Sistemas Administrativos: Organigramas, concepto, objetivos y tipologías

Sistemas Administrativos

Organigramas

APUNTE Nº 6 MATERIA 274 - CURSO 06 Dra. Laura Aira Material recopilado, compilado y elaborado por Dra. C.P. Laura AiraOrganigramas Dra. Laura Aira Sistemas Administrativos (274)

Índice de Contenidos

1. Definición
2. Objeto y finalidad.
3. Requisitos.
4. Criterios para la elaboración de los organigramas.
5. Símbolos y referencias utilizadas en los organigramas - Pautas de diseño
6. Tipología.
7. En función de su ambito de aplicación.
8. En funcion de su contenido.
9. En función de su disposición gráfica.

7. Organigráficos. BIBLIOGRAFÍA

1. Definición de Organigrama

Un organigrama es una representación gráfica, que no es la estructura formal de una organización sino una modelización de la misma. Se trata de una esquematización de la posición de las distintas áreas que integran a dicha organización, de sus diferentes niveles jerárquicos, de las líneas de autoridad y de asesoría.

Es una forma de describir a la estructura organizacional, de manera tal que queden especificadas las redes de autoridad, las responsabilidades y las comunicaciones formales de la organización.

Esta simplificación gráfica de la realidad (no es una representación exacta) tiene sus limitaciones. Una de ellas es el hecho de exponer sólo algunas de las relaciones de la organización formal, y ninguna de la organización informal; así como tampoco expresa los flujos o las cargas de trabajo.

2. Objeto y finalidad del Organigrama

El organigrama es un documento impreso en el que se muestra gráficamente las funciones, departamentos o posiciones de la organización y como están relacionados formalmente entre sí, consignando el nombre del puesto y sin consignar el nombre de quien se desempeña en dicho puesto1.

Se trata de un instrumento que permite comprender el esquema general, el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que componen a la organización. Y su finalidad se podría básicamente resumir en:

• Ofrecer una visión general de la estructura formal de la organización. Constituirse en fuente de consulta con fines de información.
• Ofrecer una clara identificación de las relaciones de jerarquía formal existentes entre los principales órganos de la organización.

1 Definición que surge de la elaboración de conceptos extraídos de "Organigramas: diseño e interpretación", Saroka R., Ferrari Etchetto,C. Ediciones Macchi. 1973. Buenos Aires. Argentina

Organigramas Dra. Laura Aira Sistemas Administrativos (274)

• Ser un medio que proporcione a todo individuo perteneciente a la organización, el conocimiento de su ubicación y de sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura formal organizativa.
• Ayudar a identificar duplicaciones, dispersiones y superposiciones de funciones.
• Arrojar luz respecto al ámbito de supervisión y control de los diferentes elementos de la organización.
• Transformarse en un instrumento de utilidad para el análisis, conocimiento y diseño de la organización.

Cabe recalcar que siempre en el organigrama se plasma solo la estructura formal de la organización, por lo que puede llegar a presentar información incompleta respecto de la realidad. Es por ello que, si en el caso de necesitar realizar un análisis minucioso de la estructura de la organización, se recurre a información complementaria.

3. Requisitos de los Organigramas

Existen tres requisitos básicos que deben cumplir los organigramas, ellos son:

• Precisión. Los órganos de la organización y sus interrelaciones deben representarse claramente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y evidenciando las relaciones de dependencia entre ellos.
• Vigencia. Deben reflejar la situación presente, si es necesario deben ser actualizados; por esto siempre se aconseja que en margen inferior derecho se coloque la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración.
• Uniformidad. Para facilitar la interpretación del organigrama es conveniente uniformar el empleo de la simbología para su diseño.

4. Criterios para la elaboración de los organigramas

Para lograr la mayor claridad en los organigramas, es recomendable que no contengan un excesivo número de cuadros y puestos. Deben contener nombres de funciones y no de personas. Se utiliza el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agrupan por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro consignado el nombre el puesto en cuestión. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la organización y el título "organigrama". En el ángulo superior derecho se coloca la fecha elaboración.

Para la elaboración de un organigrama se deben considerar:

• Los datos a recopilar. Se tiene que especificar la información básica que se requiere para poder determinar los datos necesarios a ser recopilados.
• Las fuentes de información a utilizar. Las principales fuentes son:
• Los archivos y centros de documentación (reglamentos, manuales administrativos etc.).

Organigramas Dra. Laura Aira Sistemas Administrativos (274)

• Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.
• Los métodos de recolección de datos a utilizar. Los principales métodos son:
• Investigación documental. Básicamente se trata de consultas sobre reglamentos, manuales, instructivos donde se citen las atribuciones y obligaciones de cada sección, las funciones y procedimientos a desarrollar, etc.
• Investigación de campo. Consiste en entrevistas con funcionarios de distintos niveles. Este tipo de investigación permite verificar la información documental o complementaria con datos proporcionados por los titulares de diversas unidades.

Antes de comenzar a la elaboración del organigrama se debe determinar el tipo de organigrama que se requiere para la organización en cuestión. Luego se analiza, interpreta y confirma la información relevada.

En general debe contener principalmente los siguientes datos:

• Títulos de descripción condensada de las actividades. Denominación de la organización.
• Nombre de la persona que formuló el organigrama.
• Fecha de formulación del organigrama.
• Aprobación.
• Leyenda, con la explicación de las líneas y símbolos especiales.

Es indispensable que no contenga nombres de personas sino solo las denominaciones de los puestos; y además deben ser claros para evitar diferentes interpretaciones de los mismos.

5. Símbolos y referencias utilizadas en los organigramas - Pautas de diseño

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura de la organización, así como las relaciones existentes entre ellos son:

• Figuras para representar las unidades administrativas.
• Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.

Si bien no existen normas rígidas para la elaboración de un organigrama, si hay consenso en la utilización de determinadas pautas de diseño.

Todo organigrama consiste en un cierto número de rectángulos que representan a las unidades administrativas, lo cuales están colocados y conectados por líneas, las que indican la cadena de mando (jerarquía); de tal manera que pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad, así como la relación que los vincula.

Organigramas Dra. Laura Aira Sistemas Administrativos (274)

Para la representación de las unidades se utilizan rectángulos. No es recomendable el uso de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas ya que pueden dificultar la comprensión del organigrama. No es necesario hacer unos rectángulos de mayores dimensiones que otros para destacar la importancia de alguna unidad; ya que ésta se la da el color y su relación con las demás unidades. Además de anotar el nombre de la unidad dentro del rectángulo que la representa, conviene que esté identificado con un número. En caso que el nombre completo no quepa en el rectángulo, se lo puede abreviar y al pie del diagrama se lo escribirá en forma completa.

Como regla general se sugiere la utilización de un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. También es conveniente que los textos se escriban horizontalmente, al igual que los rectángulos, para facilitar la lectura del diagrama.

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes. La ubicación de las figuras en el gráfico debe atender a las siguientes consideraciones:

• Diferente nivel jerárquico: la disposición debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.
• Mismo nivel jerárquico: se presentan primero las unidades operativas, y a continuación las de apoyo.

Las líneas de conexión representan las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura de la organización. La relación principal de autoridad (relación lineal) es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización. Las principales recomendaciones son:

• Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar estas últimas.
• Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que se rompe el principio de autoridad-responsabilidad, además de generar una imagen de estructura con flujo de trabajo estrictamente vertical.
• Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a el por una solo línea.
• Evitar trazos y tramos injustificados.
• Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama.

Las líneas llenas sin interrupciones son las que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. Las líneas llenas verticales indican autoridad, mientras que las líneas horizontales indican especialización y correlación. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del rectángulo indica mando.