Análisis de un Procedimiento de Cobranzas en la Universidad

Sectores Clave en el Cursograma de Cobranzas

CAPÍTULO III ANÁLISIS DE UN PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS Jorge Rubén Vázquez

Sectores Operativos del Cursograma

3.1. Sectores sobre los que se basa el cursograma El cursograma de cobranzas tiene dos sectores operativos sobre los que pivotea todo su desarrollo. El sector "Cobranzas" y "Tesorería".

• · "Cobranzas": sector que controla a los "Cobradores", que son quienes realizan la cobranza propiamente dicha.
• · "Tesorería": sector encargado de recibir los fondos efectivamente cobrados.

Sectores de Soporte Interno

Los restantes sectores "internos" y que sirven como soporte al sistema como un todo, son: "Cuentas Corrientes": es el "área" o "sector" donde se radica la fuente de información que revela cuáles son las cuentas por cobrar (cuenta a cobrar de cada cliente de la empresa -detalle, monto, fe- cha de vencimiento, etc .- ). "Contaduría": es el sector encargado del control interno (por oposi- ción de intereses debe verificarse que el monto total cobrado y acredi- tado en las cuentas corrientes de los clientes sea el mismo importe que se ha ingresado en "Tesorería" -y luego depositado en "Banco"-).

Otros Sectores en el Cursograma

Como "otros sectores" deben incluirse en el cursograma: -63-

• · "Cliente": debido a que de no existir un cliente que paga no se ini- cia el procedimiento.

.Análisis de un Procedimiento de Cobranzas

• · "Banco": porque será el destinatario final de la cobranza y emisor de "extractos de cuenta" que se utilizan para conciliar cuentas y movimientos, y constituyen elementos importantes para el control interno.

Consideraciones Previas al Proceso de Cobranzas

Como reflexión previa a la descripción del proceso de "Cobranzas", se debe tener presente que, en la actualidad y aún en organizaciones muy pequeñas, se trabaja con equipos y programas de computación de bajo costo, versátiles y de fácil adaptación a la realidad cotidiana de las empre- sas que los utilizan y sobre ellos se soporta la mayoría de la información existente. Sin embargo, también debe recordarse que la electrónica aunque brinda velocidad, agilidad e información en tiempo real entre otras muchas prestaciones, no es por sí sola garantía de control interno adecuado. El pro- cedimiento elegido, cualquiera sea, debe asegurar el cumplimiento de las normas de control interno, utilice o no equipos de "computación".

Cursograma de Cobranzas y Emisión de Listados

Inicio del Proceso de Cobranzas

3.2. Cursograma de cobranzas Suele iniciarse con la emisión de un listado -Listado de Cuentas a Co- brar, (LCC)- elaborado a partir de la información existente en las cuentas corrientes de los clientes, y donde se detalla "qué vence en el período" (por ejemplo qué facturas vencen en la siguiente semana).

Entrega y Uso del Listado de Cuentas a Cobrar

Ese listado suele entregarse al "Cobrador", para que él lo utilice como soporte de información y para que se notifique (qué, cuánto y a quién co- brarle). Este Listado de Cuentas a Cobrar (LCC) podrá ser emitido indis- tintamente por el área de "Cuentas Corrientes" o por "Contaduría".

Opciones de Emisión del Listado y Riesgos

En algunas empresas, este listado llega, incluso, a ser emitido por el área de "Cobranzas" o ser el mismo "Cobrador" quien lo imprime. Estas dos opciones -y en especial la última- no suelen ser aconsejables, salvo que se tomen medidas restrictivas de acceso a la información (habida cuenta que, de no hacerlo, todo "Cobrador" tendría acceso a toda la información de todas las cuentas a cobrar de la empresa y no solamente a la de las cuentas que conforman su cartera).

Norma Básica de Control Interno en la Emisión

Asimismo debe tenerse presente, como norma básica de control interno, que la autorización para emitir un listado'no implica ni debe permitir la posibilidad de modificarlo. El crédito en una cuenta corriente de un cliente, (la disminución de la deuda de ése cliente) sólo lo debe hacer aquella per- sona que no tenga acceso a los fondos; vale decir que siempre se cumpla el Cursogramas y tecnologias disruptivas principio básico del control interno que dice: "quien registra o contabiliza no tiene acceso al manejo de los fondos".

Información del Listado de Cuentas a Cobrar

Emitir un Listado de Cuentas a Cobrar (LCC), en "Contaduría", en "Cuentas Corrientes", o en el área de "Cobranzas", implica que el "Co- brador", como persona física que es, cuenta con la información necesaria para "cobrar". Desde un punto de vista conceptual se debe analizar y comprender qué información tiene ése Listado de Cuentas a Cobrar (LCC). En algunas em- presas podrá contener todas las facturas que vencen en la semana, de modo tal que el "Cobrador" se dedique a cobrar "sólo lo que está por vencer" en esa misma semana. En otras empresas, donde no requieran un sistema de cobranzas rígido o poco flexible como el anterior, y cuenten con un se- guimiento adecuado de los clientes (un buen control para evitar o reducir la mora en las cuentas de los clientes) suele darse al "Cobrador" la totali- dad de la composición de la deuda de cada "Cliente" que visitará. En este caso, y como los listados suelen incluir más información de la necesaria, el "Cobrador", cuando realiza la cobranza, podrá "presionar" -si le pagan con cheques de terceros- para cobrar facturas aún no vencidas (lo que im- plica que puede "recaudar" anticipadamente los valores de cobranzas de facturas aún no vencidas). La posibilidad de contar con los cheques de pago diferido le dará una ventaja financiera y competitiva a la empresa que los posea. Esta ventaja radica en la posibilidad de utilizar dichos valores como fuente adicional de financiamiento y utilizarlos, por ejemplo, para cancelar deudas con sus acreedores actuales, facilitar la incorporación de nuevos proveedores y abonarles con dichos cheques las compras que se les realicen, etc. (situaciones frecuentes en la administración de las empresas PyMEs, que ven restringido su acceso a los sistemas de financiamiento tradicionales, como por ejemplo los créditos bancarios).

Gestión de Recibos y Cheques en Cobranzas

Emisión de Recibos por el Cobrador

Para el caso base que se describe, se presupone que el "Cobrador" ya tiene en su poder un talonario de recibos (provisorios o definitivos). Es el "Cobrador", antes de extender el recibo, quien debe verificar la correcta emisión del cheque que el "Cliente" le entrega y quien debe apli- car las normas de control interno referidas a los mismos.

Revisión de Cheques por el Cobrador

El Cheque (CH) que recibe un "Cobrador" de un "Cliente" luego será depositado en un "Banco" o retenido en "Tesorería" (o sector autorizado) hasta que se decida entregarlo a un tercero o depositarlo en la fecha indi- cada para su pago (si se trata de un cheque de pago diferido). Por ello es que por ése cheque ningún "Cobrador" deberá emitir recibo si no lo ha revisado previamente y en todos sus aspectos. Para emitir el recibo (Rbo) deberá haber verificado que incluye la/s palabra/s cheque o cheque de pago -65- -64-Análisis de un Procedimiento de Cobranzas diferido preimpresa/s, que tiene fecha cierta de emisión, que no han trans- currido mas de treinta días contados desde la fecha indicada para el pago o contados desde la fecha de emisión (en el cheque "común"), que el im- porte en números y letras coincide, que esté correctamente escrito tanto en números como en letras, que esté firmado, que si se trata de un cheque de terceros (y la empresa lo recibe como práctica habitual) se encuentre correctamente endosado (y que pueda ser endosado), etc.

Destino de las Copias del Recibo

Luego de haberse hecho hincapié en los controles susceptibles de apli- car sobre un cheque (CH) al emitirse el Recibo (Rbo) que acredita su re- cepción, es momento de analizar el destino del formulario a emitir así como la cantidad de sus copias. Continuando con la tesitura de emitir manualmente un original y dos copias identificamos los recibos emitidos por el "Cobrador" como Rbo 0, Rbo 2 y Rbo 3. Se hace evidente que quien paga, el "Cliente", debe recibir el recibo original (Rbo 0) correctamente firmado por el "Cobrador". El destino del recibo duplicado, puede variar según la empresa de que se trate y se analizará más adelante, y la tercera copia (Rbo 3) debe que- dar en poder del "Cobrador" como medio para acreditar la tarea realiza- da. Debe tenerse presente que el "Cobrador" no siempre trabaja a "sueldo fijo", sino que suele hacerlo por sueldo fijo más comisión. Y la única forma legal aceptada de probar la existencia del trabajo realizado (la cobranza) es la exhibición de la copia del recibo emitido.

Uso del Duplicado del Recibo (Rbo 2)

Retomando el análisis del destino del duplicado del recibo (Rbo 2), el comprobante es confeccionado para ser utilizado dentro de la empresa como elemento adicional de control interno y/o mejora en la eficiencia del procedimiento; y según el diseño de procedimiento elegido podrá ser entregado por el "Cobrador" en "Tesorería", o en "Cuentas Corrientes" 0 en "Contaduría" (junto con los valores recibidos en el primer caso o sin los valores en los dos últimos).

Archivo del Duplicado del Recibo en el Legajo del Cliente

El Rbo 2 debe terminar su recorrido y ser archivado en el legajo del "Cliente" (LA), porque es en ese legajo (LA) donde se encuentra toda la documentación comercial que avala las operaciones realizadas con dicho Cliente (el legajo incluye las copias de las Facturas que le fueron emitidas al Cliente, los Remito originales (R 0) - firmados prestando conformidad a la recepción de la mercadería (M) descripta en la factura (F)-, y la copia duplicada de este recibo emitido (el Rbo 2 que se analiza) y con el que es posible analizar las cancelaciones de saldos efectuadas.

Organización y Control de Legajos de Clientes

Ubicación de los Legajos de Cuentas Corrientes

Corresponde entonces definir dónde archivar (almacenar, guardar, custodiar) los legajos (LA) de las cuentas corrientes de los clientes de la Cursogramas y tecnologias disruptivas empresa. Por lo general, los legajos (LA) y la información de todos nues- tros clientes suele estar en el área de "Administración" o de "Contaduría" o el "Área Contable", pero suele ser también frecuente ubicar los legajos (LA) en una oficina específica, que depende del área de "Administración" o de "Contaduría", denominada "Cuentas Corrientes".

Prevención de Connivencia en Cobranzas

Si para la empresa resulta conveniente que sea el área de "Cuentas Co- rrientes" quien mantenga los legajos (LA) de los clientes no lo será que ésta área también tenga relación directa con el área de "Cobranzas", por- que podrían retenerse o imputarse indebidamente las cobranzas. Se debe recordar que siempre es necesario no permitir ni posibilitar en ninguna forma ni bajo ningún aspecto la eventual connivencia entre quien cobra y quien tiene acceso a la registración.

Variantes de Estructura Organizacional

Si el sector de "Cobranzas" forma parte de otro sector o área, por ejem- plo "Créditos" o "Finanzas", y "Cuentas Corrientes" depende de "Conta- duría" se evita el problema; si "Cuentas Corrientes" no tiene acceso a los fondos, no existe posibilidad de que haya manipulación de fondos y en ese caso no existe inconveniente para ser el responsable de mantener los legajos (LA) actualizados.

Opción más Frecuente y Eficiente

Esta última variante es la que más frecuentemente se presenta en las empresas. Aparece como más conveniente, entonces, que sea "Cuentas Corrientes" quien impute la cobranza (recordar que no debe tener acceso a los fondos), porque de esa manera se cuenta con un elemento adicional de control, ya que "Contaduría" recibirá información de éste sector que "cruzará" con la que reciba de "Tesorería" (que le informa lo que cobró y su destino), y complementará con el extracto que recibe de "Banco".

Opciones para el Flujo de Recibos Duplicados

Se cuenta, entonces con dos opciones: a) ¿es "Contaduría" quien re- cibe los recibos duplicados (Rbo 2) y después de hacer la auditoría y el control interno -contrastando con "Tesorería" y con "Banco"- los entrega a "Cuentas Corrientes", para que los impute?, o b) por parecer la opción anterior como un proceso lento, ¿conviene que primero ingresen los recibo duplicados (Rbo 2) por "Cuentas Corrientes" y después "Contaduría" haga efectivo el control? La respuesta la tiene que dar el usuario que conoce las características de su empresa, pero, en principio, aparece como más eficiente la segunda opción.

Relevancia del Sector de Cobranzas

Asimismo, "Cobranzas" puede parecer, en algunas empresas, como un sector que carece de relevancia y de importancia, sin tareas específicas, y en estos casos, puede ser eliminado como área, iniciándose la tarea di- rectamente con el "Cobrador". Sucede cuando "Cobranzas" no tiene tarea específica, ni de control, ni de ejecución, ni de supervisión de personal del -67- -66-