Procesamiento de la Información en el contexto empresarial, Umb Virtual

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Procesamiento de la Información

Autor: John Jairo Arias Gómez Fecha de Actualización: 15 de Junio de 2021

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

MÓDULO I. La cadena de suministros

La cadena de suministros o de prestación de servicios de una empresa convierte una serie de recursos mediante actividades que van generando valor hasta lograr obtener el resultado final con la rentabilidad y productividad deseadas. Estos recursos son de variable naturaleza, generalmente se identifican recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos. Además, hoy en día, la información es un recurso primordial en la empresa debido a que apoya el proceso de toma de decisiones que es general a todos los demás procesos empresariales. En general, toda actividad en la empresa que genere valor tiene dos componentes el físico y el de tratamiento de la información. El físico son todas las actividades y operaciones necesarias para desarrollar el proceso y el de tratamiento de la información engloba el proceso de captura, tratamiento y transmisión de la información necesaria para realizar la actividad1.

Debido a la dinámica actual de los mercados, las empresas deben orientar y transformar sus estrategias en el mismo sentido que las oportunidades de éste. Por lo que la información es un recurso importante, dado que es el vehículo del que se dispone para conocer el medio ambiente, el nivel de desempeño de los procesos de mercadeo y producción, la situación económico - financiera de la organización, el grado de cumplimiento de las diferentes actividades estratégicas propuestas por los tomadores de decision, entre otros aspectos. Adicionalmente a estos factores, la información trasciende a la empresa, siendo insumo para otros sistemas cuyo objeto es la generación de información sectorial y gubernamental.

La obtención de esta información se da mediante un proceso de transformación de datos que pueden ser tomados o medidos de los procedimientos de la empresa. Siendo este el principal objetivo de este módulo, comprender y entender la diferencia básica entre dato e información y cómo esta última, surge basicamente del procesamiento que se aplique a los datos.

En este módulo se desarrollan los siguientes temas:

• Datos e información
• Tipos de datos
• Objetivos y característica de la información
• Registro de información
• Tipos de información a suministrar
• Técnicas y herramientas para el levantamiento de la información
• Representación de procesos
• Procesamiento de la información
• Persistencia y oportunidad de la información
• Metodología para la implantación de un sistema de información

1 PORTER, Michel y MILLAR Victor. "How Information gives you competitive advantage". Harward Bussiness Review. 1985. Julio - Agosto. Págs. 149 -160.

Datos e información

Los procesos empresariales se desarrollan mediante la transformación de una serie de recursos en salidas esperadas. Por ejemplo, las entradas del proceso de producción de una empresa de confección de ropa son las telas, hilos, cremalleras, botones, etc. que mediante máquinas, herramientas y el talento de los sastres y operarios son transformadas en todos los productos de acuerdo con las líneas de ropa que ofrece para la venta la empresa. Otras de las salidas de este proceso, pensando en la confección de una camisa, son:

• Cantidad de botones.
• Cantidad de hilo consumido.
• Metros de tela requeridos.
• Metros de entretela requeridos.
• Horas operario requeridas.
• Horas máquina de cocer insumidas.
• Horas máquina de bordar insumidas.

Estas salidas se conocen como datos del proceso. ¿ Para que sirven estos datos? Talvez la utilidad que nos pueden ofrecer es meramente informativa. Ahora supongamos que ni siquiera sabemos que estos datos son para la confección de una camisa, ¿para que puede servir saber que nos gastamos 12 botones? Obsérvese que, cuándo se quita el contexto, el dato puro no brinda mayor valor.

Los datos, de acuerdo con su definición, son medidas, atributos o características de algún objeto o entidad. El dato por sí mismo carece de significado o valor semántico. Sin embargo el dato es la unidad fundamental de la información, es decir, sin datos no tendremos información. La información es realmente un conjunto de datos organizados y contextualizados mediante algún proceso, que permiten estructurar mensajes, cuyo propósito concreto en la empresa es apoyar la toma de decisiones. Adicionalmente a este propósito, la información en la organización le permite a esta generar conocimiento2.

En la medida que una empresa conoce, cómo es su procedimiento de producción, puede lograr generar otras estrategias y desarrollar optimización de procesos que la harán más competitiva. Por esto, en la empresa la información transformada en conocimiento es un activo, que incluso puede tener un valor financiero relevante. La información es el principal activo intangible de la empresa, hace parte de su good will, por lo que para la empresa la información es representativa.

Volviendo al ejemplo que se está desarrollado, la información que ofrece este proceso de confección puede ser:

• Cantidad de insumos (botones, tela, entretela e hilo) requeridos por camisa.
• Cantidad de horas operario requeridas para la confección de una camisa.
• Cantidad de horas máquinas requeridas para la confección.
• Costos de los insumos requeridos por cada camisa.
• Costo de mano de obra ejecutado por camisa.
• Costo de máquina ejecutado por camisa (por ejemplo, tasas de mantenimiento de las máquinas de acuerdo con su uso).
• Costo total de producción por camisa.
• Ganancia por camisa, determinada como la diferencia de su valor de venta frente al costo de producción.
• Nivel de productividad por operario para la confección de camisas. Determinado como la cantidad de camisas que un operario desarrolla en su jornada de trabajo

2 PEREZ - MONTORO, Mario. "Identificación y representación del conocimiento organizacional: La propuesta epistemológica clásica" [Trabajo en Línea]. Universitat Oberta de Catalunya. Estudis de Ciències de la Informació i de la Comunicación. España. 2004. [Fecha de Consulta: 15 de Noviembre de 2008]. www.uoc.edu/in3/dt/20392/20392.pdf. Pag. 7 - 10.

sobre la cantidad máxima de camisas que puede producir un operario experto. Observese, como los datos nos permiten obtener información importante para la empresa y nótese que se puede seguir identificando información a partir de estos datos, como costos acumulados por lote de producción, costos por periodo contable, etc., etc.

Como se mencionó anteriormente, la información requiere de contexto para realmente transformarse en mensajes que aporten valor, para esto, la información es producto de un procesamiento sobre los datos. Para el ejemplo en desarrollo, podríamos identificar el siguiente procesamiento:

• Cantidad de insumos (botones, tela, entretela e hilo) requeridos por camisa.

Procesamiento de insumos

• Identificar el volumen promedio de cada insumo requerido en la confección, tomando como base una muestra de producción, por ejemplo, de 100 camisas.
• Realizar una suma algebraica de cada insumo por camisa. Se obtiene la cantidad de insumo requerido en cada camisa.
• Realizar un promedio aritmético de cada resultado obtenido por camisa, para determinar la cantidad promedio por insumo.

Cantidad de horas operario

• Cantidad de horas operario requeridas para la confección de una camisa.

Procesamiento de horas operario

• Identificar la cantidad de horas que en promedio le toma a un operario confeccionar una camisa (tomando igualmente una medida en 100 camisas).
• Realizar un promedio aritmético del tiempo necesario por camisa.

Cantidad de horas máquinas

• Cantidad de horas máquinas requeridas para la confección.

Procesamiento de horas máquinas

• Identificar la cantidad de horas que en promedio se requieren para cada máquina involucrada en el proceso.
• Realizar un promedio aritmético del tiempo necesario por camisa, por máquina.

Realizar un promedio ponderado general del tiempo necesario de máquina, en general.

Costos de los insumos

• Costos de los insumos requeridos por cada camisa.

Procesamiento de costos de insumos

• Determinar el costo unitario de cada insumo requerido.
• Realizar una multiplicación de cada costo, frente a la cantidad de cada insumo determinada anteriormente.
• Realizar una suma algebraica de los costos.

Costo de mano de obra

• Costo de mano de obra ejecutado por camisa.

Procesamiento de costo de mano de obra

• Determinar el costo unitario de cada hora operario.
• Realizar una multiplicación del costo frente a las horas promedio necesarias para la confección.

Costo de máquina

• Costo de máquina ejecutado por camisa (por ejemplo, tasas de mantenimiento de las máquinas de acuerdo con su uso). Procesamiento similar al anterior.

Costo total de producción

• Costo total de producción por camisa.

Procesamiento de costo total de producción

• Sumatoria de los costos anteriormente calculados.

Ganancia por camisa

• Ganancia por camisa, determinada como la diferencia de su valor de venta frente al costo de producción.

Procesamiento de ganancia por camisa

• Resta del valor de venta menos el costo total. El valor de venta tendrá un procesamiento determinado para que pueda ser calculado.

A manera de conclusión, se puede decir que la información es un conjunto de datos organizados y contextualizados que mediante un procesamiento adecuado son transformados en mensajes que aportan valor. Específicamente, en la empresa, la información es la base para la toma de decisiones y es un activo en la medida que representa el conocimiento y experiencia de la empresa en su negocio.

Tipos de datos

Los datos se clasifican en cualitativos y cuantitativos. Los datos cualitativos proceden de la observación de variables no numéricas del proceso. Por ejemplo, género de los compradores de las camisas. Los datos cuantitativos reflejan variables numéricas del proceso, por ejemplo, edad de los compradores de las camisas. Los datos cuantitativos, pueden ser continuos o discretos. Un dato cuantitativo continuo puede ser expresado con números decimales (por ejemplo nivel de ventas) y un dato cuantitativo discreto solo puede ser expresado con números enteros (por ejemplo, edad de un consumidor)3.

Otra clasificación de los tipos de datos, manteniendo la anterior, se puede realizar de acuerdo con su forma o representación. De acuerdo con este criterio, se pueden discriminar los siguientes tipos de datos:

• Numéricos: Datos cuya representación es realiza por medio número enteros.
• Decimales: Datos cuya representación se realiza por medio de número reales.
• Numérico en bases diferentes al sistema decimal. Datos que representan números pero en otras bases numéricas. Las mas usadas son el sistema octal y el hexadecimal.
• Alfabéticos: Datos cuya representación se realiza por medio de las letras del alfabetos y algunos símbolos especiales como el punto, la coma, el punto y coma, etc.
• Alfanuméricos: Datos cuya representación es la mezcla de caracteres numéricos y alfabéticos.
• Binarios: Datos cuya representación solo permite dos opciones 1 o 0, si o no, verdadero o falso.
• Gráficos: Datos cuya representación es un esquema o figura en blanco y negro o a color.
• Sonidos: Datos que representan sonidos.
• Fechas: Datos que representan fechas y horas.

Dado que la información es el conjunto organizado y contextualizado de datos, ésta permite la mezcla de datos de diferentes tipos de datos, esto de acuerdo con el medio en el que se vaya a mantener.

3 VISCAINO, Mercedes. Curso Vigilancia Epidemiológica. [Curso en Línea]. UniVirtual - Universidad Nacional de Colombia. [Fecha de Consulta: 15 de Noviembre de 2008] ._ http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/enfermeria/2002847/index.ht ml