Documentación de la auditoría: requisitos y consideraciones clave

Documentación de la auditoría

Contenido del capítulo

Los diversos requerimientos asociados con la documentación de la
planificación de la auditoría, la evidencia de auditoría obtenida y su
archivo definitivo.

NIA relevante

NICC 1, 220, 230,
240, 300, 315, 330

Objetivo(s) NIA

230.5
El objetivo del auditor es preparar documentación que proporcione:
(a) un registro suficiente y adecuado de las bases para el informe de auditoría; y
(b) evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA y
los requerimientos legales o reglamentarios aplicables.

Extractos relevantes de NIA

230.6
A efectos de las ISA, los siguientes términos tienen el significado que se señala a
continuación:
(a) Documentación de auditoría: registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la
evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor
(a veces se utiliza como sinónimo el término "papeles de trabajo").
(b) Archivo de auditoría: una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos,
físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de
auditoría correspondiente a un encargo específico.
(c)
Auditor experimentado: una persona (tanto interna como externa a la firma de
auditoría) que tiene experiencia práctica en auditoría y un conocimiento razonable de:
(i) Los procesos de auditoría;
(ii) las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables;
l
t
l
l
230.7
El auditor preparará la documentación de auditoría oportunamente. (Ref .: Apartado A1)
218Guía para el uso de las Normas Internacionales de Auditoría en auditorías de pequeñas y medianas entidades

Generalidades de la documentación de auditoría

La documentación del archivo de la auditoría (en formato papel o electrónico) juega un papel crítico en:

• Ayudar al equipo del trabajo a planear y desarrollar la auditoría;
• Proporcionar evidencia para demostrar que los procedimientos de auditoría planificados se realizaron
  efectivamente;
• Ayudar a los revisores del encargo (incluyendo revisores de control de calidad del encargo) a llevar a
  cabo sus responsabilidades de conformidad con las normas profesionales;
• Registrar los juicios implicados para formar la opinión de auditoría; y
• Registrar las cuestiones de importancia permanente para auditorías de la entidad futuras.

PUNTO A CONSIDERAR

No hay necesidad de proporcionar documentación sobre requerimientos de la NIA que no sean
relevantes en esas circunstancias. Esto sería de aplicación cuando toda la NIA no fuese relevante (como
la NIA 610, cuando la entidad no tiene función de auditoría interna), o cuando el requerimiento de la
NIA es condicional y no existe la condición.
La buena documentación de la auditoría se organiza de manera adecuada y proporciona un registro del
trabajo realizado, la evidencia de auditoría obtenida, los juicios profesionales significativos aplicados y las
conclusiones alcanzadas.

Anexo 16.1-1 La necesidad del archivo de la auditoría

• Da soporte a la base de las conclusiones del auditor concernientes a cada
  afirmación relevante en los estados financieros.
• Proporciona evidencia de que el encargo cumple con las normas profesionales.
• Proporciona evidencia de que los registros contables subyacentes
  concuerdan o reconcilian con los estados financieros

La documentación de las auditorías de PyME generalmente será menos extensa que para entidades
mayores. Esto es particularmente aplicable cuando:

• El socio del encargo realiza todo el trabajo de la auditoría. La documentación no debería incluir
  cuestiones relacionados con las discusiones del equipo, la asignación de responsabilidades, o la
  supervisión; y
• Algunas cuestiones son tan sencillas que pueden abordarse de manera más conveniente en un único
  documento con referencias cruzadas a los papeles de trabajo de soporte. Esto podría incluir una o más
  áreas, como el conocimiento de la entidad y su control interno, la estrategia global de la auditoría y el
  plan de auditoría, la materialidad, los riesgos valorados, las cuestiones significativas que se tuvieron en
  cuenta y las conclusiones alcanzadas ..

Muchas NIA contienen requerimientos específicos de documentación que sirven para aclarar los de la NIA
230. La siguiente tabla contiene una referencia a los apartados de las NIA que muestran los
requerimientos específicos de documentación. Esto no implica que no haya requerimientos de
documentación en las NIA que no se incluyen en la siguiente lista.
219Guía para el uso de las Normas Internacionales de Auditoría en auditorías de pequeñas y medianas entidades

Anexo 16.1-2 Requerimientos de documentación de las NIA

Organización del archivo de la auditoría

Un área que deben abordar las políticas de toda la firma es la organización e indexación del archivo de la
auditoría. Un enfoque coherente que use un índice estándar tiene varias ventajas, como las siguientes:

• Facilita la localización de papeles de trabajo específicos y que se compartan entre los miembros del equipo de
  auditoría;
• Facilita la revisión de archivos por los diversos revisores como el gerente, el socio del encargo, el
  £
  revisor del control de calidad del encargo y los revisores de seguimiento del control de calidad;
• Proporciona coherencia entre los archivos de auditoría de la firma; y
• Ayuda con las funciones de control de calidad como verificar la falta de firmas de autorización,
  referencias cruzadas inválidas y notas de revisión poco claras.

La documentación de la auditoría generalmente se organiza en divisiones lógicas del trabajo con el uso de
un sistema de indexación. Si el archivo es electrónico, la indexación puede ser en forma de carpetas y
subcarpetas. Al crear cada pieza de documentación de la auditoría, se le dará una referencia única que la
vincula directamente con el índice general del archivo.
En el siguiente anexo se resumen dos ejemplos de posibles índices de archivos de auditoría. El primer ejemplo
220Guía para el uso de las Normas Internacionales de Auditoría en auditorías de pequeñas y medianas entidades
agrupa los documentos de acuerdo con la etapa en que se preparan los documentos en el proceso de la
auditoría. Véase que los documentos de finalización (en archivos en formato papel) generalmente se
archivan al inicio del archivo para facilitar su referencia. El segundo índice agrupa documentos por área de
estados financieros como cuentas a pagar, a cobrar, ventas, etc. En este archivo, todos los documentos
relativos a la valoración del riesgo y respuesta al riesgo en el área de existencias se deberían mantener bajo
el capítulo de existencias. Una tercera alternativa sería combinar los dos enfoques con algunos documentos
organizados por etapa del proceso de la auditoría y otros, por el área de los estados financieros.

Anexo 16.2-1 Ejemplos de índices de archivos de auditoría

Preguntas comunes sobre la documentación de la auditoría

Las siguientes son preguntas comunes sobre la documentación de la auditoría.

Anexo 16.3-1 Preguntas y respuestas sobre documentación de auditoría