Conceptualización y normativa archivística para la organización documental

Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental

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Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental SENA FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de AprendizajeConceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental.

INTRODUCCIÓN

El presente material de estudio enfoca su propuesta de desarrollo temático hacia los conocimientos requeridos dentro del campo de la archivística, específicamente al estudio de su origen y evolución, a las cualidades que debe tener un archivo, a su vigencia e importancia y a las cualidades que debe tener un archivista. Tanto las empresas como las personas conocen que toda actividad o trámite genera un documento, siendo importante, entonces, comprender las ventajas de implementar un sistema de organización documental a través del archivo; los primeros pasos en tal dirección, apuntan al conocimiento de su evolución histórica y sus ventajas como instrumento de consulta y comprensión de la situación real que se vivencia; igualmente, toda organización debe poner especial interés en la elección del archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de responsabilidad que exige tan importante labor.

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 2 MAPA 4

1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS 5

Concepto de Archivo

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Importancia de los archivos

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1. CLASES DE ARCHIVO 6

Según la Organización

6

Según su Uso.

7

Según su Naturaleza

7

Según su Ciclo Vital

8

1. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS 8
2. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA 9
3. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS 10
4. ELEMENTOSDEARCHIVO 12

GLOSARIO 17 BIBLIOGRAFÍA, 18

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SU CONCEPTO DE ARCHIVO

SU HISTORIA Y EVOLUCIÓN

como es

SU IMPORTANCIA

SU ORGANIZACIÓN

SU USO

SU CLASIFICACIÓN

explicada por

SU NATURALEZA

CONCEPTUALIZACIÓN Y NORMATIVA ARCHIVÍSTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

que se explica mediante

SU CICLO VITAL

LAS CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

LAS CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

LA CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

LOS ELEMENTOS DE ARCHIVO

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1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:

• Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y mármol.

. Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña.

A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando.

Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los Archivos.

Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al JJJ

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inicio de la Revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

1.1 Concepto de Archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

1.2 Importancia de los archivos.

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

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• 1

2. CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

2.1 Según la Organización

• Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.
• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

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• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

2.2 Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:

• Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

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2.3 Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:

• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

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2.4 Según su Ciclo Vital

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

Transferencias Primarias Transferencia Secuntaria O O Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico

3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

$ Económicos Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.

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Simples Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

. Funcionales Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Exactos La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.

Técnicos Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, se reconoce el factor económico que aporta la era de la información y el conocimiento. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua en procesos y procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la ciencia documental hoy día.

Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista, se resume en los siguientes aspectos.

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