Identificación de la documentación del laboratorio, Apuntes

Identificación de la documentación del laboratorio

Gestión de muestras biológicas

Unidad 2 Identificación de la documentación del laboratorio Gestión de muestras biológicasÍndice Gestión de muestras biológicas | UNIDAD 2 Identificación de la documentación del laboratorio

• 2.1. Recepción, registro y clasificación de muestras
• 2.1.1. Recepción
• 2.1.2. Registro
• 2.1.3. Clasificación
• 2.1.4. Trazabilidad
• 2.2. Sistemas informáticos de gestión de la documentación
• 2.2.1. Bases de datos
• 2.2.2. Sistemas de Información del Laboratorio (SIL)
• 2.3. Registro y archivo de documentación gráfica
• 2.4. Documentos de normativa bioética
• 2.4.1. Ley orgánica de protección de datos (LOPD)
• 2.4.2. Consentimiento informado
• 2.5. Documentación del almacén de suministros
• 2.5.1. Presupuestos
• 2.5.2. Contratación y administración de suministros
• 2.5.3. Control de almacénGestión de muestras biológicas | UNIDAD 2 Identificación de la documentación del laboratorio

Introducción a la gestión de muestras

En esta unidad nos adentraremos en al- gunos aspectos administrativos y lega- les relacionados con los laboratorios de muestras biológicas. En el primer apartado aprenderemos cómo se organiza el trabajo de labora- torio de una manera general, desde que las muestras llegan al laboratorio hasta que se comienzan los análisis sobre ellas. Para ello veremos en detalle los proce- sos de recepción, registro y clasificación de muestras y las bases de su segui- miento mediante trazabilidad. En los dos siguientes apartados tratare- mos el registro de la información, en el laboratorio mediante sistemas informati- cos, dedicando un apartado a explicar el tratamiento de la documentación gráfica. En la última parte de la unidad, dedicare- mos dos apartados al aspecto documen- tal y legal del laboratorio, tratando con- sideraciones bioéticas y los documentos que manejaremos para administrar un almacén de suministros sanitarios.

Objetivos de la unidad

Al finalizar esta unidad

• Sabremos manejar los datos de iden- tificación del paciente en la docu- mentación sanitaria.
• Seremos capaces de seleccionar los métodos de identificación, codifica- ción y etiquetado de las muestras.
• Podremos interpretar documentos de solicitud de análisis o estudios en re- lación con el tipo de muestra que hay que obtener.
• Conoceremos la información que hay que transmitir al paciente en la reco- gida de muestras.
• Conoceremos la normativa bioética y de protección de datos.
• Seremos capaces de seleccionar los métodos de archivo de la documen- tación sanitaria.
• Sabremos utilizar las aplicaciones infor- máticas del laboratorio o de la unidad.
• Llevaremos un control del almacén de suministros del laboratorio, describien- do y aplicando las operaciones admi- nistrativas del control de existencias.
• Conoceremos el proceso de trazabili- dad de la documentación.

( 3Gestión de muestras biológicas | UNIDAD 2 Identificación de la documentación del laboratorio

Recepción, registro y clasificación de muestras

Debido al gran volumen de muestras que se manejan en el la- boratorio de un hospital, es necesario que en los laboratorios se establezcan sistemas organizados para gestionar las muestras en el laboratorio y evitar errores. La aplicación de estos sistemas reduce en gran medida los errores a la hora de emitir datos y facilita la detección de su origen mediante trazabilidad. En este punto veremos en qué consisten estos sistemas y cómo se do- cumenta su gestión a lo largo de su paso por el laboratorio. Antes de comenzar a explicar cómo se gestiona la muestra dentro del laboratorio, es conveniente tener una idea de cómo se organiza todo el flujo de trabajo alrededor de ellas. Básica- mente, podemos dividir en tres fases el proceso:

• Fase preanalítica: Incluye todos los procesos relaciona- dos con la toma de la muestra y su transporte hasta el laboratorio.
• Fase Analítica: Abarca todos los procesos de laboratorio en los que se manipula la muestra y se realizan análisis.
• Fase posanalítica: Consiste en la interpretación de resul- tados y la conservación adecuada de las muestras para repetir las pruebas en caso de que fuese necesario.

Como técnicos, solamente estaremos implicados directamen- te en la fase analítica del proceso, pues de la fase preanalítica se encargan médicos y enfermeros, mientras que la fase analí- tica dependerá mayoritariamente de los facultativos.

Recepción de muestras

Comenzaremos a explicar la gestión de la muestra desde el mo- mento en el que la muestra pasa al laboratorio, pues antes de esto, la responsabilidad de tomarla adecuadamente y transpor- tarla sin alterar sus propiedades no depende de nosotros. Antes de que las muestras lleguen al laboratorio, se ha tenido que pasar por un proceso, ya que la prueba la debe solicitar un médico y se debe obtener la muestra, que llegará al labora- torio etiquetada con una serie de datos. Los principales datos que se indican en las muestras que llegan al laboratorio son:

• Nombre del paciente
• Tipo de muestra
• Fecha en la que se tomó la muestra
• Prueba o pruebas que se requieren
• Hospital de procedencia
• Profesional que solicita la prueba
• Otros datos

Cuando las muestras llegan al laboratorio, debemos compro- bar que están en buen estado, que están etiquetadas ade- cuadamente y preparar los medios necesarios para conser- varlas adecuadamente.

Fase preanalítica . Solicitud · Obtención de muestras · Transporte · Entrada de datos · Recepción · Tratamiento preanalítico · Distribución Fase analítica · Análisis cualitativo o cuantitativa · Control de calidad · Validación técnica Fase posanalítica · Validación facultativa de los resultados · Elaboración del informe · Distribución y entrega Custodia y conservación de las muestras Imagen 1. Flujo de trabajo en laboratorios clínicos « 4Gestión de muestras biológicas | UNIDAD 2 Identificación de la documentación del laboratorio

Registro de muestras

Una vez que las muestras se han recibido y se ha comprobado que su transporte ha sido adecuado, es el momento de hacer constar sobre el papel que hemos recibido exactamente. Para ello, realizaremos un registro en el que indiquemos los datos relevantes de su etiquetado (los que hemos indicado en el apartado anterior) la fecha en la que se han recibido y si hu- biese alguna información relevante, también la indicaríamos. Los registros deben realizarse adecuadamente y todas las muestras que lleguen al laboratorio deben constar en ellos, pues serán una pieza clave cuando se realice la trazabilidad.

Clasificación de muestras

Cuando ya hemos recibido y registrado las muestras, es el mo- mento de clasificarlas para trabajar con ellas. La clasificación nos permite agrupar las muestras según su naturaleza y las pruebas que se van a realizar sobre ellas para distribuirlas a diferentes secciones o departamentos de los laboratorios. Para hacer una clasificación eficiente de las muestras, se tiene en cuenta el tipo de muestra (sólida o líquida), las pruebas solicitadas, los resultados de alguna prueba, los datos clini- cos o demográficos del paciente o las características admi- nistrativas de la solicitud. Una vez clasificadas las muestras, se realizará el alicuotado (reparto de la muestra en diferentes recipientes con diferentes destinos) u otras tareas secundarias de procesado. Tras esto, se transportarán a las áreas de los laboratorios donde se reali- zarán las pruebas solicitadas, a partir de las cuales se obtendrán unos resultados que se utilizarán para emitir informes. Junto a las muestras se emitiran hojas de trabajo en las que se resuman los procesos que se deben llevar a cabo.

Trazabilidad de muestras

El proceso de registro de las muestras no es algo que se reali- ce solamente para organizar el trabajo del laboratorio, sino que también se realiza para facilitar el seguimiento de las muestras y comprobar los procesos por los que ha pasado. De esta manera, si se produce un error en el proceso, podemos detectarlo y, en algunos casos, corregirlo sin necesidad de repetir las pruebas. Para aclara conceptos antes de avanzar más, diremos que, en el laboratorio clínico, la trazabilidad es un sistema que permite identificar y ubicar las muestras, las determinaciones analíticas y los responsables de estas en cualquier etapa del proceso analítico. En realidad, la trazabilidad es un sistema utilizado en muchos ámbitos y que se basa en el registro de todas las en- tradas y salidas de productos. Cuando se detecta un problema en el laboratorio, lo más habi- tual es realizar una trazabilidad interna para poder detectar su origen. Sin embargo, para ello debemos realizar una buena ta- rea de registro y etiquetado, pues si realizamos mal alguna de estas tareas, será muy difícil localizar la muestra. Debido a la gran cantidad de mues- tras que maneja un laboratorio cli- nico, es muy importante contar con sistemas de trazabilidad. 5Gestión de muestras biológicas | UNIDAD 2 Identificación de la documentación del laboratorio

Sistemas informáticos de gestión de la documentación

Puesto que hoy en día el laboratorio se ha convertido en una pieza clave para el diagnóstico de muchas enfermedades, en el día a día se manejan grandes cantidades de muestras que en muchos casos deben ser analizadas con urgencia. Esto ha generado la necesidad de aplicar sistemas que agilicen el re- gistro y la clasificación de las muestras que lleguen al labora- torio, reduciendo los errores al minimo. Estos sistemas son los sistemas informáticos. Los sistemas informáticos permiten el manejo de grandes can- tidades de información de manera rápida y centralizada, lo cual, acompañado de un hardware que permita aplicar acciones de clasificación, supone una gran diferencia a la hora de gestio- nar la documentación y organizar el trabajo. En la siguiente tabla se resumen algunas de las mayores ventajas que ofrecen los sistemas informáticos al trabajo del laboratorio clínico:

Ventajas de los sistemas informáticos de gestión

VENTAJAS DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN

Flexibilidad Permiten añadir o editar información ya introducida en ellos, pudiendo solucionar errores de manera más rápida.

Modularidad y escalabilidad Permiten incorporar nuevas funciones de manera sencilla, añadiendo nue- vos campos de información.

Rapidez El simple hecho de automatizar la introducción de datos y la clasificación de las muestras que llegan al laboratorio marca una gran diferencia en el tiempo que requiere.

Coordinación entre equipos Si se dispone de un sistema centralizado, los datos del laboratorio podrán consultarse por los médicos u otros equipos del sistema sanitario de ma- nera rápida.

Gestión del trabajo A la hora de clasificar las muestras del laboratorio, estos sistemas han sido clave, pues este proceso se puede automatizar prácticamente en su totalidad.

Estandarización de los códigos utilizados Al tener que utilizar una misma herramienta, el lenguaje y los códigos utilizados tienden a unificarse, de manera que en todos los lugares se usa la misma terminología, facilitando procesos de trazabilidad.

Seguridad y confidencialidad Los sistemas informáticos de etiquetado permiten que se trabaje con las muestras sin que los trabajadores conozcan el nombre de los pacientes, protegiendo su privacidad.

Hay varias aplicaciones informáticas a través de las cuales po- demos facilitar todo el trabajo de documentación de los labo- ratorios, pero los más destacados son las bases de datos y los Sistemas de Información del Laboratorio (SIL). « 6