Organización y Gestión del Área de Trabajo en Dietética, IES Mirasierra

GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO ASIGNADA EN LA UNIDAD O GABINETE DE DIETÉTICA

IES MIRASIERRA
UT3
GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS
ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO
ASIGNADA EN LA UNIDAD O GABINETE DE
DIETÉTICA
UNIDAD DE TRABAJO 3
UT-3
GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS
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ÍNDICE DE CONTENIDOS

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GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS
ÍNDICE
0 .- INTRODUCCIÓN
1 .- SISTEMAS DE ALMACENAJE: VENTAJAS E INCONVENIENTES. CONTROL DE ALMACEN.
1.1 .- FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE ALMACENAJE
1.2 .- TIPO DE ALMACENES
1.2.1 .- SEGÚN LA CANTIDAD DE MATERIAL
1.2.2 .- SEGÚN EL TIPO DE PRODUCTOS A ALMACENAR
1.2.3 .- SEGÚN SU FUNCIONAMIENTO
2 .- CLASIFICACIÓN DE MEDIOS MATERIALES SANITARIOS: CRITERIOS.
2.1 .- CLASIFICACIÓN EN FUNCIÓN DEL USO Y DURACIÓN DE LOS BIENES.
2.1.1 .- MATERIAL FUNGIBLE.
2.1.2 .- MATERIAL INVENTARIABLE.
2.2 .- CLASIFICACIÓN ABC.
2.2.1 .- PRODUCTOS DE CATEGORÍA "A".
2.2.3 .- PRODUCTOS DE CATEGORÍA "B"
2.2.2 .- PRODUCTOS DE CATEGORÍA "C".
2.3 .- CLASIFICACIÓN SEGÚN LAS CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO:
2.3.1 .- CON CONDICIONES ESPECIALES DE ALMACENAMIENTO
2.3.2 .- SIN CONDICIONES ESPECIALES DE ALMACENAMIENTO
2.4 .- CLASIFICACIÓN SEGÚN SU PELIGROSIDAD O RIESGO
2.4.1 .- MATERIALES PELIGROSOS
2.4.2 .- MATERIALES NO PELIGROSOS
3 .- MÉTODOS DE VALORACIÓN DE EXISTENCIAS
3.1 .- VALORACIÓN DE LAS SALIDAS Y EXISTENCIAS
3.1.1 .- Método FIFO (First in, first out)
3.1.2 .- Método LIFO (Last in, first out)
3.1.3 .- Método PMP (Precio medio ponderado)
4 .- ELABORACIÓN DE FICHAS DE ALMACÉN
5 .- INVENTARIOS: CLASIFICACIÓN Y ELABORACIÓN
5.1 .- INVENTARIO ANUAL O SEMESTRAL
5.2 .- INVENTARIO ROTATIVO.
5.3 .- INVENTARIO PERMANENTE.
5.4 .- METODOLOGÍA JIT (JUST IN TIME) O INVENTARIO 0.
6 .- PLAN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS E INSTRUMENTACIÓN
6.1 .- IMP (Inspección y mantenimiento preventivo)
6.2 .- IMC (Inspección y mantenimiento correctivo)
7 .- NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE EN ALMACENES DE LOS CENTROS SANITARIOS
7.1 .- SEÑALES DE PROHIBICIÓN
7.2 .- SEÑALES DE ADVERTENCIA
7.3 .- DE OBLIGACIÓN
7.4 .- SEÑALES DE EVACUACIÓN Y SALVAMENTO O SOCORRO
7.5 .- SEÑALES DE LUCHA CONTRAINCENDIOS, DE EXTINCIÓN.
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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS

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0 .- INTRODUCCIÓN
Un hospital o cualquier otro instrumento de asistencia sanitaria puede considerarse como una
empresa, ya que ofrece unos servicios y obtiene unos beneficios por ello. Estas
infraestructuras sanitarias utilizan y consumen a diario mercancías de diversos tipos,
medicamentos, lencería, documentación, etc.
Por todo, se necesita almacenar los artículos sanitarios de una forma coherente y racional para
que puedan funcionar correctamente los centros sanitarios y se garantice el desarrollo de la
actividad asistencial.
Comprar, almacenar, y suministrar son actividades propias de cualquier empresa y deben estar
coordinadas para que no se produzca ningún fallo en la asistencia a los pacientes.
Las funciones de almacenamiento, distribución, conservación y abastecimiento garantizan la
calidad de la asistencia sanitaria. El objetivo de la empresa sanitaria es la asistencia al paciente.
Para cumplirlo nunca se puede quedar sin materiales o productos esenciales para este fin.
La gestión de existencias consiste en realizar una relación pormenorizada de todos y cada uno
de los productos que se necesita tener en un almacén para su uso o consumo. Las necesidades
tienen que estar cubiertas sin que exista deficit en los almacenes.
El coste siempre tiene que ser el menor posible para la empresa. La tendencia es intentar
reducir los costes del almacén, sobre todo en los grandes hospitales
Para controlar y valorar las existencias se utilizan diferentes métodos, aunque en el ámbito de
las empresas de servicios sanitarios se recomienda el método del PRECIO MEDIO PONDERADO.
El PRECIO MEDIO PONDERADO (PMP) es un método de valoración en contabilidad que
se obtiene al realizar un cálculo del valor medio de las existencias que había al inicio y
de las entradas ponderadas según sus cantidades.
El precio medio ponderado es un método de valoración de existencias muy común.
Para hacer el cálculo se debe sumar el precio de cada bien y multiplicarlo por el número
de bienes para, después, dividirlo entre el total de bienes. De este modo, se calcula el
precio medio y se conoce el valor de todos los productos que hay en el almacén.
Todos los almacenes sanitarios deben ser independientes del resto de instalaciones del centro
y estar perfectamente separado de ellas, con las señalizaciones adecuadas.
El diseño de los almacenes deberá permitir la separación de los distintos medicamentos y
productos sanitarios, dando a cada uno las condiciones que necesite dependiendo de sus
exigencias de almacenado y teniendo en cuenta la naturaleza del producto.
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SISTEMAS DE ALMACENAJE Y CONTROL

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Los Servicios de Salud de las Comunidades Autónomas están poniendo en marcha programas
de gestión de mejora de la logística sanitaria, sobre todo en lo referente a la adquisición del
material sanitario y a las relaciones con los proveedores.
La gestión de existencias e inventarios comprende la clasificación de distintos materiales,
métodos de valoración y control de existencias, planes de mantenimiento de equipos y
normas de seguridad e higiene.
1 .- SISTEMAS DE ALMACENAJE: VENTAJAS E INCONVENIENTES. CONTROL DE
ALMACEN.
Los almacenes son unidades de gestion dinámicas y portadoras de una información esencial
para establecer una política de suministros en cualquier centro sanitario.
Se define el almacén como el lugar o espacio físico donde se encuentran un conjunto de
mercancías o stocks de diversa índole que tiene una empresa en espera de su utilización
posterior.
Los STOCKS DE PRODUCTOS O MATERIASse pueden crear para:
Servir a los clientes sin sufrir demoras.
" Mantener la continuidad del proceso productivo sin que se produzcan
interrupciones en la actividad empresarial cuando no exista seguridad de cómo
va a evolucionar la demanda, o cuando no se sepan los plazos de entrega de
los proveedores.
La cadena de suministro tiene que funcionar correctamente.
v Las empresas necesitan tener un sistema de estudio de las entradas y salidas
del almacén, estando en equilibrio.
v La carencia de mercancías en el almacén puede ocasionar daños a terceros por
el desabastecimiento.
V La existencia de stocks excesivos supone para la empresa unos costes de
mantenimiento y conservación, costes del capital invertido, seguros, etc.
innecesarios.
Las EXISTENCIAS son aquellos bienes que el centro sanitario necesita almacenar para ofrecer
sus servicios. Las existencias son un concepto cuantitativo, se refiere al número de unidades de
cada artículo.
Las existencias se pueden analizar desde punto de vista económico (valor) y desde el punto de
vista físico (productos).
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ANÁLISIS DE EXISTENCIAS

En el primer caso, este concepto se refiere al dominio o posesión y se expresa en los
términos económicos de coste financiero e inmovilizado.
Desde el punto de vista físico, estaría el almacén y se expresará por medio de
conceptos tales como custodia, almacenamiento, etc.
Las EXISTENCIAS se pueden definir como los bienes tangibles (medicamentos, ropa de cama
"lencería", reactivos, impresos, documentales) con posibilidad de ser almacenados, que se
adquiere a terceros (en el exterior) para garantizar la continuidad en la prestación del servicio.
Cuando nos referimos al STOCK, generalmente, lo consideramos como una globalización de
todos los materiales o productos almacenados; aunque no debemos olvidar que cada artículo
es una unidad diferenciada e independiente del resto y se gestiona de forma individual.
El STOCK ECONÓMICO O ADMINISTRATIVO, es el conjunto de productos en posesión de la
empresa y que pueden estar en puntos fijos, en tránsito o de camino. Su función es regular la
cadena logística para que el flujo de materiales, a lo largo de la misma, sea lo más continuo y
estable posible.
El STOCK FÍSICO está formado por productos, son propiedad de la empresa, necesitan espacio
físico en el almacén y medios para su manipulación. El stock físico también tiene un valor
económico que hay que gestionar.
Es necesario tener un buen control sobre las entradas y salidas del almacén, ya que, la
escasez de mercancías puede dar lugar a pérdidas en la prestación del servicio, pero, además,
el exceso de productos elevará los costes de mantenimiento de éstos.
1.1. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE ALMACENAJE

• Solicitar a los proveedores los distintos artículos dependiendo de las necesidades.
• Recepcionar, comprobar y registrar las mercancías recibidas. Si un artículo no
  cumple las condiciones se devuelve y se repone.
• Supervisar que los materiales registrados estén acondicionados, protegidos y
  conservados en estado óptimo.

Gestionar correctamente el stock revisando los productos para que no caduquen
ni se deterioren.

• Realizar un control de entradas y salidas exhaustivo para así llevar un control de lo
  que se consume y lo que se estima consumir.
• Diseñar, cumplimentar y archivar toda la documentación que se genera de los
  procesos anteriores.
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TIPOS DE ALMACENES

1.2. TIPO DE ALMACENES
1.2.1. SEGÚN LA CANTIDAD DE MATERIAL

ALMACENES CENTRALES

Por sus dimensiones almacenan material de todo tipo. La mayoría es material
de oficina. Sirven a un número importante de centros de una Comunidad
Autónoma o de una provincia.

ALMACENES GENERALES O COMPLETOS DE UN CENTRO SANITARIO

Se almacenan en ellos todos los suministros que son necesarios para que un
centro sanitario de dimensiones grandes funcione correctamente en un
tiempo determinado.

ALMACENES PEQUEÑOS DE CONTROL GARANTIZADO

Se encuentran en las plantas o servicios con una cantidad pequeña de
productos. Se llega a un acuerdo con los proveedores para que no exista
desabastecimiento.

ALMACENILLOS

Almacenes pequeños que se encuentran en las consultas y en los que se
almacena pequeñas cantidades de productos para el servicio diario.
1.2.2. SEGÚN EL TIPO DE PRODUCTOS A ALMACENAR

ALMACENES DE COMIDAS

Se almacenan productos perecederos en distintas condiciones según el tipo de
alimento.

ALMACENES DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS/DIETÉTICOS

Se almacenan medicamentos y productos dietéticos que necesite el centro
sanitario.

ALMACENES DE LENCERÍA

En él se encuentra la ropa utilizada en el hospital (de cama y aseo) además de
la ropa del personal.
Suele ser uno por planta.
1.2.3. SEGÚN SU FUNCIONAMIENTO

ALMACENES CERRADOS

Existe un control exhaustivo de las entradas y salidas de cada uno de los
productos. Supone un gran gasto de instalación y el acceso es restringido
(personal autorizado).
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