Problem Solving: fasi analitiche e creative per affrontare i problemi

Problem Solving: Cos'è e Come Funziona

Sentiamo, ormai sempre, parlare di Problem Solving. È diventata una tra le competenze necessarie da trascrivere nei curricula. L'OMS include il problem solving tra le soft skills, cioè quelle competenze che consentono alle persone di far fronte efficacemente alle richieste della vita quotidiana.

Il Problem Solving: cos'è? Il problem solving è una competenza trasversale. Letteralmente, questa espressione significa "risoluzione di problemi". Si tratta, quindi, di un processo, un'attività mentale grazie al quale, quando ci troviamo di fronte ad un problema, esaminiamo la situazione e facciamo ipotesi su come risolverla o su quale sia la strada migliore da percorrere.

Il Problem solving strategico viene definito come l'arte di trovare soluzioni a problemi irrisolvibili mediante una logica ordinaria, ricorrendo a espedienti che violano il buonsenso e che offrono possibilità prima inaccessibili poiché ingabbiate entro rigidi schemi. Questa arte può essere applicata ridefinendo le caratteristiche della situazione e poi individuando tutti i modi fallimentari per affrontare l'impresa escludendone così l'applicazione. Successivamente individuando lo scenario ideale all'interno del quale il successo è garantito, "inventando" il modo corretto. Il percorso dal problema alla sua soluzione è una sequenza di fasi analitiche e creative all'interno di un percorso logico che, partendo a ritroso dal punto di partenza, in modo tale da frazionare il problema in diverse sottoclassi, creando per ognuna di esse la sua soluzione, e finchè la somma delle sottoclassi conducesse alla soluzione totale. Questo è il fondamento dellalogica strategica, ovvero di quella branca della logica formale che si occupa di mettere a punto modelli di intervento basati sull'obiettivo da raggiungere, adattando la soluzione alle caratteristiche del problema anziché predisporle sulla base delle teorie relative alla natura di quel dato fenomeno. Il problem solving si distingue proprio per il suo costante ricorso a stratagemmi di logica non ordinaria da utilizzare sia a livello ripianificazione che di intervento diretto nelle situazioni da cambiare

Il Processo di Problem Solving di Karl Popper

Karl Popper (epistemologo austriaco) suggerì un processo di Problem Solving:

• Si inciampa su un problema;
• Si studiano tutti i tentativi messi in atto come soluzioni;
• Si cercano soluzioni alternative;
• Le si applicano;
• Si misurano gli effetti;
• Si aggiusta la strategia sino a renderla efficace.

Di fatto, il Problem Solving è una tecnologia che mira a trovare soluzioni e metodi che permettono di raggiungere uno specifico obiettivo. Questa metodologia si applica per definizione a qualunque tipo di problema, con particolare successo nel contesto manageriale, dato che chi gestisce gruppi di lavoro ha bisogno di sviluppare la capacità di risolvere in tempi brevi situazioni a volte molto complesse.

Superare i Circoli Viziosi nel Problem Solving

Quando ci troviamo di fronte ad una difficoltà, per impulso, tendiamo ad utilizzare una strategia che ci sembra produttiva, magari perché ha funzionato nel passato per un problema simile.Se la strategia funziona, la difficoltà si risolve; se non funziona tendiamo ad insistere finchè la difficoltà non si complica, diventando così un vero e proprio problema. Ciò vuol dire che insistere non fa altro che alimentare il problema e determinare la persistenza.

Il Problem Solver si concentra, invece, ad abbattere questo circolo vizioso e lavora sul come funziona il problema e sulla ricerca di soluzioni, anziché tentare di capire perché esiste e quali siano le cause. L'obiettivo finale è, quindi, avere una prospettiva elastica e funzionale, con maggiori possibilità di scelta.

Esempio Pratico: La Scacchiera

A tal proposito, possiamo fare un esempio: ci troviamo di fronte una scacchiera, composta da 64 quadrati alternati tra neri e bianchi. Il problema che ci troviamo ad affrontare è indovinare a quale dei 64 quadrati un individuo stia pensando. La prima cosa che si potrebbe fare è "andare a tentativi" e chiedere quadrato dopo quadrato se è quello giusto. In questo modo si possono impiegare 63 tentativi per trovare quello corretto, o riuscirci al primo tentativo e sarà dettato dalla casualità. Ciò vuol dire che di fronte a determinate situazioni, i procedimenti logici possono risultare inefficaci.

Se ci concentrassimo, invece, sul come funziona la scacchiera, sul come è composta etc., riusciamo in modo efficace ed efficiente a trovare la soluzione. Consideriamo che la scacchiera è composta da 64 quadratini, a loro volta compongono un grande quadrato che, ancora, può essere diviso in due rettangoli divisibili in altri due quadrati. Possiamo, dunque, chiedere all'interlocutore quale metà della scacchiera sceglie, se destra o sinistra; una volta individuata la prima metà si chiede di scegliere il quadrato della metà di sopra o quella di sotto, e si ripete la stessa procedura con l'ultimo quarto rimasto fino ad arrivare alla soluzione con solo sei domande in quanto abbiamo usato una strategia LOGICA.

Definire il Problema

Partiamo, innanzitutto, dalla definizione di "problema": un problema è un quesito a cui si vuole dare risposta o un obiettivo che si intende perseguire.

Dunque, cosa intendiamo per problema? Il problema è una situazione che presenta delle difficoltà, per le Figura 2 Figura 5 Figura 4 Figura 7 Figura 1 Figura 3 Figura 6quali cerchiamo una soluzione o perlomeno un adattamento. Di conseguenza, la difficoltà non è traducibile in maniera univoca, in quanto il tutto dipende dalle competenze di una persona: una cosa può essere difficile per me, ma non per un esperto in materia; oppure, può dipendere dalle abitudini e dalle componenti della personalità, quali autostima, capacità di individuare risorse e fonti di aiuto.

Inoltre, c'è da dire che la definizione di problema è soggettiva, allora qualsiasi cosa potrebbe essere un problema.

La prima cosa da fare, quindi, è individuare la tipologia di problema (qualunque esso sia); analizzarlo, ovvero definirlo in termini concreti e chiedersi: Cos'è effettivamente il problema? Chi ne è coinvolto? Dove si verifica? Quando appare? Come funziona?

Altretanto importante e utile è immaginare come potrebbero percepire il problema altre persone che conosciamo bene, assumendo il loro punto di vista. In questo modo, possiamo avere una percezione diversa e più ampia del problema, attribuendogli nuove prospettive.

Oltretutto, bisogna fare molta attenzione alla definizione del problema e, soprattutto, non avere fretta in quanto sono caratteristiche che portano alla NON soluzione del problema. Questo perché siamo tendenti a farci influenzare da preconcetti e convinzioni. Di conseguenza applichiamo una sorta di autoinganno (fenomeno per il quale l'individuo tende ad avvicinare la realtà alle proprie convinzioni, anziché analizzarla in modo distaccato) senza il quale è possibile spingersi oltre le solite forme di ragionamento nell'analisi di un problema e accedere alle risorse della nostra mente, facendo sì che l'inventiva personale e la creatività trovino libero spazio di espressione e di risoluzione.La definizione del problema è uno dei passi sul quale dobbiamo spendere più tempo, perché permette di risparmiare molto tempo in seguito. Come diceva Napoleone "Siccome ho fretta, vado molto piano."

Nel caso invece in cui l'obiettivo è apportare un miglioramento e non la risoluzione a un problema vero e proprio, come ad esempio aumentare il livello di una performance, possiamo partire dall'obiettivo da raggiungere, per poi analizzare le carenze da superare: mancanza del know-how necessario per il raggiungimento dell'obiettivo, presenza di un eventuale ostacolo, etc.

Dobbiamo poi, gestite le resistenze, generate implicitamente, al cambiamento che vogliamo raggiungere. Iniziando a lavorare sul problema dichiarato, possiamo procedere alla sua ridefinizione in termini concreti.

In conclusione, non sempre la soluzione arriva da un'intuizione, ma può essere anche il risultato di un ragionamento analitico: obiettivi, ambiente, categorie, cause, somiglianze.

Concordare l'Obiettivo

Una volta definito il problema, il passo successivo è quello di concordare quei cambiamenti concreti che, una volta realizzati, farebbero affermare con assoluta certezza che esso è stato risolto. Insomma, partiamodall'identificazione problema e stabiliamo l'obiettivo desiderato. Va, quindi, definito cosa effettivamente rappresenti il cambiamento risolutivo rispetto al problema, quale sarebbe la realtà concreta che farebbe ritenere l'obiettivo raggiunto. Questo permette di chiarire in modo evidente quale deve essere il focus dell'intervento.

Anche in questa fase, è fondamentale dedicare un significativo spazio di tempo.

Quando si persegue uno scopo condiviso con più persone, il concordare un obiettivo voluto da tutti svolge anche il ruolo di consolidare la squadra come team di lavoro, creando un gruppo allineato allo scopo da raggiungere.

L'intento è, dunque, sviluppare un forte spirito di collaborazione e coesione rispetto allo scopo desiderato: questo è un primo passo importante per ridurre eventuali resistenze al cambiamento che uno di noi, o il gruppo, potrebbe mettere in atto, consciamente o inconsciamente, se si sentisse diretto e non partecipante alla costruzione delle soluzioni.

Analisi delle Soluzioni Tentate

La terza fase è costituita dalla valutazione di tutti i tentativi fallimentari messi in atto per risolvere il problema in questione. Il costrutto di tentata soluzione che non funziona, ma che se viene reiterata tende a mantenere la persistenza del problema e a complicarne il funzionamento, fornisce l'accesso privilegiato alla valutazione del funzionamento del problema, così come della sua possibile soluzione. In caso di esperienza pregressa relativaal problema si può cercare di ricordare metodi che hanno funzionato in passato, anche se potrebbero, nel presente, non essere più efficaci. Tuttavia, questo metodo non può essere applicato ai problemi nuovi e non si addice a problemi molto complessi e ramificati.

Un esempio può essere il caso di una persona che ha paura di parlare in pubblico. La cosa che alimenta e mantiene viva questa paura è senz'altro il tentativo fallimentare di combatterla. Di solito, chi ha questa paura "agisce" usando la strategia dell'evitamento. In realtà non è una strategia: la persona non pensa al problema, lo mette da parte, oppure cerca soluzioni alternative per non confrontarsi con il problema. Questo non porterà ad una soluzione reale, bensì il problema verrà alimentato, quindi la paura diventerà vero e proprio panico.

Dobbiamo valutare, quindi, se la soluzione che sembra buona può trasformarsi poi nel suo contrario.

Questo ci permette di:

• Individuare cosa non fare, poiché non ha funzionato e orientare la nostra capacità di progettare una soluzione verso delle svolte alternative che possono essere risolutive.
• Mettere in evidenza ciò che ha funzionato bene fino ad ora. Se troviamo delle soluzioni che sono state efficaci, saremo in grado di valutare se esse sono riproducibili nella presente situazione.

La Tecnica del Come Peggiorare

Per aiutarci in questo processo, è utile fare ricorso alla tecnica "del come peggiorare".