Gestión del Tiempo: Características y Causas de su Pérdida

GESTIÓN DEL TIEMPO

Como verán el tiempo, es un recurso que se va consumiendo, y la verdad es que si no lo aprovechamos entonces se desperdicia. El tiempo es muy importante en los temas de dirección estratégica en nuestras instituciones.

Características del Tiempo

• Atípico
• Insustituible
• Equitativo
• Irrecuperable
• Limitado
• No almacenable
• Indispensable
• Inexorable

Algunas caracteristicas del tiempo son las que figuran aqui; el tiempo es atípico, no hay nada que se le parezca, realmente es el único recurso que tiene las caracteristicas de tal, es equitativo, aqui no hay diferencia de edad, sexo, simple y llanamente todas las persona sin distingo, tenemos el mismo tiempo; es limitado porque nadie puede sacar mas de 24 horas al día, nos da la misma cantidad de recurso a todos; es indispensable porque lo tenemos que utilizar en todas nuestras acciones, no importa de lo que estemos hablando, el tiempo tiene que estar incluido, ustedes para escuchar esta charla tiene que dedicar un tiempo; es insustituible no hay manera de reemplazarlo por nada; es irrecuperable, si no hemos aprovechado el día de hoy, no podemos reutilizarlo mañana, no se puede almacenar para acumular mas horas en determinados dias y usar menos otros; es inexorable, fluye sin que queramos detenerlo sin que podamos retenerlo, no hay manera, simple y llanamente el tiempo sigue pasando.

Características del Tiempo: Problemas y Prioridades

1. Características del Tiempo
2. El problema no es falta de tiempo
3. El problema son las prioridades

El tiempo realmente no es un problema, porque cuando alguien dice, no me alcanza el tiempo, es una expresión creada por el ser humano para justificar ciertas cosas, en realidad no puede haber falta de tiempo porque no es una sorpresa que amanezcamos hoy día y digamos, hoy tengo veinticuatro horas, esto ya lo sabemos, lo que uno tiene que darse cuenta es que depende el manejo que tengamos, por lo tanto el verdadero problema son las prioridades, si dejo de hacer algo por hacer otra cosa tiene que ser una decisión coherente o lo que yo considero adecuado, no es posible que nosotros hagamos una cosa y despues reclamemos por que no nos alcanzo el tiempo para hacer otra, supongo que a ustedes les habrá pasado algo similar, lo que ocurre es que tu tienes que elegir y en la elección tienes que estar claro que lo que has hecho es prioridad, si te quedas insatesfecho tendrías que reflexionar respecto a, porque razón consideras que hubieras "preferido" hacer otra acción, derrepente vas ha llegar a la conclusion de que nunca has hecho lo correcto, por lo tanto no deberías sentirte incomodo, el establecer prioridades te permite justamente el tiempo que ya sabes que dispones en hacer aquellas actividades que son para ti mas relevantes, por eso que la prioridad es fundamental.

Factores Importantes

1. Factores Importantes
2. Actividades que debes hacer
3. Son tareas que facilitan el logro de objetivos

Cuando tenemos actividades que hacer algunas podemos llamarlas importantes y otras podemos llamarlas urgentes, ustedes que hacen cuando tienen algo importante y urgente que hacer, supongo que los que ustedes normalmente responden es lo urgente y porque esto porque apremia el tiempo, claro la palabra urgente dice corre, apura, deja todo y has esto; y la palabra importante dice esto vale, esto agrega valor, esto realmente importa mucho. Por eso que los factores importante son actividades que debes realizar, no es posible que no lleves a cabo esas actividades, por ejemplo aspectos importantes en el ser humano es cuidar la salud, llevarse bien con los demas, ser responsable, todos estos son factores importantes en el ser humano. Son tareas en el trabajo que facilitan el logro de los objetivos, entonces cuando yo tengo un objetivo y evidentemente todos a nivel personal e institucional, si nosotros tenemos una tarea que me va a llevar a alcanzar mi objetivo con fuerza o me va a acercar bastante, lo suficiente o me va asentar las bases para alcanzar mis objetivos, esa actividad es importante y aca quiero hacer una distinción hay personas que dicen esto es importante porque le quieren adjudicar ese calificativo, otras dicen esto es urgente corre, pero habría que ver si es que encaja en las definiciones que les voy a dar en este momento, si el factor que estoy discutiendo con alguien me permite alcanzar el objetivo, ese factor es importante, esa tarea es importante sino me está alcanzando al objetivo por mas que yo emplee la palabra importante, no lo es, porque la importancia tiene que estar sustentada en el objetivo nunca olviden eso, porque si no confundimos el termino lo empleamos mal y evidentemente vamos a estar actuando mal.

Factores Urgentes

1. Factores Urgentes
2. Reclaman tu atención inmediata
3. El grado de urgencia está dado por las consecuencias

Son aquellos elementos que reclaman tu atención inmediata, eso que significa, que no puedes esperar, entonces vamos a volver a la pregunta inicial que les dije, si tienes un aspecto importante y uno urgente, cual haces primero, si alguien te dijera tienes un aspecto que te alcanza el objetivo y tienes uno que requiere tu atención inmediata, estoy cambiando simplemente el enunciado para que ustedes comparen, si me acerca el objetivo, caramba es importante, si no tengo tiempo, tengo premura de tiempo es urgente, ahora podrían ser compatible; lo importante y lo urgente ahora lo vamos a ver, pero podría estar uno de los dos allí está la trampa y si no estan ninguno de los dos es una trampa muy fuerte vamos a ver porque, el grado de urgencia esta dado por las consecuencias, claro, que me puede pasar si es que no hago esto y entonces ahí vamos a distinguir si el aspecto urgente también es importante la respuesta sería el grado de urgencia es dado por las consecuencias de no alcanzar mi objetivo ah que dice elementos importante urgente, pero si yo digo el grado de urgencia es dado por las consecuencias y yo digo no pasa nada puedo ir mañana hacerlo quiere decir que tengo premura para hoy pero al no ser importante puedo dejarlo para mañana, entonces esto lo vamos a ver en una matriz en un ratito.

Análisis de Prioridades

1. Análisis de Prioridades
2. Análisis de la rutina personal
3. Lista de comprobación
4. Biorritmos personales
5. Control de retrasos

Que es lo que tiene que hacer una persona no importa en qué circunstancia se encuentre, que es lo que debe hacer para verificar si está actuando correctamente o no, entonces acá tenemos cuatro aspectos que cada uno debería reflexionar en forma personal a efectos de encontrar la respuesta y sobre esa base actuar es decir ver de qué manera va a responder a raíz delo que está reflexionando.

Análisis de la Rutina Personal

¿Cual es tu rutina?, ¿a que hora te levantas?, ¿cuanto tiempo dedicas a actividades de preparación para salir de trabajar?, ¿cuanto te demoras en llegar al trabajo?, ¿cuanto te demoras en iniciar el trabajo productivo?, ¿qué tiempo le dedicas de trabajo productividad a cada actividad?, usualmente ¿qué dejas de lado?, ¿qué haces primero?, ¿qué dejas para después?, ¿donde te encuentras atorado?, las personas con las que te relacionas ¿en que momento están disponibles?, ¿porque tienes conflictos con ellas por la falta de disponibilidad?, este análisis de la rutina personal es totalmente individual no podemos dar recetas no existen recetas, el tema esta entonces en que yo verificando como esta mi día a día sobre ese análisis yo puedo reflexionar y determinar que hay acciones que debo modificar otras que debo eliminar, otras que debo recortar el tiempo y otras que tengo que asignarles más tiempo, solamente este análisis dela rutina personal me puede ayudar tremendamente, lo que ocurre es que nadie dedica mucho tiempo a esto, usualmente lo que hacemos es reflexionar quejándonos pero es una reflexión muy superficial lo que tenemos que hacer es verificar realmente que cosa es lo que nos esta afectando el inconsciente nos lleva a que actuemos de manera repetitiva, reiterativa porque es la manera como sabemos trabajar.

Lista de Comprobación

Ustedes conoceran lo que se llama el check list, por ejemplo hay personas que cuando van a salir de viaje abren la maleta sobre la cama tienen su lista y comienzan a meter cosa por cosa y cada vez que dice por ejemplo zapato para levantarse le pone un visto bueno y lo meten a la maleta y así sucesivamente entonces, en cualquier momento saben que hay una maleta y que no, mientras otras personas abren la maleta comienzan a guardar cosas y después dicen abre guardado esto y comienzan a sacar todo para ver si es que está o no está es la revisión, igual puede pasar en la mudanza, hay gente que se muda ponen cosas en cajas y cuando las lleva a algún lugar se pone a abrir todas las cajas porque no saben en que caja puso que cosa, el ideal cual es, enumerar las cajas y tener un papel con lo que está dentro de cada caja de tal manera que ya solamente tengo que verificar la lista y abrir aquella caja donde se encuentra lo que estoy buscando para que me pongo abrir todas las cajas, esto que para algunas personas puede parecer excesivo, puede parecer innecesario, realmente es porque no están apreciando a profundidad el manejo del tiempo que exponen.

Biorritmos Personales

Hay personas que se sienten con mas energía al momento de levantarse, mientras que hay otras cuando se levantan estan realmente como si no hubieran dormido, al terminar el día igual hay personas que están totalmente agotadas que quieren dormir mientras otras están con mucha energía y que están dedicándose hacer cosas y esto pasa porque no todos los organismos responden igual somos distintas personas nosotros cada uno tiene su propia ritmo, el punto está en que tu descubras cual es el tuyo, cual es la finalidad de esto, están en condiciones de hacer las tareas mas dificultosas complejas que requiere mayor energía en aquellos momentos que yo me doy cuenta que tengo más energía, sobre esa base esto sirve tremendamente no es facil a veces porque puede ser que algunas personas digan la verdad que no tengo una hora fija es decir, a veces en la mañana o en la tarde o en la noche si pues es posible que eso nos ocurra esto no es perfecto, hay una serie de cosas que he comido, cuanto he descansado, varias cosas que pueden estar afectando a cada persona, el cuarto elemento es el: