Comunicación e información en el ámbito público: gabinetes institucionales

Comunicación e información en el ámbito público

Gabinetes de comunicación institucional

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Gabinetes de comunicación institucional

Índice

Presentación 3 Objetivos 3 1. Descripción 4 2. Definición y función de los gabinetes de comunicación 4 2.1. Concepto de gabinete de comunicación 5 2.2. Funciones y responsabilidades 5 2.3. Integración con la estrategia institucional 10 Conclusiones 11 Referencias bibliográficas 11 @ Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados. 2

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Presentación

En el complejo entramado de la Administración Pública contemporánea, la comunicación efectiva se erige como un catalizador esencial para el éxito de cualquier entidad gubernamental. En este contexto, los gabinetes de comunicación surgen como protagonistas clave, actuando como arquitectos estratégicos de la percepción pública y facilitadores de una relación transparente y dinámica entre las instituciones gubernamentales y la sociedad que sirven.

Esta asignatura, se sumerge en la comprensión profunda de la vital función que desempeñan estos gabinetes en el engranaje gubernamental. A través de un análisis detallado, exploraremos cómo los gabinetes no solo transmiten información, sino que también moldean la narrativa que rodea a las instituciones públicas, influyendo directamente en la confianza ciudadana, la percepción de la gestión gubernamental y, en última instancia, en la efectividad de las políticas públicas.

Desde la gestión de la imagen institucional hasta la planificación estratégica en situaciones de crisis, esta materia busca desentrañar las complejidades de la comunicación gubernamental, destacando la importancia de los gabinetes como agentes claves en la construcción y proyección de una identidad positiva para las instituciones públicas. Al comprender la esencia de su rol estratégico, los participantes estarán equipados no solo para enfrentar los desafíos comunicativos contemporáneos, sino también para optimizar la conexión entre la Administración Pública y los ciudadanos a través de una comunicación eficaz y alineada con los principios de transparencia y participación ciudadana.

Objetivos

Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes:

• Comprender el rol estratégico. Profundizar en la comprensión del papel estratégico de los gabinetes de comunicación como catalizadores de la percepción pública y facilitadores de una comunicación efectiva entre las instituciones gubernamentales y la sociedad.
• Analizar funciones específicas. Desglosar y analizar las funciones específicas de los gabinetes de comunicación, desde la elaboración de mensajes clave hasta la gestión de la información en diversas situaciones, destacando su relevancia en la construcción de una identidad institucional positiva.

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1. Descripción

Los gabinetes de comunicación institucional son staff especializados en la gestión estratégica de la comunicación en el ámbito institucional. Estas entidades se dedican a desarrollar e implementar estrategias de comunicación interna y externa para promover una imagen positiva y fortalecer la reputación de organizaciones y entidades. Su labor abarca desde la elaboración de planes de comunicación, la gestión de medios de comunicación, el manejo de crisis, hasta la creación de contenido y la coordinación de eventos. Los gabinetes de comunicación institucional se deben basar en principios de transparencia, eficiencia y compromiso, contribuyendo al éxito y la proyección de las instituciones.

2. Definición y función de los gabinetes de comunicación

Una de las funciones del gabinete de comunicación es la de asesorar a los líderes y gestores públicos, que va mucho más allá de lo que comúnmente se encuentra en el pensamiento de lo que es asesorar. No solo se debe generar asesoramiento de imagen, decirles como vestir o qué gesto utilizar ante una situación dada, va mucho más allá. El equipo que pertenece al gabinete de comunicación debe ser "responsable de comprender el entorno, haciéndole llegar las reacciones, las tendencias, el sentir y, en último término, mantener en el líder una continuada actitud de valor público" (Canel Crespo, 2018).

La función de asesoramiento debe:

• Formular análisis bien estructurados del entorno, previendo posibles cambios y anticipando reacciones de los diversos públicos, conocer las tendencias sociales y digitales.
• Elaborar informes continuos de evaluación de la comunicación y el uso de los canales online y offline. Auditoria de comunicación.
• Realizar media training a los líderes, portavoces y cargos de alto nivel con responsabilidad comunicativa para mejorar sus herramientas y habilidades.

Los gabinetes de comunicación deben gestionar de manera adecuada la relación con los medios de comunicación. Para ello, es importante diseñar una estrategia para la relación con los medios, conociendo a fondo cada medio de comunicación y cada periodista, tomando en cuenta su línea editorial, su tendencia política, su amistad o cercanía con nuestros líderes y otros líderes adversarios.

Un correcto gabinete de comunicación debe estar al tanto de cada evento, organizar su logística y, por consiguiente, no perder detalle sobre los comunicados o notas de prensa, las infografías, diseños, presentaciones, folletos, vídeos, etc.

Los gabinetes deben, además, interactuar, acompañar y apoyar el cumplimiento de las agendas de los líderes, tanto en su despacho como en los viajes a realizar. Debe también registrar todas las apariciones e intervenciones que se realicen en medios de comunicación social, analizar su impacto y su desenvolvimiento, generar una relación directa con los periodistas, interactuando y generando camaradería con ellos. Deben

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ve realizarlo intercambiando información de manera formal (on the record) y de manera informal (Off the record). Además, deben coordinar con ellos desayunos para compartir, almuerzos, ruedas de prensa u otras actividades que permita mayor conexión con los periodistas.

2.1. Concepto de gabinete de comunicación

Un gabinete de comunicación debe ordenar, priorizar, distribuir, delegar y agrupar las múltiples tareas que lleva consigo comunicar. Para lograrlo, debe diseñar una estrategia de comunicación que investigue y analice el contexto situacional, que identifique los públicos clave y que compile datos con el fin de conocer y diagnosticar las expectativas, esperanzas, anhelos y deseos de los ciudadanos con respecto a sus gestores públicos, para luego establecer los objetivos con metas y resultados claros.

El gabinete de comunicaciones también ha de definir las acciones que conllevan la implementación de la estrategia en la cual se determina:

• ¿ Qué se va a comunicar?
• ¿ Cómo se comunica?
• ¿ Dónde se comunica?
• ¿ Para qué se comunica?
• ¿Qué se quiere comunicar?
• ¿ Por qué se comunica?

Luego, el gabinete de comunicación debe ser capaz de realizar labores de evaluación y seguimiento constante a la implementación de la estrategia de comunicación con el fin de conocer la efectividad y eficacia de la misma en relación a los resultados y metas establecidas, y poder realizar los ajustes necesarios en tiempo justo y, de esta manera, prever y prevenir posibles crisis.

2.2. Funciones y responsabilidades

Para Canel (2018), las funciones de la comunicación de la Administración Pública son las siguientes:

Funciones de la comunicación de la Administración Pública

Gestionar intangibles

Los gabinetes de comunicación deben tomar en cuenta que deben lograr comunicar desde los valores intangibles de la sociedad como lo son el amor por su ciudad, región o país, el sentido de pertenencia, el orgullo por sus costumbres, la solución de problemas comunes o cualquier idea que se circunscriba en aquellas expresiones que les proporcionan identidad a los ciudadanos.

Para ello, es importante que la comunicación logre "organizarse de manera tal que los mensajes estén en relación con los comportamientos" (Canel Crespo, 2018) que unen a los ciudadanos.

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Ue "La generación de bienes intangibles con valor publico obliga a una mayor integración de las distintas áreas de trabajo y departamentos" por lo que "La orientación de la comunicación de los bienes intangibles exigen configurar las funciones y tareas de acuerdo con cada bien intangible en el que se pretenda trabajar" (Canel Crespo, 2018).

Se pueden comprender entonces que la reputación de una institución pública es un bien intangible que debe construirse en función de una planificación que abarque todas las áreas de la gestión para lograr permear los mensajes clave destinados a posicionar una reputación favorable de la institución y que responda a los objetivos establecidos por la misma.

En sí se debe diseñar la estrategia que define el plan de trabajo en la comunicación para luego generar el plan operativo que implementa las acciones y actividades que permitirán cumplir con lo establecido por el plan estratégico.

• "Investigación - Objetivos - Acciones - Evaluación. Diseño y gestión del mensaje.
• Identificar tendencias políticas, sociales y económicas." (Canel Crespo, 2018).

Diseñar la estrategia

Como se aprecia en cada título de este módulo, la estrategia juega un papel preponderante para la ejecución del plan de trabajo de un equipo de comunicación, sin estrategia, solo existen buenas intenciones que en la gestión pública redunda en ineficacia y afecta en la reputación de esta.

La estrategia solo es una. Existen varias acciones y actividades para implementar la estrategia, pero es un error hablar de estrategias en plural. Las acciones muchas veces se confunden con estrategias y, a su vez, la implementación de esta puede verse afectada por las ocurrencias de los diversos actores que forman parte de la estructura de la gestión.

Las buenas intenciones, las ocurrencias y la imaginación, afecta el cumplimiento de la estrategia, que debe definir objetivos claros, metas y acciones bajo un plan de implementación con fechas estimadas bajo parámetros de medición claros.

Toda estrategia debe tener como punto de partida un proceso de investigación que permita conocer información clara sobre los ciudadanos y, de esta forma, comprender cómo comunicar de manera clara, para que los públicos se interesen por la información brindada. Para ello es importante tomar en cuenta los sueños, anhelos, esperanzas, expectativas y miedos de los ciudadanos, así como saber interpretar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que afecta a la gestión y sus principales portavoces (Voceros).

Un análisis PEST puede ayudar a conocer la realidad social que atraviesa la gestión, existen imponderables políticos, económicos, sociales y tecnológicos que afectan directamente sobre la gestión y su efectividad.

Por ello, la continua investigación, diagnóstico y análisis de la realidad, ayudan a detectar a tiempo posibles correcciones en la implementación de la estrategia de comunicación.

Producir contenidos

"La comunicación pasa, en último término, por unos contenidos, es decir, unos textos, símbolos, imágenes, etc., a través de los cuales se

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