Mapa de Procesos: clasificación y mapeo según la norma ISO 9000

MAPA DE PROCESOS

Clasificación de procesos

Procesos que se deben tomar en cuenta para el diseño de Mapeo de un proceso.

• Procesos estratégicos: es la base de la documentación existente para que los procesos clave sean validos y funcionales.
• Proceso clave: aquellos de los que la organización tiene gran dependencia, debido a uno o varios de los siguientes puntos:
• Procesos de apoyo: son los que ayudan a que el procesos clave se desarrolle.

PROCESOS ESTRATEGICOS

P.EI PROYECTO EDUCATIVO P.F.1 PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACION GENERAL DEL CENTRO P.EJ GESTIÓN ECONOMICA P.E4 SEGUIMENTO DEL PLAN DE CALIDAD P.ES PROMOCION Y RELACIONES EXTERNAS

PROCESOS CLAVE

I.CI PROCESO DE ACOCIDA I.CA PC E INFANTIL PC E. PRIMARIA I.CZ PC E. SECUNDARIA PAT DEPARTAMENTO DE ORIENTACIÓN GESTION DE LAS ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS PASTORAL DEPARTAMENTOS ATENCION FAMILIAS

PROCESOS DE APOYO

PAI INFRAESTRUCTURAS P.A.2 PERSONAL P.A.T SECRETARIA Y ADMINISTRACION PAL SERVICIO COMODOR P ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES ATENCIÓN SANITARIA

El mapa de procesos

• El mapa de procesos es la representación gráfica de los procesos que integran la organización y las relaciones existentes entre ellos, y aporta una perspectiva de la misma a alto nivel y de cómo se llevan a cabo las tareas esenciales que aportan valor a los clientes.

A través de este tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo.

El objetivo principal que se busca conseguir con su realización es que la empresa disponga de una base de referencia donde estén definidas las distintas actividades que se están realizando.

El mapa de procesos

• Para el desarrollo del mapa de procesos se adopta un enfoque generalista frente a un enfoque específico, centrado principalmente en las actividades que generen valor y con el que se busca llegar a un compromiso entre dos posibles extremos: exceso de información con poco valor y un exceso de detalle que dificulta la interpretación.

Los mapas de procesos son útiles para:

• Conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente.
• Analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad.
• Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de mejoramiento del proceso.
• Desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos.
• Evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

El mapa de procesos

Cuando utilizar los mapas de procesos

Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado.

Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo.

• Cuando existe una necesidad continua de adiestrar personal para llevar a cabo el trabajo,

Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo,

El mapa de procesos

COMO PREPARAR UN MAPA DE PROCESOS

Un proceso es la transformación que resulta de combinar una o más tareas bienes o servicios, para producir un bien o servicio de mayo valor (resultado).

• Se observan uno o más procesos que contribuyen de forma significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un servicio o un producto.
• Existen varios métodos para representar un proceso. La selección de uno sobre otro dependerá del propósito para el cual se prepara. Dos alternativas son: el flujograma y el mapa de procesos cruzados.
• Cuando el resultado (producto o servicio) requiere de la participación activa de varias unidades de trabajo, resulta útil comenzar el análisis con el mapa de procesos cruzados.

ESPE MAPA DE PROCESOS

UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS

INNOVACIÓN PARA LA EXCELENCIA

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Descripción y documentación de un proceso

Misión del proceso.

Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs los transforma, generando un output.

Documentación de proceso.

Es un método estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los procesos claves. Siempre que un proceso vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de partida.

Los pasos que deben llevarse a cabo para la realización de la documentación de procesos y la creación de un manual son:

1º paso la selección del proceso a documentar. 2º la recolección de la información relacionada con el proceso.

• 3º análisis de la información.
• 4º desarrollo de un manual de documentación de procesos, que implica la creación de un modelo o formato de procesos.

Descripción y documentación de un proceso

Controles

Todo aquello que regula el proceso: Pasos/pautas Reglas/normas

1 Entradas Materiales, equipos, información, personas Recursos económicos, etc

Proceso

Salidas Producto o servicio que s creado por el proceso, que es entregado al cliente.

Herramientas, funciones y habilidades

Medios o recursos para llevar a cabo el proceso y funciones , habilidades o capacidades requeridas para desempeñar eficazmente el proceso.

Análisis de los procesos

Fases del análisis.

• 1. Identificar las necesidades del cliente.
• 2. Realizar un estudio de viabilidad económico, técnico y legal.
• 3. Conocidas las necesidades del cliente y la viabilidad del proyecto, si se decide seguir adelante con él se han de asignar las funciones a desempeñar por el personal que interviene en el desarrollo y se debe realizar una especificación de requisitos que sirva para el posterior desarrollo del sistema.

Análisis de los procesos

Posibles problemas y deficiencias en la interpretación.

La principal causa de deficiencia en la interpretación de los diagramas de flujo se debe a que estos pueden no reflejar la realidad, debido a:

• Se debe representar el proceso ideal tal y como debería ser realizado, y no lo habitual de aquellos que lo ejecutan.
• Alguno de los participantes no aportan información sobre partes del mismo.
• Se consideran irrelevantes pequeños bucles existentes.
• Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera parte del proceso.
• Se utilizan diagramas de flujo desfasados que no han sido revisados después de producirse cambios en el proceso.

Rediseño de los procesos

El rediseño y la mejora de procesos busca satisfacer mejor los requisitos de los clientes. Los tres elementos principales de un sistema bien diseñado son:

• Eficacia o efectividad.
• Eficiencia.
• Flexibilidad.

Asimismo, los tres tipos de rediseño de procesos que se pueden acometer son:

• Mejora de costes.
• Mayor competitividad.
• Innovación radical.

Por tanto, el rediseño se trata de replantear desde una base cero cómo se hacen las cosas.

Esquema mapa de proceso

Proceso de actualización de planes de estudio o creación de nuevas mallas curriculares.

L Satisfacción de Cliente (estudiante Formación Control escolar Diseño de planes de estudios Titulación Entradas funciones Salidas

Esquema de proceso

ENTRADAS PROCESO 1 SALIDAS ENTRADAS PROCESO 2 SALIDAS

PROCESO

Para recordar:

Proceso: viene del latín PROCESSUS, que significa avance y progreso.

Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que se caracterizan por requerir ciertos insumos (productos o servicios de otros proveedores) y tareas particulares que implican valor añadido, con miras a obtener ciertos resultados.

ESQUEMA

Procedimiento

Especificación de la forma en que se realiza alguna actividad

Eficacia: Capacidad para alcanzar resultados deseados

• Entradas PROCESO Salidas Proveedores Insumos Equipos Métodos Infraestructura Personal, etc. Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan CLIENTES Productos Servicios Información
• Requisitos Requisitos Actividades de seguimiento y medición Eficiencia: Resultados alcanzados vs. recursos empleados

PROCESO

Los procesos forman parte de un conjunto de elementos que interactúan para lograr un propósito común, a esto se le conoce como SISTEMA.

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SISTEMA

OBJETIVOS Organización Procedimientos SISTEMA ABC LAAAAN Procesos Recursos RESULTADOS

PROCESO

Identificación Secuencia e interacción Criterio y métodos (a, b, c) PLANEAR AJUSTAR HACER Implementación de la mejora (f) Implementación de lo planeado (d) VERIFICAR Medición y análisis (e)

PROCESO

Análisis y mapeo de procesos

Mapeo de procesos: actividad que se realiza para crear una representación gráfica (o mapa) de un proceso de trabajo, mostrando sus entradas, salidas y la secuencia de actividades.

EL Guadalajara M Mexico

PROCESO

Análisis y mapeo de procesos

Permite:

Describir en forma clara y sencilla el funcionamiento de un proceso, para facilitar su comprensión.

Identificar las áreas de oportunidad de mejora de los mismos (métodos alternos para la ejecución de actividades, optimización de tiempos, eliminación de etapas que no aportan valor, aumento de la productividad etc.).

Facilitar el entrenamiento a nuevos empleados.

PROCESO

Análisis y mapeo de procesos

Permite:

Definir las funciones y responsabilidades.

Facilitar la identificación de los puntos de medición para evaluar el desempeño de los procesos.

Proporcionar información para la documentación de los procesos.

Aumentar el nivel de satisfacción de los clientes.

PROCESO

Análisis y mapeo de procesos

Pasos para el mapeo de procesos:

Identificación y clasificación de procesos.

Mapeo de procesos por niveles.

Diagramación de los procesos individuales.

@ CANOSSA

PROCESO

Identificación y clasificación

Características de los procesos:

Se pueden definir: tienen un principio y un fin; transforman entradas en salidas aportando valor y generan productos o servicios; se pueden representar en diagramas; tienen un dueño.

@ Se pueden repetir: secuencias de actividades que son repetidas de manera sistemática.

Se pueden predecir: se pueden controlar, estabilizar y alcanzar resultados consistentes.

Se pueden mejorar: evaluación y mejora continua