Control de costes y análisis de viabilidad para empresas

Introducción a la contabilidad de la empresa

La contabilidad empresarial:

• Da información sobre todos los aspectos económicos y financieros del local.
• Para ello, recoge datos y registra las operaciones que generan la propia actividad.

La contabilidad analítica:

• Permite analizar en profundidad los ingresos y los costes, calcular la rentabilidad y entender los resultados.
• Los informes generados permiten:
  • Comparar resultados antiguos y recientes y, a partir de ello, prever los resultados futuros.
• Detectar errores para corregirlos y evitarlos en el futuro.

Etapas de la toma de decisiones

• Analizar la información de la actividad en la totalidad de la empresa.
• Detectar oportunidades y/o reconocimiento de la existencia de un problema.
• Definir la oportunidad y/o del problema (si hay problemas, hay que determinarlos).
• Buscar, obtener y analizar la información para tomar las mejores decisiones.
• Poner en práctica el plan o estrategia definida y sus acciones.
• Hacer un seguimiento del plan que garantice la correcta ejecución y alcance de los objetivos.

Herramientas de control

• Cuenta de explotación.
• Control de costes.
• Determinación del precio de venta de los platos.

La contabilidad financiera:

• Se encarga de resumir, analizar e informar las transacciones financieras (compraventa de activos) de un negocio.

Libros contables

• Informes obtenidos de la contabilidad en los que se mencionan la información económica y financiera de la empresa.
• Carácter obligatorio:
  • Libro diario: Registro diario de todas las operaciones económicas de la actividad de la empresa.
  • Libro de inventarios y cuentas anuales: Consta del balance inicial detallado de la empresa, el balance de sumas y saldos comprobado cada tres meses como mucho, el inventario de cierre del trabajo y las cuentas anuales.
• Carácter voluntario:
  • Libro mayor: Ahí se transfieren los registros del libro diario para saber el saldo que va quedando en cada cuenta según las operaciones registradas.
  • Libros auxiliares: Libro de caja, de bancos, de entradas y salidas al almacén ...

Las cuentas anuales:

• Informes que utilizan las instituciones para dar a conocer su situación económica y financiera, y los cambios que esta experimenta a una fecha o periodo determinado.
• Balance: Estado financiero de una empresa en un momento determinado en el que se muestran los activos (títulos que dan derecho al comprador a recibir ingresos de parte del vendedor) de la empresa, los pasivos (deudas del comprador) y el patrimonio neto (diferencia entre los activos y los pasivos).
• Fórmula: Activos - Pasivos = Patrimonio neto
• Cuenta de ganancias y pérdidas: Resumen del total de los ingresos y los gastos que genera una organización durante el ejercicio contable.

Fórmula: Ingresos - Gastos = Resultado del ejercicio.

• Estado de cambios en el patrimonio neto: Documento que refleja los movimientos de las partidas (anotación de las transacciones en el libro contable) que afectan al patrimonio neto.
• Dos partes:
  • Estados de ingresos y gastos reconocidos: Recoge los cambios en el patrimonio neto derivados del ejercicio de la cuenta de pérdidas y ganancias, de los ingresos y gastos directamente atribuibles al patrimonio neto y de las transferencias realizadas a la cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Estado total de cambios en el patrimonio neto: Informa de todos los cambios en el patrimonio neto derivados del saldo total de ingresos y gastos reconocidos.
• Operaciones con los socios o propietarios de la empresa.
• Por cambios en criterios contables y correcciones de errores.
• Estado de flujos de efectivos: Informa sobre el origen y el uso de los activos monetarios.
• Memoria: Breve exposición de las cuentas anuales que contempla los datos recogidos en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias, ampliándolos y detallándolos.

La rentabilidad del negocio

Beneficios y pérdidas

• Beneficio económico: Ganancia o rentabilidad económica obtenida tras hacer una actividad empresarial.
• Fórmula: Ingreso - Coste = Beneficio / Pérdida
• Beneficio: El coste es inferior a los ingresos.
• Pérdida: El coste es superior a los ingresos.

Variables del beneficio

• La gestión de los costes.
• La gestión de los ingresos.
• Beneficio bruto: Beneficio antes de restar los impuestos y los intereses.
• BAII: Beneficio antes de intereses e impuestos.

BAI: Beneficio antes de impuestos.

• Beneficio neto: Beneficio tras restar todos los gastos.

La cuenta de explotación

• Cuenta de explotación: Documento contable donde se muestran todos los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo de tiempo determinado.
• Debe hacerse al menos una vez al año, aunque también se aconseja hacerla una vez al mes.

Listado de fórmulas de la cuenta de explotación

• Ingresos - CMP = Beneficio bruto de explotación (BBE)
• BBE - CP - CG = BAII
• BAII - Intereses = BAI
• BAI - Impuestos = Resultado neto

Mes de referencia Ventas o ingresos - CMP = BBE - CP - CG = BAII - Intereses = BAI - Impuestos = Resultado neto

• Como el BAII y el BAI son relativos y no dependen de la gestión del establecimiento, a veces pueden no ser contados para llegar al resultado neto.
• Este análisis permite saber si hay beneficios o pérdidas y cómo influye cada partida en el resultado neto.
• Márgenes de referencia para la rentabilidad en la cuenta de explotación.
• CMP: 30-35%.
• CP: 25-40%
• CG: 12-20%
• Beneficio: 10-20%
• Según estos porcentajes, obtenemos información sobre:
  • La gestión del establecimiento.
  • La evolución de la situación actual.
  • Las medidas que podemos tomar para evitar errores o desviaciones.
  • La previsión del futuro de la empresa.

La gestión de los ingresos o ventas

Ingresos

• Ingreso: Dinero recibido por la venta de un producto o servicio.
• Fórmula: PVP x UV = Ingreso
• Ingresos por servicios ordinarios: Ingresos por servicios del día a día (menú ordinario sin alteraciones en el precio o la oferta).
• Ingresos por servicios extraordinarios: Ingresos por servicios poco comunes (bodas, banquetes, cenas de empresa ... ).
• ¿ Qué afecta a las variables de los ingresos?
  • Unidades vendidas: La abundancia de clientes y el consumo per cápita.

Abundancia de clientes: La publicidad. Precio de venta: Equilibrio entre la calidad de la oferta, los costes de materia prima y los precios de venta.

La gestión de los costes

Gestión de costes

• Coste: Conjunto de gastos para la producción de bienes y servicios.
• Gestion de los costes: Análisis, control y manejo de todos los gastos generados por la actividad.
• Estas actividades engloban desde la compra de productos y materias primas hasta los gastos del personal y generales.
• Ventajas:
  • Identificar la rentabilidad de los productos y servicios ordinarios y extraordinarios.
  • Dar información para fijar el precio de la oferta gastronómica.
  • Gestionar los gastos con mayor sensatez.
  • Prevenir los resultados y mejorar el control administrativo y financiero.

Tipos de costes

• Costes fijos: Costes no relacionados a la actividad empresarial
  • Alquiler, personal y amortización de la maquinaria.
• Costes variables: Costes que varían según la actividad de la empresa.
  • Materia prima y personal extra.
• Gastos estrictamente variables: Son estrictamente proporcionales a la actividad. A actividad cero, coste cero.
  • Materias primas.
• Gastos mixtos: Dependen de la actividad, pero tienen una parte fija.
  • Suministros de gas, electricidad, agua ...
• Costes directos: Costes aplicados directamente al producto.
  • Materia prima y personal.
• Costes indirectos: Costes aplicados indirectamente al producto.
  • Alquiler y suministros de energía.

Los costes en una empresa de restauración

• Costes de materia prima: Costes de los productos alimenticios utilizados en restaurantes y bares.
  • Alimentos utilizados en el establecimiento.
  • Vienen determinados por la calidad de la oferta gastronómica.
  • Para su correcta gestión se requiere administrar bien la demanda interna, prever las necesidades y negociar con los proveedores.
• La gestión de costes debe considerar también:
  • La alimentación del personal.
  • Las pérdidas y devoluciones de alimentos por caducidad, deterioro o desperfectos.
  • Las mermas y su aprovechamiento.
• Costes de personal: Costes de los trabajadores.
  • Salarios y pagas extraordinarias, Seguridad Social, sistema de pensiones e indemnizaciones por despido, traslado, subrogación, suspensión de contrato, renuncia procedente o jubilación.
  • El personal de restauración debe ser flexible y se le requiere adaptarse a las necesidades de la clientela.

Los establecimientos de restauración deben contar con personal fijo (contrato permanente) y personal interino (contrato personal).

• Dicha gestión deberá vigilar que no haya empleados desocupados.
• Costes generales: Costes de la empresa no aplicables a la materia prima ni al personal.
  • Costes de funcionamiento: Costes para que el establecimiento de restauración funcione correctamente.
    • Suministro energético, alquiler, reparaciones, seguros, servicios de profesionales independientes (gestorías, asesorías y auditorías), limpiadores, decoración e impuestos locales.
  • Costes de gestión: Costes administrativos de la empresa.
    • Representación (dietas, viajes e invitaciones), publicidad y material de oficina.
  • Costes financieros: Costes económicos o contables.
    • Intereses crediticios y amortizaciones de capital.

Cálculo del coste de la oferta gastronómica

Coste de la oferta gastronómica

• Fórmula: CMP + CP + CG
• Distribución de las variables:
  • CMP: 45%
  • CP: 30%
  • CG: 25%

Cálculo del coste de materia prima

• Vías del sistema de valoración y documentación:
  • Valoración del escandallo.
  • Diferencia de inventarios.
• La valoración del coste del escandallo y el porcentaje de coste de la cuenta de explotación en conjunto permiten:
  • Comprobar si hay correspondencia con los márgenes de beneficio establecidos por la empresa.
  • Saber si la gestión de materia prima es correcta.
• Escandallo: Documento base para calcular el CMP.
• Pasos:
  1. Identificar los ingredientes del plato.
  2. Definir las cantidades de cada ingrediente, mencionando el peso bruto y el peso neto bajo la medida de Kg (Kilogramos), L (Litros) o u (unidades).
     • Especias, hierbas, aceite, caldos y fondos se calculan con el precio o con un porcentaje añadido.
  3. Anotar el precio sin IVA, que se basa en el peso bruto.
  4. Determinar el coste, que se basa en el peso neto.
  5. Obtenemos los costes totales.
• Formula: Precio x Kg de MP usada = Coste

Formula: Suma de los costes = Coste total

• Fórmula: Coste total / nº de raciones = Coste por ración