Tratamiento de la Documentación Contable para Gestión Administrativa

DOCUMENTOS CONTABLES

Las Escrituras y los Estatutos Sociales

Existen dos formas de llevar a cabo una actividad empresarial. Podemos realizar esta actividad por nuestra propia cuenta y riesgo o mediante la creación de una sociedad. La creación de una sociedad se realiza mediante escritura de constitución y da lugar al nacimiento de una nueva persona; en este caso, una persona jurídica.

La escritura de constitución es el documento en el que los socios expresan su intención de crear una sociedad. Es, por tanto, un contrato que obliga a los socios a cumplir una serie de obligaciones; entre ellas, la más importante es la de aportar su parte del capital en la empresa.

Una vez se firma ante notario, se crea la sociedad, debiendo el administrador llevar dicha escritura al Registro Mercantil para que se registre su creación y, por tanto, dando publicidad de la misma. En la escritura de constitución se especifican las aportaciones de los socios y los estatutos.

Los estatutos son las reglas de funcionamiento de la sociedad, determinan su funcionamiento y sirven de referencia para resolver conflictos entre los socios.

Nuestro Derecho define a la persona jurídica como una institución que es sujeto de derechos y obligaciones, que ejerce por medio de un representante. Todas las sociedades anónimas y limitadas son personas jurídicas.

Los elementos que determinan los estatutos son:

• La administración de la sociedad, pudiendo establecer un solo administrador, varios administradores o un consejo de administración.

En las empresas de mayor tamaño se debe crear un consejo de administración, que se encargará de la toma de decisiones más relevantes y cederá la gestión del día a día a una persona u órgano ejecutivo de dirección.

• Normas para la disolución y liquidación.
• Estructura y cuantía del capital y las reservas.
• Clases de acciones o participaciones sociales y sus privilegios.
• Fijación de mayorías reforzadas en acuerdos de especial importancia a adoptar en los consejos o en las juntas de socios.

Es importante dejar claro que la creación de una sociedad no implica que necesariamente exista más de un socio. La normativa española permite la creación de sociedades unipersonales, siempre que se haga constar en su denominación social. Esto no implica que se pueda prescindir de las formalidades anteriores: deben otorgar escritura de constitución y proceder a su registro en el Registro Mercantil de igual forma que las demás. Los únicos empresarios excluidos de esta obligación son los empresarios individuales, que actúan bajo su cuenta y riesgo, es decir, como persona física sujeta a IRPF.

OBLIGACIONES CONTABLES DE LOS EMPRESARIOS

Todas las empresas y empresarios están obligados a llevar la contabilidad y una serie de libros. Estos libros dependerán, en primer lugar, de la forma jurídica de la empresa y en segundo lugar, del régimen fiscal concreto a que esté sometida dicha empresa.

Obligaciones contables de las personas físicas (sujetas al IRPF)

Se consideran personas físicas los empresarios individuales, las comunidades de bienes y las sociedades civiles. Las actividades económicas que pueden desarrollar se dividen en:

a) Actividades mercantiles sometidas al Código de Comercio:

1TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE - 2° GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Régimen de estimación directa:

• Modalidad normal.
• Modalidad simplificada.

• Régimen de estimación objetiva.

b) Actividades no mercantiles: agrícolas, profesionales, deportivas y de artistas.

• Actividades agrícolas, deportivas y de artistas en régimen de estimación directa, modalidades normal y simplificada.
• Actividades agrícolas en régimen de estimación objetiva.
• Actividades profesionales en régimen de estimación directa, modalidades normal y simplificada.

Libros obligatorios para personas físicas:

Actividades mercantiles en régimen de estimación directa normal

Legislación mercantil Legislación fiscal Libro Diario Libro Diario Libro de Inventarios y Cuentas anuales Libro de Inventarios y Cuentas anuales Libros de IVA

Actividades mercantiles en régimen de estimación directa simplificada

Legislación mercantil Legislación fiscal Libro Diario Libro registro de ventas e ingresos Libro de Inventarios y Cuentas anuales Libro registro de compras y gastos Libro registro de bienes de inversión Libros de IVA

Actividades mercantiles en régimen de estimación objetiva

Legislación mercantil Legislación fiscal No es necesario llevar libros de ingresos y gastos, aunque es obligatorio conservas las facturas emitidas y recibidas de forma ordenada y los justificantes de los módulos aplicados. Libro registro de bienes de inversión (únicamente aquellos que deduzcan amortizaciones por sus elementos de activo) Libro registro de ventas e ingresos (por las acti- vidades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones)

Las actividades no mercantiles no tienen libros obligatorios según la legislación mercantil; sin embargo, sí deben cumplir con las obligaciones de registro fiscales.

Obligaciones contables de las personas jurídicas (sujetas al IS)

Se consideran personas jurídicas las corporaciones, asociaciones y fundaciones de interés público reconocidas por la ley, así como las sociedades de interés particular, sean civiles, mercantiles o industriales, a las que la ley conceda personalidad propia, independiente de la de cada uno de sus asociados.

Todas las sociedades mercantiles deben llevar:

• Libro Diario.
• Libro de Inventarios y Cuentas anuales.
• Libro o libros de actas.
• Libros de IVA (cuando les corresponda).

Además de estos libros obligatorios para todas las sociedades mercantiles, según el tipo de sociedad llevarán los siguientes libros adicionales:

• Sociedades de responsabilidad limitada, sociedades limitadas laborales y sociedades de garantía recíproca: libro registro de los socios.
• Sociedades de responsabilidad limitada unipersonal: libro registro de la sociedad.

2TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE - 2° GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Sociedades anónimas, sociedades anónimas laborales y sociedades comanditarias por acciones (en caso de que la sociedad posea acciones nominativas): libro registro de acciones nominativas.

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y libro Diario.

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán solventarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables.

Obligaciones contables de todo empresario respecto al IVA

Los sujetos pasivos de IVA deben:

• Llevar contabilidad y los registros que se establezcan.
• La contabilidad debe permitir determinar de forma precisa el IVA repercutido [cuenta (477)] y el IVA soportado [cuenta (472)].
• Registrar todas las operaciones realizadas, dentro de los plazos establecidos para la liquidación y el pago del impuesto.

Libros registro relativos al IVA.

• Libro registro de facturas expedidas: recoge facturas y documentos sustitutivos expedidos.
• Libro registro de facturas recibidas: recoge facturas recibidas, documentos de aduanas por los bienes importados y las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo, adquisiciones intracomunitarias e inversión del sujeto pasivo.
• Libro registro de bienes de inversión: para sujetos pasivos que deben practicar la regularización de deducciones por los bienes de inversión.
• Libro registro de operaciones intracomunitarias: recoge las transferencias y adquisiciones intracomunitarias de bienes y, desde el 1 de enero de 2010, también las prestaciones de servicios.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS LIBROS CONTABLES

Libro de Inventarios y Cuentas anuales

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

El libro de Inventarios se compone de:

A) Balance inicial detallado de la empresa; es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Este debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior.

B) Balance de comprobación de sumas y saldos: presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor.

C) Inventario de cierre: comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo.

3TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE - 2° GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa, junto con su precio y valor total.

D) Cuentas anuales. Las cuentas anuales comprenden: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

• El Balance de situación comprenderá, con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
• La Cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos, excepto cuando proceda su imputación directa al patrimonio neto. Los ingresos y los gastos se clasificarán de acuerdo con su naturaleza, y se distinguirán los resultados de explotación de los que no lo son.
• Estado de cambios en el patrimonio neto, que tiene dos partes: La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
• El Estado de flujos de efectivo pone de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros (origen) y los pagos (destino) realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. Este estado de flujos de efectivo no es obligatorio para las empresas que puedan formular modelos abreviados de cuentas anuales.
• La Memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

Libro Diario

El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Las operaciones se contabilizarán mediante asientos contables, por orden cronológico, según se vayan produciendo. Para saber el orden de las anotaciones, se atenderá a la fecha de la factura, la fecha de la anotación bancaria, etc. según el documento a contabilizar.

Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

Libro Mayor

El libro Mayor recoge todos los movimientos de una cuenta que se han anotado previamente en el libro Diario. En el libro Diario se contabilizan todas las operaciones cronológicamente en forma de asiento contable, y posteriormente se crea una ficha por cada cuenta contable, que transcribe todos sus movimientos, formando el libro Mayor.

El libro Mayor es un conjunto de fichas de cada cuenta contable, y en cada una de ellas aparece la fecha del movimiento, el número de registro, la contrapartida, la valoración en el debe o en el haber y el saldo.

A diferencia del libro Diario, el libro Mayor no es un libro obligatorio; sin embargo, es muy útil para saber, por ejemplo, el dinero efectivo que hay en caja, cuánto se debe a un proveedor, etc. En la ficha de caja o en la ficha de ese proveedor, se conocería su saldo automáticamente.

Otros documentos y libros contables

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