El proceso documental: técnicas de catalogación y archivo, tratamiento de información

PROCESOS COMERCIALES

Desarrollo de los temas

El proceso documental. Aplicación de técnicas de catalogación y archivo. Tratamiento de la información/documentación en materia de consumo. Aplicaciones informáticas.

CEDEL elaborado por EL EQUIPO DE PROFESORES DEL CENTRO DOCUMENTACIÓN48.2 CEDE

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GUIÓN - ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. PROCESO DOCUMENTAL
3. Entrada y registro de los documentos
4. Salida y difusión de la información
5. El análisis documental
6. La indización
7. Thesaurus
8. APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE CATALOGACIÓN Y ARCHIVO
9. Clases de catálogos
10. Características y finalidad de los catálogos
11. Normas y reglas de catalogación
12. Las fichas. Clases de fichas
13. Proceso de catalogación
14. Cómo se cataloga una obra
15. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN/DOCUMENTACIÓN EN MATERIA DE CONSUMO
16. Organización de datos, información y documentación de con- sumo
17. Necesidad
18. Potencialidad de la informatización de información de consu- mo de cara a su organización y gestión
19. Aplicaciones informáticas fundamentales en la gestión y admi- nistración de ficheros
20. Archivos de consumo susceptibles de organización
21. Organización de archivos de consumo
22. Indexación de archivos de consumo
23. Búsqueda, localización y recuperación de archivos
24. Implicación del volumen de información y tamaño de archivos en el sistema de información
25. Integridad de la información
26. APLICACIONES INFORMÁTICAS

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BIBLIOGRAFÍA

CARIDAD, Mercedes La telecomunicación. Madrid. Ed. Forja. CHAUMIER, Jacques Análisis y Lenguaje documental. Mitre, 1984. CANUT, Mª Luisa Sistemas de informatización de una biblioteca. Universidad Compluten- se. Madrid, 1986. GARCÍA MELERO, L.A. y Metodología para el diseño de un sistema automatizado de unidades FERNÁNDEZ ROCA, P. de información. En Homenaje a Justo García Morales. Madrid. ANABAD, 1986.

• Documentación de las Ciencias de la información. Editorial de la Universidad Complutense de Madrid.

IBERCOM NEWSLETTER Departamento de documentación. Facultad de Ciencias de la Informa- ción. Universidad Complutense de Madrid.

• Revista Española de Documentación Científica. Instituto de Informa- ción y Documentación en Ciencia y Tecnología (ICYT). Madrid.

TELOS Cuadernos de Comunicación, tecnología y sociedad. FUNDESCO. Madrid.

• Los centros de documentación, nuevas técnicas documentales. Centro de Estudios CCC.

CARRIÓN GUTIEZ Manual de Bibliotecas. Fundación Germán Sánchez. Madrid, 1990. AMAT NURIA La biblioteca. Tratado sobre su organización, técnica y utilización. Barcelona, 1985. M.E.C. Servicios al consumidor. Secretaría de Estudios de Educación. Dirección General de Formación Profesional Reglada y Promoción Educativa.

• Reglas de Catalogación. Monografías y Publicaciones Seriadas. Ministerio de Cultura. Dirección General del libro y Bibliotecas.

COMENTARIO BIBLIOGRÁFICO

La bibliografía que mencionamos permite al alumno/a profundizar en la materia tratada en este tema, así como los artículos y publicaciones periódicas. CENTRO DOCUMENTACIÓN DE ESTUDIOS Y OPOSICIONES C/ CARTAGENA, 129 - TELS. 564 39 94 - 28002 MADRID48.4 CEDE

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1. INTRODUCCIÓN

El crecimiento desmesurado de los documentos que se tramitan en los centros documentales, producido por el aumento de los servicios y las funciones que se llevan a cabo en éstos, por una parte, y la proliferación de sistemas de sistemas de reproducción mecánica, que ha hecho aumentar de forma acelerada el volumen documental, por otra, está provocando problemas a la hora del control de la documentación. Frente a esta avalancha de papel (y no sólo papel, sino también de libros, cintas magnéticas, "disquettes", fotografías, etc.) que se nos ha venido encima en todos los centros, es necesario contraponer unas normas de archivo y gestión de la documentación. Normas que tienen que ir más allá del solo hecho de archivar los documentos. Los documen- talistas necesitan para el desempeño de sus tareas tener la información organizada. La infor- mación se ha convertido en un bien de consumo destinado a satisfacer las necesidades de conocimientos de los diferentes grupos sociales. Por lo tanto, es necesario el establecimiento de unas Normas de Cataloga- ción y Archivo para los centros de documentación que eviten:

• La acumulación innecesaria de papeles.
• Pérdida de control de los documentos.
• El aumento del coste por compra de material innecesario o inadecuado.
• Pérdida del Patrimonio Documental.

2. PROCESO DOCUMENTAL

Exponemos a continuación las operaciones que han de realizarse en un centro de documentación. El objetivo principal de un documentalista consiste en poner a dispo- sición de los usuarios toda la información pertinente a sus diversas consultas. El éxito de este propósito depende del correcto cumplimiento de las siguientes tareas las cuales, para una mejor comprensión por parte del alumno vamos a agrupar en dos grandes fases:

• La entrada y registro de los documentos.
• La salida y difusión de la información.

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2.1. ENTRADA Y REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS

Toda una serie de operaciones, que habrán de ejecutarse paso por paso, posibilitan la entrada y registro de los documentos en el centro de documentación. Estas operaciones docu- mentales son las siguientes:

• Selección: el centro de documentación debe elegir de entre toda la producción mundial aquellos documentos que respondan a las disciplinas con las que trabaja.
• Análisis: consiste en reconocer y clasificar el contenido de cada documento selec- cionado por el centro. Esta operación documental se realiza en las siguientes fases:
  • Descripción física o externa: el documentalista anota las referencias bibliográfi cas del documento, esto es, el nombre del autor; titulo; editorial; etc. Coincide en cierta forma con la descripción bibliográfica que se efectúa en las bibliotecas.
  • Indización: los conceptos y materias tratadas en el documento son identificados y definidos por el documentalista. Pueden expresarse en lenguaje natural o docu- mental.
• Almacenamiento de la descripción: es decir, del resultado del análisis: se registran todos los datos extraídos del documento sobre una memoria documental, ya sea en soporte de papel, fotográfico o magnético, para poder organizar la búsqueda.
• Almacenamiento de los documentos :: los documentos seleccionados y tratados son almacenados bien en los estantes, bien en microformas, pero principalmente en memoria magnética de los sistemas informáticos.
• Control de calidad: el documentalista debe verificar la exactitud de todas las refe- rencias registradas.

2.2. SALIDA Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN

La difusión de información puede deberse a dos motivaciones diferentes: por iniciativa del propio centro o a petición de los usuarios. Además, debemos distinguir entre:

• Búsqueda bibliográfica retrospectiva: consiste en extraer todos los documentos ya registrados en el fondo que respondan a una pregunta ocasional. Por ejemplo, un

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usuario pide documentación sobre "La industria de la información en Europa". El cen- tro de documentación seleccionará todos los documentos referentes al tema.

• Difusión selectiva de información: consiste en extraer todos los documentos que respondan a una pregunta permanente, a medida que son registrados en el fondo. Por ejemplo, un usuario desea recibir toda la información que se produzca en torno a la "Industria de la información en Europa". El centro de documentación le hará llegar toda la documentación sobre el tema en cuanto reciba nuevas publicaciones.

Una forma especial de salida de la información consiste en la "difusión informativa". Mediante esta operación documental, se envía a los usuarios la respuesta a su pregunta, no en forma de bibliografía o de documentos, sino en forma de respuestas precisas. Es decir, mediante la confección de síntesis breves sobre asuntos bien determinados. Por ejemplo, ante la pregunta del usuario en torno a "la industria de la información en Europa", el documentalista estudiará y analizará todos los documentos referentes al tema demandado para confeccionar un informe conciso, breve y exacto que satisfaga la necesidad de información del usuario.

2.3. EL ANÁLISIS DOCUMENTAL

El análisis documental es una operación propia y particular de las técnicas documenta- les cuyo objetivo es la identificación de los documentos con vistas a que cualquier usuario pueda acceder a ellos rápida y fácilmente. Es una tarea documental muy subjetiva, es decir, depende del juicio del documentalis- ta o analista de la información y no existen reglas ni mecanismos normalizados que marquen las pautas a seguir al analizar los documentos. El análisis de la información es el eslabón más importante de la cadena documental que se realiza en un centro de documentación ya que el producto obtenido del análisis debe ser la representación acertada de los documentos originales y el único medio de recuperar posteriormente la información contenida en ellos. Mediante el análisis documental se persigue reconocer y clasificar el contenido de los documentos. Una vez que un documento, ya sea un libro, un artículo de una revista, una cinta de vídeo, etc., ha llegado al centro de documentación, el documentalista debe tratario de tal manera que extraiga de él una serie de datos que informen sobre su contenido temático. En

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muchos casos estas referencias documentales evitarán al usuario el trabajo de recurrir al documento original. En este punto de la cadena documental el analista o documentalista ejecuta su trabajo siguiendo las siguientes fases:

• Descripción Externa del documento, también conocido como "Descripción Física". Consiste en extraer los datos identificados del material documental, tales como: nom- bre del autor, título de la obra editorial, número de identificación, etc. Coincide con la Descripción Bibliográfica que se realiza en las bibliotecas. Cada elemento de información que se obtiene con la descripción física del documento recibe el nombre de "identificador": identificador onomástico (referido al autor), identifi- cador cronológico (por fechas o épocas), identificación geográfico (por países o ciuda- des), etc.
• Descripción Sustancial, también conocida como "Condensación". El documentalista extrae la esencia del documento, es decir, el contenido fundamental del mismo. Su finalidad es informativa: ofrecer a los usuarios de una forma breve y condensada las principales ideas expuestas en los documentos primarios. El resultado de la descripción sustancial es el "resumen" o abstract.
• Descripción Característica, conocida comúnmente como "indización". Es una opera- ción propia de los centros de documentación cuya finalidad es recuperadora, es decir, permitir que cualquier individuo encuentre el documento independientemente del país o época en la que viva. La indización supone un estudio del documento para descubrir la materia sobre la que trata. Este contenido del documento se expresa, con ayuda del lenguaje documental, en "palabras clave" llamadas "descriptores". De esta forma, el resultado de la indiza- ción es el conjunto de descriptores, términos que identifican la materia del documento. Ejm: 1. Un discurso del Presidente José Mª Aznar. 2. Un discurso sobre el Presidente José Mª Aznar.
• En el primer ejemplo, José Mª Aznar es el identificador porque es el autor del dis- curso.

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