La Función Administrativa en emergencias sanitarias y gestión documental
Documento de Usl Centro de Formación Virgen de San Lorenzo sobre La Función Administrativa. El Pdf, un módulo didáctico de Economía para Formación profesional, aborda la gestión administrativa, facturación, tesorería y documentos comerciales esenciales, incluyendo cheques y letras de cambio, así como la valoración de existencias.
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Técnico en Emergencias Sanitarias
Módulo Profesional: Empresa e Iniciativa Emprendedora
UNIDAD DIDÁCTICA 9
LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
2º Curso
Índice de Contenidos
- Gestión administrativa de una empresa de ámbito de las emergencias sanitaria.
4
-
1.1. Facturación
4
1.2. Tesorería
4
- Documentos basicos utilizados en la actividad en la actividad económica de la empresa.
5
-
2.1.1. Nota de pedido
6
2.1.2. Albarán
8
2.1.3. Factura
10
-
2.2. Documentos de las operaciones de cobro y pago
12
2.2.1. Cheque
12
2.2.2. Letra de cambio
13
2.2.3. Pagaré.
16
2.2.4. Recibo
17
-
2.3. Medios de Pago
17
- Gestión de aprovisionamiento
18
-
3.1. Valoración de existencias.
19
3.2. Volumen óptimo de pedido
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Compañiao:
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SO 9001
SC 54001
ISO-45005
Calle Tamborila, S/N - 47610 - Zaratán (Valladolid)
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2º Curso
Objetivos de la Unidad Didáctica
AI terminar Ia unidad didáctica habrás aprendido:
Conceptos y Teoría
- Qué funciones se llevan a cabo en relación a la facturación y la
tesorería.
- Cuáles son los principales documentos utilizados en la actividad económica de la
empresa.
Práctica
- Identificar las tareas que habremos de llevar a cabo en una empresa en relación a la
actividad económica.
- Distinguir los diferentes documentos utilizados en la actividad económica de la
empresa.
- Valorar el stock de la empresa.
- Planificar la gestión del aprovisionamiento.
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Gestión Administrativa en Empresas de Emergencias Sanitarias
Todas las empresas en el desarrollo de su actividad mantienen relaciones con clientes, proveedores, bancos, hacienda, etc. generando una gran cantidad de documentos, que debemos saber gestionar para tener un adecuado control de la documentación y que esta se convierta, no en un problema, sino en información útil.
Las principales funciones administrativas son facturación y tesorería, y el proceso que suele seguir la relación entre cliente y proveedor es el siguiente:
Documento
Registro
Archivo
Ilustración 1: Proceso administrativo.
Facturación
Cuando efectuamos compras: debemos comprobar que el albarán coincide con el pedido realizado y la mercancía recibida, y la factura coincide con el albarán.
- Facturas de proveedores: conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese momento se les asignan un número correlativo, de modo que se archivan por orden correlativo, por el número asignado. De esta forma podremos localizarlas al instante.
- Facturas de clientes: Una vez realizada la factura (cada factura debe tener un nº correlativo) y una vez contabilizada, se guarda correlativamente por el nº de factura en el archivador de facturas de clientes.
Las actividades a realizar en esta función son:
Tesorería
No basta con registrar las facturas tendremos que tener controladas las fechas de cobro y de pago para que no se produzcan desfases en la tesorería (descubiertos) y cumplir con nuestras obligaciones de pago.
Podemos hacer una previsión de Ios cobros y pagos futuros, generalmente en todas las facturas viene la fecha de vencimiento, fecha en la que se debe efectuar el cobro o el pago, en
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cuanto a otros pagos como las nóminas y las cotizaciones a la seguridad social deben abonarse a final de mes. Para los impuestos tenemos el calendario fiscal con las fechas de pago, etc.
A través de los documentos de caja y bancos registramos los cobros y los pagos una vez que se han efectuado. Los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada cuenta por fechas, resulta muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario. Los documentos a tratar en la función son:
- » Documentos de cobro a clientes (cheques, pagares, recibos, etc.)
- » Documentos de pago a proveedores (cheques, pagares, recibos, etc.)
- » Otros pagos: a personal, impuestos, Seguridad social, etc.
- » Documentos de caja y bancos.
Documentos Básicos en la Actividad Económica de la Empresa
Todas las empresas de forma continua compran y venden productos y/o servicios y a su vez los pagan y los cobran respectivamente. A los documentos que sirven de base a estas operaciones de compraventa y de cobro y pago, se les denomina documentos comerciales.
Los documentos comerciaIes son los comprobantes emitidos por escrito en los que se deja constancia de la operación realizada.
Estos documentos cumplen una función importante, sirven de medio de prueba de las operaciones realizadas.
El cliente solicita un bien o servicio y realiza el pedido
El vendedor entrega la mercacia y con ella el albarán de entrega
El vendedor emite la factura de la entrega realizada
El comprador paga el importe de la factura , en la forma convenida.
Una vez recibido el vendedor el pago, entregara al comprador como justificande de gapo un recibo
Ilustración 2: Fases administrativas del proceso de compra y venta.
- El Pedido
- El Albarán
- La Factura.
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Nota de Pedido
EI pedido es una solicitud escrita que realiza el cliente al proveedor, para que le sirva en las condiciones establecidas en el documento un producto o servicio.
Por lo general, en el pedido se especifican los siguientes elementos:
- Identificación del documento:
o
Número de pedido
o
Fecha del pedido.
- Identificación de las partes (comprador y vendedor)
o
Nombre
o
Domicilio
o
Teléfono
o
NIF
- Identificación de lo solicitado:
o
Nombre descriptivo de los artículos solicitados
o
Cantidad
o
Precio unitario
o
Importe total
- Condiciones del pedido:
Lugar y plazo de entrega
o
Quién corre con los gastos de envío
o
Forma de pago
- Firma de quien realiza el pedido.
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Modelo de Pedido
(Datos deI comprador)
Nombre
Domicilio
Teléfono
NIF
Nº de pedido
Fecha
(Datos deI proveedor)
Nombre
Domicilio
Teléfono
NIF
Código
Descripción
Cantidad
Precio
Importe
TotaI Pedido
IVA no incluido
(Condiciones deI pedido)
Lugar de entrega
Palazo de entrega
Portes por cuenta de
Forma de pago
Otras
Ilustración 3: Modelo de pedido.
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PEDIDO
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Albarán
EI aIbarán es un documento que emite el vendedor para detallar y justificar la entrega del producto o servicio al cliente.
El cliente, mediante su firma, reconoce haber recibido eI producto o servicio según se detaIIa en eI aIbarán, de modo que es un documento fundamental para el vendedor porque acredita el derecho de este a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
Por lo general, en el albarán se especifican los siguientes elementos:
- Identificación del documento:
o
Número de albarán
o
Fecha del albarán
- Identificación de las partes (comprador y vendedor)
o
Nombre
o
Domicilio
o
Teléfono
o
NIF
Identificación de lo entregado:
o
Número de pedido
o
Nombre descriptivo de los artículos
o
Cantidad
o
Precio unitario
o
Importe total
- Condiciones de la entrega:
o
Fecha de entrega
o
Quién corre con los gastos de transporte
o
Forma de pago
- Firma y sello del cliente.
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Modelo de Albarán
(Datos deI comprador)
Nombre
Domicilio
Teléfono
NIF
ALBARAN
Nº de AIbarán
Fecha
(Datos deI proveedor)
Nombre
Domicilio
Teléfono
NIF
Código
Descripción
Cantidad
Precio
Importe
Suma
IVA
TotaI AIbarán
(Condiciones de Ia entrega)
Fecha de entrega
Portes por cuenta de
Forma de pago
Otras
Ilustración 4: Modelo de albarán.
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Factura
La factura es un documento que emite el vendedor para acreditar jurídicamente la compraventa de productos o servicios. Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad, en ellas deberá recogerse el IVA. (requisitos exigidos RD 1619/2012, de 30 de noviembre).
El vendedor está obligado a conservar las facturas emitidas el tiempo que marca la ley como justificantes de las operaciones que realizan.
Tipos de Facturas
- Factura ordinaria: es la comun en las relaciones comerciales.
- Factura simplificada: sustituye a los tiques, que pierden vigor como justificantes de una compraventa, y contempla un contenido mínimo obligatorio.
- Factura rectificativa: se crea para corregir errores de alguna factura anterior.
- Factura recapitulativa: son agrupaciones de varias facturas en una que incluye las operaciones llevadas a cabo para el mismo cliente en el plazo de un mes.
- Factura proforma: indica la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante, pero detalla la oferta comercial.
- Factura electrónica: se crea por medios informáticos. Tiene la misma validez legal que una en papel.
En la factura se especifican los siguientes elementos:
- Identificación del documento:
o
Número y en su caso serie de la factura
o
Fecha de la factura
- Identificación de las partes (comprador y vendedor)
o
Nombre
o
Domicilio
o
Teléfono
o
NIF
- Identificación de la operación:
o
Nombre descriptivo de los artículos
o
Cantidad
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