Coordinación de Actividades de Apoyo a la Comunicación y Relaciones Profesionales

Unidad 7 Coordinación de actividades de apoyo a la comunicación y las relaciones profesionales

Protocolo Empresarial Índice

Protocolo empresarial | UNIDAD 7 Coordinación de actividades de apoyo a la comunicación y las relaciones profesionales

• 7.1. Las relaciones públicas y otras disciplinas conexas
• 7.2. Normas de organización
• 7.3. Técnicas de las relaciones públicas
• 7.4. Áreas de responsabilidad de la organización
• 7.5. Manual operativo
• 7.6. Manuales de estilo
• 7.7. La política de comunicación empresarial
• 7.7.1. Técnicas de comunicación de relaciones públicas y protocolo relacionadas con los medios de comunicación ante situaciones de crisis
• 7.8. Técnicas de dinamización e interacción grupal
• 7.9. Protocolo interno
• 7.9.1. Objetivos
• 7.9.2. Visitas
• 7.9.3. Regalos de empresa
• 7.10. Protocolo externo
• 7.11. Objetivos
• 7.11.1. Actos protocolarios con servicio de restauración

Introducción a la Coordinación de Actividades

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Tal y como hemos ido viendo en unidades anteriores, las rela- ciones públicas representan un elemento estratégico que a la vez se considera integrador en las relaciones profesionales. Es por ello, que a lo largo de la presente unidad analizaremos las distintas técnicas, tanto de relaciones públicas como de protocolo, que se encuentran relacionadas con los medios de comunicación y que junto con las distintas dinámicas de grupo e interacciones que vamos a conocer, contribuirán a consolidar un equipo de trabajo sólido, fuerte y unido, que propiciará la diferenciación en el mercado.

También conoceremos distintas actividades que sirven de apo- yo tanto a las relaciones profesionales como a la comunicación, entre las que se incluyen algunas que podremos tener como recursos en caso de encontrarnos ante situaciones de crisis.

Por último, aprenderemos a diferenciar el protocolo interno del externo con una serie de pautas que ayudarán al asistente de dirección a alcanzar la excelencia en su puesto de trabajo.

Objetivos de la Unidad

Al finalizar esta unidad

• Conoceremos una serie de actividades útiles para el apoyo a las relaciones profesionales y a la comunicación que se en- cuentra dentro de la política de comunicación empresarial, incluyendo situaciones de crisis.
• Distinguiremos entre protocolo externo e interno.
• Sabremos identificar distintas técnicas de interacción y dina- mización grupal.
• Analizaremos distintas tecnicas de protocolo y relaciones públicas que se encuentran relacionadas con los distintos medios de comunicación.
• Comprenderemos la importancia que tienen las relaciones públicas como un elemento integrador y estratégico en las relaciones profesionales.

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7.1. Las relaciones públicas y otras disciplinas conexas

Las relaciones públicas no se pueden considerar como una ciencia, sino que implican el dominio de múltiples disciplinas vinculadas entre sí, y que se encuentran estrechamente rela- cionadas con el marketing, la antropología, la comunicación, la estadística y la psicología y tienen como finalidad la creación, el mantenimiento y la mejora de la imagen ante la sociedad en general y el público potencial en particular.

Por otra parte, la organización de eventos debe encontrarse a cargo de una serie de profesionales de protocolo, así como de relaciones públicas que deben adaptar a las nuevas tecnolo- gías, tanto la normativa como a los usos y costumbres.

En la actualidad nos encontramos con que las empresas han tenido que ir evolucionando e incorporando distintas discipli- nas, que anteriormente no se consideraban necesarias, de ma- nera que nos podemos encontrar con una serie de claves que contribuirán a la consecución del éxito empresarial y entre las que podemos encontrar las siguientes:

Por lo tanto, resultará esencial que el profesional que se encar- gue de las relaciones públicas posea una formación integral y básica en múltiples disciplinas que le permitan adquirir los siguientes conocimientos:

Conocimientos y disciplinas que debe poseer un buen Relaciones Públicas

Conocimientos y disciplinas del RRPP

• Protocolo, planificación, organización y coordinación de eventos
• Técnicas de comunicación, habilidades sociales y dinámicas de grupos
• Marketing y Publicidad
• Dominio de idiomas
• Nuevas Tecnologías y Aplicaciones Multimedias
• Conocimientos Administrativos, Informaticos y presupuestarios
• Normativa, legislación y usos y costumbres
• Conocimiento en profundidad de la empresa (funcionamiento, organización, opinión pública
• Técnicas de investigación social que contribuyan a conocer al cliente potencial.
• Medios de comunicación y redes sociales

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7.2. Normas de organización empresarial

Por lo general, una empresa realiza un tipo de actividad que se encuentra fundamentada en una normativa legal de base, que se puede complementar con otro tipo de normas, así como de los usos y costumbres que se consideren oportunos y que contribuyan a conseguir los objetivos de esta. De manera que, el conjunto de normas que rigen el funcionamiento de una em- presa u organización es lo que se conoce como su normativa.

Cuando una empresa pretende establecer una serie de nor- mas que se considerarán de obligado cumplimiento, debe re- flexionar previamente sobre los posibles pros y contras que la implementación de dichas normas pueda tener, para que, de esta manera, se cree un tipo de normativa justa en atención a los criterios indicados previamente.

Esta labor de reflexión y análisis se puede realizar de forma conjunta con la dirección. Además, en función de las distintas características particulares de la empresa (actividad, tamaño, peligrosidad ... ), habrá que tener en cuenta la adaptación ade- cuada de las normas.

Una vez que la empresa ha establecido sus normas, deben ser conocidas por sus trabajadores, ya que su incumplimiento puede ocasionar una serie de problemas al personal que po- dría variar desde un simple apercibimiento hasta un despido procedente, según el caso. Es por ello por lo que es necesario informar a los trabajadores de todas las sanciones que se ti- pifiquen según el incumplimiento para que asuma las conse- cuencias y entiendan que, tanto las normas como las sancio- nes asociadas, serán iguales para todos.

El hecho de contar en la empresa con un reglamento claramen- te establecido hará que se tomen decisiones basadas en el mis- mo, evitando de esta manera la toma de decisiones de forma individual, lo que además contribuirá a que se ahorre dinero y tiempo. Por lo tanto, tener por escrito esta normativa, y que to- dos los trabajadores la conozcan, evitará posibles situaciones de conflicto entre ellos, a la vez que se favorece una situación de convivencia óptima, lo que produce de forma indirecta, un aumento en la productividad y rentabilidad de la empresa.

Asimismo, la organización también se encargará de regular as- pectos laborales (horarios, uniformes, vacaciones, normas de conducta, limpieza, medidas de prevención y seguridad, etc.), que en algunos casos se determinaran por imposición y otras por consenso. Estas normas en ocasiones vienen definidas ya en reglamentos internos o manuales que se facilitan al em- pleado a modo de instrumento informativo.

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7.3 Técnicas de las relaciones públicas

Cuando se hace referencia a las técnicas de las relaciones pú- blicas, se descubre que son de lo más variado, pero siempre relacionadas con la imagen corporativa de la empresa. Dentro de las distintas técnicas destacan:

• Promoción.
• Publicidad.
• Valoración social de la empresa (becas, obra social, puestos de trabajo ... ).
• Publicity (información propagandística gratuita en me- dios de comunicación).
• Auditoría de relaciones públicas (fortalezas y debilida- des de la empresa).

Además de acudir a las relaciones públicas para promover y controlar la imagen empresarial, la empresa también puede recurrir a clientes, lobbies, accionistas, entidades financieras y proveedores, en busca de la transmisión de una imagen creí- ble, solvente y seria.

Dichas técnicas serán siempre utilizadas en un proceso en el que se distinguen varias fases para la aplicación y valoración de las relaciones públicas empleadas en el ámbito empresa- rial, y que consolidaran lo que se conoce como programa de actuación empresarial.

Dentro de dicho programa podemos destacar una serie de fases principales para aplicar y valorar las relaciones públicas y que son:

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Principales Fases de aplicación y valoración de las Relaciones Públicas

FASES DE APLICACIÓN Y VALORACIÓN

Análisis de la situación

• Objetivo y Real.
• Recogida de datos.
• Investigación de posibles problemas.
• Análisis de las desviaciones.
• Causas
• Actitudes
• Opiniones del público.
• Pretende encontrar alterna- tivas distintas a las que ya se posee.
• Indagación de hechos y análisis de la información recabada.
• Identificación y segmen- tación del público objetivo (cuestionarios, entrevistas, informes comerciales, recla- maciones ... ).

Planificación

• Conjunto de acciones previstas para realizar una serie de accio- nes que se consolidan previa- mente en una planificacion con fines y objetivos específicos.
• Dicha planificación debe ajustarse a los tiempos que se establezcan y contar con la aprobación de dirección.
• Tipos de planificación:
• Correctora o a corto plazo:
• Situaciones de emergen- cia o precrisis.
• Efecto inmediato.
• Aplicación de un progra- ma difidido por fases
• Más larga y lenta que la anterior pero con eficacia probada.
• frena situaciones realmente graves.
• Preventiva o a largo plazo:
• Presupuesto para iniciar y finalizar el proceso.
• Boceto:
• Real
• Objetivo
• Adaptable
• Claro
• Firme
• Sencillo
• Beneficia a las partes implicadas.

Comunicación

• Comienza con el inicio del pro- grama de relaciones públicas.
• Primero se debe seleccionar un mensaje (estructura y contenido) teniendo presente el uso claro del lenguaje, y respetanto tiempo.
• Objetivo: Opinión favorable y colaboración del público.
• Elegir el momento idóneo para llegar al público.

Valoración de Resultados

• Evaluación del programa.
• Conclusiones.
• Medidas correctoras aplicadas.
• Análisis detallado y crítico de to- dos los elementos del programa.
• Comprobación el éxito o fracaso.
• Impacto logrado.
• Resultados
• Estudio comparativo (antes y después de la campaña).
• Informe final de resultados (se entrega a dirección que le ayudará para comprobar si el programa ha tenido el exito esperado o no).

7 Comienza con el inicio del pro- grama de relaciones públicas.