Guía de Aprendizaje: Áreas Funcionales de la Empresa en Inacap

Áreas funcionales de la empresa

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Unidad 2: Áreas funcionales de la empresa 2 Dirección de Planificación y Desarrollo Online - INACAP Online Universidad Tecnológica de Chile - INACAP www.inacap.cl Santiago de Chile

Equipo de Autoría

Experto Disciplinar: Diego Pinto Merino Diseñador Instruccional: Jessica Rebolledo Editor de Contenidos: Gustavo Puebla Diseñador Gráfico: Jorge Escobar Febrero, 2018. Propiedad de INACAP Versión: 2.0 (02/2018) Palabras claves: producción, empresa, personas, finanzas, área FOLIO: ADN-O2018-ADSP01-GA _Guía de aprendizaje3

Presentación de la unidad

Por lo general, y sin importar si es pequeña, mediana o grande, una organización desarrolla un sinnúmero de actividades. Para conseguir sus propósitos, debe desarrollar, al menos, las siguien- tes actividades básicas: fabricar un bien o desarrollar un servicio; comercializarlo; obtener fondos para los procesos productivos u operativos; controlar los beneficios obtenidos, y administrar las personas en sus cargos. Estas actividades son conocidas como áreas funcionales de la empresa, incluso cuando hablamos de un pequeño emprendimiento, en el cual vemos que el emprendedor es quien realiza todas estas actividades. El tamaño de estas áreas, su denominación y la cantidad de personas que trabajan en ellas, varían de acuerdo con las características y necesidades de cada organización.

Hoy en día, y producto del avance de la tecnología, se hace imprescindible para las empresas que buscan mantenerse vigentes en un mercado altamente competitivo, integrar las diferentes funcio- nes, a través de sistemas integrados de gestión, por medio de herramientas computacionales que permitan gestionar el negocio en cada una de sus áreas funcionales como un todo integrado, y que disminuyan al mínimo los tiempos para la toma de decisiones.

Es por ello que en esta unidad, llamada "Áreas funcionales de la empresa", se revisarán temas relacionados con el nacimiento y desarrollo de las áreas funcionales.

¡Mucho éxito!

Tema 1. Áreas funcionales de la empresa

Para introducirnos al tema, debemos tener conciencia de que si bien, en la mayoría de las ocasio- nes, hablamos de áreas funcionales por la necesidad de cumplir con ciertas funciones, también hay circunstancias en las que la departamentalización se genera por necesidades geográficas.

Un ejemplo de esto último es la Compañía Cervecerías Unidas, que tiene sus oficinas comerciales en Vitacura 2670, Las Condes, y su fábrica en Avenida Eduardo Frei Montalva 8000, Quilicura, por grupo de clientes o por producto.

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Presidente Comercialización (marketing) Personal Compras Finanzas Región occidente Región suroeste Región centro Región sureste Región este Personal Ingeniería Producción Contabilidad Ventas Figura 1. Áreas funcionales por zona geográfica. Fuente: Koontz et al. (2012).

Presidente Asistente Personal Comercialización (marketing) Ingeniería Producción Finanzas Investigación de mercado Administración de la ingeniería Planeación de producción Planeación financiera Planeación de la comercialización Diseño preliminar Ingenieria industrial Presupuestos Plubicidad y promoción Ingeniería eléctrica Ingenieria de producción Contabilidad de costos Administración de ventas Ingeniería mecánica Compras Utillaje Estadísticas y procesamiento de datos Ventas Ingeniería hidráulica Producción general Empaque Control de calidad Figura 2. Áreas funcionales por funciones. Fuente: Koontz et al. (2012).

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Tema 2. Áreas funcionales por funciones

Las áreas funcionales representan las principales funciones de una empresa u organización, y su destino es cumplir con la "visión integrada de la empresa". Estas nacen y se adaptan según las necesidades que la organización tenga, por lo que no existe una fórmula para definir qué áreas funcionales deben estar presentes y cuáles no.

Finanzas Otras Producción Áreas funcionales Integración de las funciones Marketing y ventas Recursos humanos Figura 3. Áreas funcionales de la empresa. Fuente: elaboración propia (2018).

2.1. Las finanzas

Área que se preocupa de la obtención de los fondos que requiere la empresa, además de distribuir y administrar esos fondos entre los diversos activos, plazos y fuentes de financiamiento, con el objetivo de maximizar el valor económico de la empresa.

Todas las funciones de las finanzas se basan, a su vez, en dos funciones principales:

• Función de inversión.
• Función de financiamiento.

Estas funciones son opuestas, pero, a la vez, complementarias: por ejemplo, si depositamos dinero en una cuenta bancaria, estaremos invirtiendo dinero (inversión) y, a la vez, el banco estaría finan- ciándose (financiamiento). Y, por otro lado, si obtenemos un crédito del banco (financiamiento), el banco estaría invirtiendo (inversión).

Una operación financiera siempre puede ser entendida desde dos puntos de vista diferentes pero complementarios: desde el punto de vista de la inversión y desde el punto de vista del financia- miento.

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2.1.1. Inversiones

La función de inversiones por parte de finanzas consiste en:

• Buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa, tales como la creación de nuevos produc- tos, adquisición de activos, ampliación del local, compra de títulos o acciones, etc.
• Evaluar dichas opciones de inversión, teniendo en cuenta cuál presenta una mayor rentabilidad y cuál permi- te recuperar el dinero en el menor tiempo posible. Asimismo, evaluar si contamos con la capacidad financiera suficiente para adquirir la inversión, usando capital propio, o si contamos con la posibilidad de poder acceder a alguna fuente externa de financiamiento.
• Seleccionar la opción más conveniente para nuestro negocio.

La búsqueda de opciones de inversión se da cuando:

• Queremos hacer crecer el negocio, por ejemplo, al adquirir nuevos activos, nueva maquinaria, lanzar nuevos productos, ampliar el local, comprar nuevos locales, etc.
• Contamos con exceso de liquidez (dinero en efectivo que no vamos a utilizar) y queremos invertirlo con el fin de hacerlo crecer, por ejemplo, en la adquisición de títulos o acciones, en depósitos de cuentas bancarias, etc.

2.1.2 Financiamiento

La función de financiamiento por parte de finanzas consiste en:

• Buscar fuentes de financiamiento para la empresa, tales como préstamos, créditos, emisión de títulos valores, de acciones, etc.
• Evaluar dichas fuentes de financiamiento: por ejemplo, en el caso de adquirir un préstamo o un crédito, eva- luar cuál nos brinda mejores facilidades de pago y cuál tiene un menor costo (menor tasa de interés). A su vez, evaluar nuestra capacidad para hacer frente a la adquisición de la deuda.
• Seleccionar la más conveniente para nuestro negocio.

La búsqueda de financiamiento se da cuando:

• Existe una falta de liquidez para hacer frente a las operaciones diarias del negocio.
• Queremos hacer crecer el negocio, por ejemplo, queremos adquirir nueva maquinaria, lanzar un nuevo pro- ducto, ampliar el local, etc., y no contamos con capital propio suficiente para hacer frente a la inversión.

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2.1.3 Tesorería

Pindado (2001) señala que la gestión de tesorería es la gestión del activo circulante, tomando decisiones que se relacionan con agentes externos, como instituciones bancarias, lo que dificulta la gestión rápida y eficien- te. Existen dos variables claves en la gestión de tesorería, rentabilidad y liquidez, entre las que se debe buscar un equilibrio, ya que esto preside la toma de decisiones financieras. (p. 33).

La automatización del proceso de gestión de la tesorería de una empresa o un grupo empresarial ayuda al tesorero, no solo en la realización de sus tareas diarias, sino también centra su atención en actividades que verdaderamente aportan valor a la empresa, como son la gestión de la liquidez, la optimización del excedente de tesorería, o la reducción de gastos financieros.

2.1.4. Sistema contable

Josar (1991) destaca que el propósito de la contabilidad es proporcionar información financie- ra sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información.

En el sistema contable se deben ejecutar tres pasos:

• Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la activi- dad comercial diaria en términos económicos.
• Clasificación de la información: para que la información contable sea útil, debe existir un registro completo de todas las actividades comerciales. Por lo tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
• Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones sea útil, esta debe ser resumida.

Tema 3. La producción

Esta área tiene como principal función la transformación eficiente, a través del ciclo productivo, de materias primas y/o recursos en productos o servicios terminados. Entonces, sistémicamente, existe una corriente de entrada o factores productivos, que pueden ser materias primas, piezas o partes, productos en proceso de transformación, energía, mano de obra, etc., los que luego de ser modificados, se convierten en productos con valor adicional. Estos pueden destinarse para el consumidor final y como parte de otros procesos productivos (Koontz, Weihrich & Canicce, 2012).

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