Unidad 3: Nos Reunimos, trabajo en equipo y comunicación efectiva

TRABAJO EN EQUIPO

Las personas que trabajan de manera conjunta con unos objetivos comunes e intercambiando habilidades, conocimientos y experiencia forman un equipo de trabajo.

El equipo de trabajo se fundamenta en el compromiso, la responsabilidad y la interdependencia de sus miembros. De este modo, todas tienen que velar por el desempeño de los objetivos comunes y tienen que estar implicadas, participar activamente y responsabilizarse de las tareas asignadas.

Los miembros de los equipos de trabajo colaboran activamente en el trabajo en equipo, que consiste en las estrategias utilizadas para lograr unos objetivos comunes.

El trabajo en equipo genera sinergia, y esto aporta más productividad y cohesión grupal.

Para que un equipo funcione, no es suficiente con trabajar juntos. Es necesaria la figura del líder y la distribución de roles por parte del resto de integrantes del grupo, que tienen que tener habilidades comunicativas interpersonales, mostrar implicación y responsabilidad, así como autoconocimiento y capacidad para evaluar el trabajo propio y el del grupo.

En cuanto a las reuniones, hay cinco tipos de actitudes:

• Proactiva: actitud que lleva a cabo la persona radicalmente positiva que busca constantemente la mejora de la eficacia y de la calidad grupal. Corresponde al rol del líder de la reunión.
• Colaboradora: actitud de la persona que se brinda a ayudar en todas las situaciones posibles. Tiene una actitud también positiva, pero se muestra gregaria en cuanto a tomar iniciativas.
• Reactiva: actitud que se limita a hacer lo que le corresponde sin que surja el sentimiento de pertenencia al grupo. Solo ayuda cuando le piden.
• Pasiva: actitud de no-participación de la persona que se limita a ser a las reuniones sin ningún tipo de intervención si no se le pide. Tiene el rol de la persona muda.
• Negativa: actitud de la persona que está en contra de las propuestas. Pone "palos a las ruedas" para impedir conseguir los objetivos.

Todos estos roles son la consecuencia de los valores o contravalores, de las creencias potenciadoras o limitadoras, y de las vivencias vividas. Que las actitudes se vuelven positivas solo depende de cada persona.

Algunos de las ventajas del trabajo en equipo son:

• Favorecer la participación y la implicación.
• Compartir responsabilidades, y también éxitos.
• Fomentar la motivación y la satisfacción personal y social dentro del grupo.
• Obtener mejores resultados, aportar más propuestas y ser más eficientes.
• Aprender los unos de los otros y cooperar.

Trabajar en equipo no siempre es la mejor opción, puesto que también tiene limitaciones. Por ejemplo:

• Pueden surgir conflictos entre los componentes del grupo.
• Se requiere más tiempo y energía.
• La responsabilidad puede estar poco definida.

LAS REUNIONES

Las reuniones son imprescindibles en los equipos de trabajo, ya sea en entornos educativos, socioeducativos o sanitarios, porque permiten planificar, organizar, coordinar y evaluar las intervenciones.

Sin reuniones sería imposible intervenir con las personas usuarias, dado que cada cual intervendría a su manera y no se podría beneficiar de las ideas del resto. En cuanto a los usuarios, recibirían diferentes tipos de actuaciones que podrían repetirse, u otros que no recibirían nunca. Respecto a las familias, tanto la comunicación individual como la comunicación grupal dependerían de la voluntad y de la sana crítica de los técnicos, pero sería complicado hacer acciones conjuntas de todo tipo.

La descoordinación sería evidente y repercutiría negativamente en el trabajo y también en su prestigio.

Los profesionales que trabajan en la atención a las personas saben que su tarea no da buenos resultados con el esfuerzo solitario, sino que hace falta el trabajo en equipo.

Cuando funciona coordinadamente y con buena armonía, es la opción organizativa más eficiente y la que proporciona una mejor atención a las personas. Los trabajos en equipo funcionan mediante reuniones de trabajo.

Tipos de reuniones

Las reuniones se clasifican en cinco tipos diferentes, en función de su objetivo:

1. Reuniones informativas
2. Reuniones formativas
3. Reuniones de análisis de problemas
4. Reuniones de toma de decisiones
5. Reuniones creativas

Todo el mundo ha estado en reuniones de toma de decisiones excelentemente ejecutadas que no han sido salidas bien por la carencia de seguimiento de los acuerdos. Y nada es más desalentador que comprobar que los acuerdos conseguidos con gran dispendio de recursos y de energía no se lleguen a llevar nunca a la práctica. Hacer el seguimiento de la eficacia de los acuerdos no hace nada más que cerrar el ciclo de la eficacia de las reuniones. Esta tarea, como muchas otras, necesita alguna estrategia de seguimiento.

Algunos instrumentos para hacer el seguimiento de acuerdos son:

1. Diagrama de Gantt. Es un instrumento valioso para hacer el seguimiento de la aplicación de acuerdos tomados en una reunión. Consiste en un diagrama cartesiano formado por los dos esos preceptivos. Ved a la un ejemplo de diagrama de Gantt, en el cual al eje vertical hay las tareas que hay que hacer (por ejemplo, de la 1 a la 10) y al eje horizontal hay el tiempo (por ejemplo, cuatro semanas). Dentro del gráfico se explicita el tiempo previsto para cada tarea. Por ejemplo, en el gráfico del ejemplo se prevé que la tarea 1 se lleve a cabo durante toda la primera semana y a comienzos de la segunda; la tarea 2, durante la segunda semana, y así sucesivamente hasta la tarea 10, que se llevará a cabo durante el tramo final de la quinta semana.

Tasca Setmana 1 Setmana 2 Setmana 3 Setmana 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 -- Temps A la parte de bajo del diagrama hay que explicitar siempre las tareas concretas que se enumeran. La persona encargada de hacer el seguimiento tiene que verificar periódicamente que la realización de las tareas se ajusta en el calendario previsto porque, si no es así, pueda hacer los ajustamientos necesarios.

Preparación de una reunión

Una reunión empieza en el momento de pensar la convocatoria. También forma parte de la preparación de una reunión pensar en las personas convocadas, los temas concretos del orden del día, la preparación de los materiales adjuntos (si hace falta), el horario, el espacio físico, los recursos necesarios ...

Toda reunión necesita un trabajo previo:

• Redactar la convocatoria y difundirla (y asegurarse que llegó a todas las personas convocadas).
• Preparar los materiales que acompañan la convocatoria (en el supuesto de que haya).
• Seleccionar la sala y los recursos (pizarra, proyector, pantalla, tipo de mesa y sillas).

Y una vez acabada la reunión:

• Redactar el acta y difundirla a las personas convocadas.
• Hacer el seguimiento de la puesta en práctica de los acuerdos tomados.

Un lugar para cada reunión y cada reunión a su lugar

Cualquier tipo de reunión necesita en un lugar que reúna un mínimo de condiciones: espacio suficiente, temperatura adecuada, sin distracciones, alejada de ruidos, etc. En fin, condicionadas que ayuden a conseguir los objetivos por los cuales ha sido convocada. Esto es común para todas las reuniones.

Hay que tener presente que según la tipología de la reunión los requisitos pueden variar sustancialmente:

• Las reuniones informativas son las que presentan menos restricciones. Tan solo hay que garantizar que todas las personas presentes vean la persona que da las informaciones. Por lo tanto, una disposición similar a las butacas de un cine puede ser suficiente.
• Las reuniones de toma de decisiones piden que las personas adopten una disposición similar a la circular, puesto que ayuda a las interacciones personales. En caso de no ser posible esta disposición, se tiene que procurar disponer los asistentes en forma elíptica, cuadrada o rectangular.
• Las reuniones creativas piden una disposición más informal, que ayuda a la espontaneidad en la aportación de alternativas. El líder de la reunión creativa tiene que "pinchar" los asistentes para que puedan aportar ideas sin ningún tipo de reflexión previa. Una excesiva rigidez en el mobiliario no es aconsejable.
• Las reuniones formativas comportan que una parte de la reunión se pueda hacer en pequeños grupos. Esto pide un local más amplio que ofrece la posibilidad de hacer encuentros en pequeños grupos que después expongan sus conclusiones en el plenario.

Tipos de rol en una reunión

Las personas representamos diferentes roles en la vida. En el contexto profesional, especialmente en las reuniones, la estructura y los objetivos del grupo y la posición de cada miembro definen los diferentes roles.

Todo el mundo lleva a cabo un rol u otro en una reunión. Estos roles se clasifican en clases diferentes: roles de mantenimiento, roles de trabajo, roles disruptivos.

Una reunión es un momento excelente para compartir, enriquecernos con las ideas de los otros, aportar ideas y tomar decisiones, pero también puede ser un momento en que afloran algunos egos, aparece alguna revancha pendiente, se esconden algunas informaciones relevantes, etc. La persona que coordina la reunion tiene que tener mesas para saber conducir actitudes competitivas.

Hay que destacar la importancia de la persona líder o coordinadora de la reunión para potenciar los aspectos positivos y reducir los negativos. De su intervención depende la reconducción de situaciones que puedan apartar el grupo del objetivo fundamental.

También hay otros roles presentes en una reunión, teniendo presente que a pesar de que la mayoría de las personas lleva a cabo un rol u otro según el tipo de reunión y de la situación concreta, hay personas que acostumbran a encontrarse cómodas en un determinado rol que van repitiendo reunión detrás reunión. El problema que se plantea es quién y cómo actuar en el supuesto de que este rol sea reiteradamente negativo.

A la reunión son necesarios roles de trabajo, entre los cuales destacan:

• Líder (puede ser líder democrático, permisivo o autoritario)
• Secretario: es la "memoria" del grupo, puesto que toma apuntes del que se llama y hace las conexiones entre las diferentes intervenciones.
• Informador: da respuesta a las preguntas y consultas que piden información o aclaraciones.
• Creativo: propone un camino diferente, y muchas veces original, al problema que se tiene que resolver.
• Colaborador: se brinda a ayudar en todo aquello que se propone.

No siempre los roles de las personas son positivos. A menudo las reuniones se encallan y, incluso, no llegan a los objetivos previstos a causa de la intervención (o no intervención) de algunas personas que llevan a cabo roles no integrados o disruptivos, puesto que entorpecen el trabajo del grupo.

Entre estos roles hay:

Charlatán: no para de hablar de cualquier tema excepto del de la reunión. Crítico sistemático: está en contra de todo el que se propone, pone palos a las ruedas y pose en cuestión la autoridad de líder. Mudo: no interviene en la reunion, salvo que una persona se le anime directamente. Sabio: a pesar de que puede ser una persona positiva para el grupo, aquí se coge su forma más negativa, que se pone por encima del grupo despreciando la contribución de las otras personas.