Generalidades del Control Interno de la Universidad Intercontinental

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Generalidades del Control Interno

CONTROL Introducción El control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera: la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando, incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe sí los hechos van de acuerdo con los objetivos.

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Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los Individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos. A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, revisaremos algunas de las definiciones aceptadas.

Conceptos y elementos del control Interno

Nombre del autor Concepto Imagen Burt K. Scanlan El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet Es la realización de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

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Conceptos y elementos del control Interno (Continuación)

Nombre del autor Concepto Imagen George R. Terry Es el proceso para determinar 1o que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores, a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Harold Koontz y Cyril O'Donnell. El control implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

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Conceptos y elementos del control Interno (Continuación)

Nombre del autor Concepto Imagen Robert B. Buchele Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Robert C. Appleby La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Elementos del concepto de control

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación lo son también de control.

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1. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
2. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
3. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como:

La evolución y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

Importancia del control

Realizar acciones de control en una organización es de vital importancia debido a que:

• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
• Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

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• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
• Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Elementos del control interno

Para comprender de una mejor manera los factores que intervienen en el control interno de las organizaciones es necesario conocer los elementos que lo conforman, mismos que se clasifican en cuatro grandes grupos:

a) Organización b) Procedimientos c) Personal d) Supervisión.

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Organización

El proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas. Las principales etapas (o decisiones) en dicho proceso son:

: Dirección: analiza los objetivos y el trabajo a realizar, asume la responsabilidad de la política general de la empresa y de las decisiones tomadas en su desarrollo. Coordinación: adapta las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa División de labores: define claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y registro. Asignación de responsabilidades: establece con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarquía y delega facultades de autorización congruentes con las responsabilidades asignadas.

Procedimientos

Planes que establecen un método para manejar las actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción, no para el pensamiento, que detallan la forma exacta en que se deben realizar ciertas actividades.

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Planeación y sistematización: es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación, la división de labores, el sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades. Registros y formas: un buen sistema de control interno debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos. Informes: desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento más importante de control es la información interna.

Personal

Se conoce como personal al conjunto de las personas que trabajan en un mismo organismo, empresa o entidad.

Entrenamiento: mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, más apto será el personal encargado de los diversos aspectos del negocio. Eficiencia: después del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en cada actividad. * Moralidad: es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del control interno. Retribución: es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propósitos de la empresa con entusiasmo.

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Supervisión

No basta con el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización.

Principios del control interno

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio en el control

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y si la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

CONTROL DELEGACIÓN

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Estándares de control

Se refiere a que el control existe en función de la identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

Dihc3. E=Pres EFECT18000+

Oportunidad del control

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectue el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

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