesión de mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creación de mercados, el mejoramiento de los productos, la reducción del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la publicidad.

Segunda Etapa: Elaboración

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, según las pautas siguientes:

• En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios.
• En lo referente a producción se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según las estimaciones de ventas y las políticas sobre inventarios.
• De acuerdo con los programas de producción y los niveles de inventarios de materias primas se calculan las compras.
• Con base a los requerimientos de personal planteados por cada jefatura debe prepararse el presupuesto de nómina.
• Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.
• El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios y recomendaciones pertinentes. Analizado y discutidas sus conveniencias financieras se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

Tercera Etapa: Ejecución

En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos contemplados. Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos.

Cuarta Etapa: Control

Las actividades más importantes a realizar es esta etapa son:

1. Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
2. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
3. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios internacionales.

Quinta Etapa: Evaluación

Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en las diferentes etapas y se reconocen los éxitos, lo cual sirve de plataforma para los presupuestos posteriores.

Formulación Aprobación Evaluación y Control Ejecución Fuente:http://consultaciudadana.minfin.gob.gt/Paginas/AprendamosDe/aprendamo sde_presup_05.aspx

Elementos de un Presupuesto

Según Ramírez P. David Noel. Pag 223 afirma que los elementos de presupuesto son

• Es un plan: quiere decir que el presupuesto expresa lo que la alta dirección acordará realizar en un periodo determinado buscando un resultado positivo. El plan, lo podemos entender como lo que queremos y deseamos realizar en un tiempo determinado.
• Integrador: significa que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es decir toda la organización de tal manera que se cumpla con el objetivo global de la empresa, significa que cada una de las áreas debe aportar al objetivo total, mirándolo de esta manera este proceso se conoce como el presupuesto maestro porque además de cumplir con los objetivos específicos de áreas o actividades se busca cumplir con el objetivo total de la organización.

Cuando hablamos de que sea integrador debemos contemplar todas las actividades desarrolladas dentro de la organización

Coordinador: significa que los planes deben ser preparados conjuntamente para varios de los departamentos de la empresa en armonía.

Se habla de coordinación para que los procesos a realizarse no tengan ningún tropiezo en la ejecución.

• En términos financieros: Es importante que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación para el análisis del plan maestro. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de la materia prima, primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y después en pesos; el presupuesto de mano de obra, primero en horas hombre y después en pesos.

Para las organizaciones existen diferentes medidas dentro de los departamentos se hablan de unidades o kilogramos, etc y siempre para poder entender se debe colocar todo en términos monetarios.

• Operaciones: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es determinar los ingresos que se pretende obtener, así como de los egresos o gastos que se van a realizar. Estos datos se debe realizar en forma detallada.

Cuando hablamos de operaciones debemos incluir todo lo que afecte en Término de salidas y entradas de dinero y que nos afecte los resultados de una organización.