Servizi e Strumenti a Supporto della Collaborazione Online

DEFINIZIONI

Cloud e tecnologia mobile sono strumenti che, se ben usati, possono supportare e migliorare molti aspetti delle nostre attività giornaliere, soprattutto in ambito scolastico o lavorativo; ci consentono di:

• comunicare in tempo reale tramite VoIP e programmi di messaggeria istantanea (IM);
• scambiare file;
• lavorare con altri sullo stesso file;
• conservare file su un server remoto accessibile da tutti i collaboratori.

Se vuoi svolgere questo tipo di attività devi avvalerti di appositi servizi e specifici strumenti.

Servizi e strumenti per la collaborazione online

• Crei un file sul PC di casa; devi portarlo a scuola o in ufficio ma dimentichi la chiavetta USB.
• Hai creato più copie di uno stesso documento e ora non sai qual è la versione che avevi scelto come definitiva.
• Si rompe o perdi lo smartphone, il tablet o il computer portatile.

Servizi di collaborazione online: cloud e dispositivi mobili

Per risolvere questi e altri problemi del genere è nato il cloud (termine inglese che significa "nuvola") e, cioè, uno spazio di archiviazione personale accessibile in qualsiasi momento e in ogni luogo, utilizzando semplicemente uno smartphone, un tablet, il computer portatile o un PC connesso a Internet.

Strumenti di collaborazione online

Il cloud e i device mobili ad esso collegati permettono di utilizzare molti strumenti:

• applicazioni di produttività (videoscrittura, fogli di calcolo, presentazioni e così via);
• media sociali, come Facebook e Twitter;
• calendari online, molto utili per pianificare il lavoro;
• videoconferenze tramite cui parlare a distanza con collaboratori che usano un dispositivo connesso a Internet e il tuo stesso applicativo;
• ambienti di apprendimento online che permettono di seguire corsi senza doversi recare fisica- mente presso il luogo in cui vengono erogati.

Cosa ti consentono di fare? A seconda della tipologia, potrai:

• accedere a risorse condivise, come amministratore (se condividi un documento, puoi, ad esempio, scriverlo e leggerlo) o come utente (puoi solo leggerlo). Si parla, in questo caso di multi accesso o utenti multipli;
• accedere al documento condiviso contemporaneamente ad altri utenti (accessi concorrenti); SERVIZI E STRUMENTI A SUPPORTO DELLA COLLABORAZIONE ONLINE | 5 3
• modificare il documento condiviso, in tempo reale, assieme ad altri utenti connessi (utilizzo in real time);
• accedervi da tutte le parti del mondo! Basta che tu abbia un device e una connessione a Internet.

Vantaggi della collaborazione online

Riesci a comprendere quali siano i concreti vantaggi che questo sistema assicura?

• Riduzione dei costi: non è più necessario stampare e scambiarsi (magari per posta ordinaria) le bozze di un documento o fare grandi tragitti per fare una riunione importante; di certo, spendi meno se mandi un messaggio per mail o chat, invece di chiamare al telefono.
• Semplificazione delle comunicazioni: e-mail e messaggistica istantanea ti consentono di invia- re il tuo messaggio in ogni momento, anche se il tuo interlocutore non è disponibile o non può rispondere subito.
• Organizzazione del lavoro: usando calendari e cloud, è possibile coordinare gli impegni di un gruppo di lavoro, anche a distanza.
• Lavorare in mobilità: non c'è più bisogno di essere in ufficio e davanti a una scrivania per svolgere attività; basta essere connessi.

Rischi della collaborazione online

L'unico rischio tecnico è che, per motivi indipendenti dalla volontà dei collaboratori, ci sia un'interruzione del servizio di connessione: se non si accede a Internet, non si può lavorare. Quando siamo connessi, dobbiamo valutare diversi altri tipi di rischi; ne parliamo diffusamen- te nel modulo dedicato all'IT Security. Vediamo quelli più attinenti al discorso che stiamo facendo, indicando le buone prassi cui attenersi per ridurli al minimo.

Rischi Buone prassi Accesso ai file condivisi di persone non autorizzate.

• Proteggere i dati di accesso
• Non lavorare su dispositivi usati da più utenti
• Effettuare sempre il log-out dai servizi al termine della sessione di lavoro.

Lavorando a più mani su un documento, è possibile che un collaboratore danneggi il lavoro altrui. Controllare frequentemente lo stato di avanzamento del lavoro, indicando sempre l'ultima revisione. Se il dispositivo di uno dei collaboratori è infettato da maleware, può danneggiare quelli degli altri, comportando malfunzionamenti o furti di dati an- che personali (furto di identità). Installare e aggiornare un buon antivirus e il firewall sul dispositivo utilizzato per lavorare con altri. DEFINIZIONI | 6

Il cloud

Nel tuo PC hai l'hardware e il software necessario per creare, elaborare, salvare e recuperare file; se lo inserisci in una rete locale (LAN) con altri PC, aumenterai la capacità di elaborazione, archiviazione e recupero. Se, con i tuoi collaboratori, decidi di collegarti al cloud, tramite Internet, potrai svolgere que- ste (e altre) operazioni utilizzando hardware e software remoti (non installati sul tuo PC) che assicurano elevate performance.

NOTA Le società che offrono questo servizio sono dette provider di servizi cloud e, in genere, addebitano il costo in base all'utilizzo, in modo analogo alle spese domestiche per acqua o elettricità. Qui troverai alcuni consigli per scegliere quello più adatto alle tue esigenze.

Diversi usi del cloud

Anche se non te ne rendi conto, probabilmente stai usando qualche tipo di cloud anche adesso. Se usi un servizio online per inviare posta elettronica, modificare documenti, guardare film o programmi TV, ascoltare musica, giocare oppure archiviare immagini o altri file, è probabile che tutto questo sia possibile grazie al cloud computing, che agisce dietro le quinte. I primi servizi di cloud risalgono a una decina di anni fa, ma già molte organizzazioni, dalle piccole startup alle multinazionali, dagli enti pubblici alle organizzazioni no profit, stanno adottando questa tecnologia per i motivi più vari. Ecco alcune delle attività che puoi svolgere con il cloud:

• Creare nuovi servizi e app.
• Archiviare i dati ed eseguirne il backup e il ripristino.
• Ospitare siti Web e blog.
• Trasmettere in streaming audio e video.
• Fornire software on demand.
• Analizzare i dati per ricavarne modelli ed eseguire stime.

ATTENZIONE Quando ci si riferisce ai servizi connessi alla gestione e all'archiviazione di dati, si parla di cloud storage. Negli altri casi, di cloud computing. La distinzione, utile sul piano didattico, è artificiosa, perché quasi sempre i servizi offerti sono integrati.

Principali vantaggi del cloud

• Costo. Non serve acquistare hardware e software o configurare e gestire data center locali, che richiedono server, elettricità 24 ore su 24 ed esperti IT per la gestione dell'infrastruttura. IL CLOUD | 7
• Velocità di approvvigionamento. La maggior parte dei servizi viene fornita in modalità self-ser- vice e on demand: un utente può acquisire anche grandi quantità di risorse di calcolo in pochi minuti. Pianificare questo aspetto del lavoro non è più indispensabile.
• Scalabilità globale. Superando i limiti legati al software e all'hardware del dispositivo con- nesso, il sistema è capace di espandersi per gestire carichi di lavoro flessibili o nuove fun- zionalità.
• Produttività. Se una azienda volesse crearsi un proprio data center, dovrebbe avere a di- sposizione molto spazio e, soprattutto, impiegare un team IT per la configurazione di hardware, applicazione di patch software e altre attività di gestione IT; sono tutte attività dispendiose in termini di tempo. Il cloud consente di eliminare molte di queste attività, consentendo ai team IT di dedicarsi ad attività aziendali più importanti.
• Prestazioni. I più grandi servizi di cloud vengono eseguiti su una rete mondiale di data center sicuri, aggiornati regolarmente, veloci ed efficienti, con indubbi vantaggi rispetto a un data center domestico o aziendale.
• Affidabilità. Il cloud aumenta la semplicità e riduce i costi di backup dei dati, ripristino di emergenza e continuità aziendale.

I diversi servizi di cloud: IaaS, PaaS, SaaS

Possiamo organizzare i più diffusi servizi di cloud in tre categorie:

• infrastruttura distribuita (IaaS, Infrastructure as a Service),
• piattaforma distribuita (PaaS, Platform as a Service),
• software (SaaS, Software as a Service).

NOTA Queste tre categorie sono basate una sull'altra; per definire questa continuità, si parla di stack.

IaaS, Infrastructure as a Service

Si tratta della categoria più basica: in questo caso, affitti da un provider l'infrastruttura IT, ovvero server e macchine virtuali (VM), risorse di archiviazione, reti e sistemi operativi; in definitiva, tramite il Web, utilizzi programmi che non sono installati sul tuo PC o sulla LAN cui è collegato pagherai i servizi in base al consumo. Le attività tipiche che le organizzazioni possono svolgere con una soluzione IaaS includono:

• Test e sviluppo. I team possono configurare e smantellare rapidamente ambienti di test e sviluppo, introducendo nuove applicazioni sul mercato in tempi più rapidi.
• Hosting di siti Web. Tramite una soluzione IaaS, l'esecuzione di siti Web può risultare meno costosa rispetto all'hosting Web tradizionale. DEFINIZIONI | 8
• Archiviazione, backup e ripristino. Le organizzazioni evitano gli esborsi di capitale per le ri- sorse di archiviazione e la complessità di gestione di queste risorse, che in genere richiede personale esperto in grado di gestire i dati e soddisfare i requisiti legali e di conformità.
• App Web. Il modello IaaS fornisce tutta l'infrastruttura per supportare le app Web. Le orga- nizzazioni possono distribuirle rapidamente e in maniera scalabile, quando la richiesta per le app non è prevedibile.
• HPC (High Performance Computing). Il calcolo di tipo High Performance Computing (HPC) aiuta a risolvere problemi complessi che coinvolgono milioni di variabili o calcoli. Alcuni esempi includono le simulazioni di terremoti, previsioni meteorologiche e delle condizioni climatiche, modellazione finanziaria e valutazione delle progettazioni dei prodotti.
• Analisi di Big Data. "Big Data" è un termine di uso comune per indicare set di dati di di- mensioni molto grandi che contengono tendenze, associazioni e modelli potenzialmente preziosi. Le operazioni che consentono di estrapolare dai dati questi modelli richiedono un'enorme quantità di potenza di elaborazione, che viene offerta a un costo conveniente dalle soluzioni IaaS.

PaaS, Platform as a Service

A questo livello, il provider non offre singoli servizi ma una vera e propria piattaforma per lo sviluppo, il test, la distribuzione e la gestione di applicazioni software. Una soluzione PaaS è progettata per consentire agli sviluppatori di creare in modo più semplice e rapido app Web o per dispositivi mobili, senza doversi preoccupare della configurazione o della gestione dell'in- frastruttura di server sottostante, della rete di archiviazione e dei database necessari per lo sviluppo. Le organizzazioni usano il modello PaaS in questi contesti:

• Framework di sviluppo. Il modello PaaS fornisce un framework su cui gli sviluppatori si pos- sono basare per sviluppare o personalizzare applicazioni basate sul cloud. In modo analo- go a come crei una macro di Excel, una soluzione PaaS consente agli sviluppatori di creare applicazioni usando componenti software integrati. Funzionalità cloud come scalabilità, disponibilità elevata e capacità multi-tenant sono incluse, per ridurre la quantità di codice che gli sviluppatori devono scrivere.
• Analisi o business intelligence. Gli strumenti forniti come servizio con una soluzione PaaS consentono alle organizzazioni di analizzare i dati ed eseguire operazioni di data mining, individuando informazioni approfondite e modelli e prevedendo i risultati per migliorare le previsioni, le decisioni in materia di progettazione dei prodotti, il ritorno sugli investi- menti e altre decisioni aziendali.
• Servizi aggiuntivi. I provider possono offrire altri servizi che migliorano le applicazioni, come flusso di lavoro, directory, sicurezza e pianificazione. IL CLOUD | 9