Seguimiento y control del aprovisionamiento, Ies Ses Estaciones

El Proceso de Aprovisionamiento

Quizás te preguntes, ¿qué es lo primero que debo realizar en el proceso de aprovisionamiento? Cuando hablamos del proceso de aprovisionamiento de la empresa nos referimos a todas las actividades que realizamos desde que solicitamos información sobre determinada mercancía hasta que nos es entregada y pagada, incluyendo, así mismo, la contabilización, registro y archivo de la documentación originada.

Debes tener identificados, definidos y documentados los procesos de aprovisionamiento, de manera que puedas analizarlos periódicamente con el objetivo de identificar las oportunidades.

Por tanto, podemos definir el proceso de aprovisionamiento como el conjunto de actividades orientadas a la adquisición de los materiales que necesitamos para la elaboración o comercialización de nuestros productos, en las mejores condiciones y menor coste.

Para que esta función se desarrolle de forma adecuada será necesario establecer líneas de coordinación con el resto de departamentos definidos en el organigrama de la empresa.

Entre los objetivos básicos que establece la gestión de aprovisionamiento se encuentran: reducir los costes de almacenamiento, mantener suficiente productos en almacén para evitar roturas de stock, reducir los daños producidos por la pérdida de artículos perecederos y obsoletos.

Citas para Pensar

"Para hacer negocios no se requiere ingenio, basta con no tener delicadeza" Caballero de Bruix

Evaluación de la Gestión de Aprovisionamiento

Entre los objetivos básicos que establece la gestión de aprovisionamiento se encuentra: Aumentar los costes del aprovisionamiento. Mantener suficiente stock. Reducir daños producidos por los artículos perecederos y obsoletos. Mantener la mayor cantidad posible de stock.

Órdenes de Pedido y Entrega

Quizás te preguntes, ¿para qué sirve la orden de pedido? ¿ Quién lo emite? ¿ Qué datos debe contener? Una vez que has negociado las condiciones de compra y las has plasmado en el correspondiente contrato, procedes a solicitar la cantidad de producto o servicio que necesitas.

La orden de pedido/entrega es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme productos o servicios a su proveedor. Las órdenes de pedido/entrega la podemos realizar por escrito o verbalmente:

1. Verbalmente: por teléfono o personalmente. En este caso, es conveniente que además de esta comunicación verbal la realicemos también por escrito, ya que de otra manera no existe nada en base a lo que poder reclamar por parte del Departamento de Compras, si el producto o servicio recibido no se ajusta a lo que hemos solicitado en el pedido, ni tampoco el proveedor tendrá nada en base a lo que poder rebatir una posible reclamación.
2. Por escrito: fax, correo electrónico, papel. El pedido debe contener todos los datos necesarios para evitar errores o desviaciones entre lo que el departamento de compras quiere y lo que el proveedor nos envíe posteriormente.

Los datos se pueden plasmar en el modelo de pedido utilizado por el Departamento de Compras, o bien mediante una carta.

El pedido debe contener al menos los siguientes datos:

1. Datos del proveedor: nombre, dirección, teléfono, fax, departamento y persona a la que se dirige.
2. Datos del cliente: nombre, dirección, telefono, fax, correo electrónico, departamento y persona que lo emite.
3. Número de pedido.
4. Referencia al contrato de compraventa en el que se encuadra el pedido.
5. Fecha del pedido.
6. Identificación del producto o servicio a comprar: nombre, modelo, código, etc.
7. Cantidad necesaria: se debe especificar la unidad de medida.
8. Condiciones económicas: 8.1. Precio (se debe especificar la divisa y, como mínimo, dos decimales) 8.2. Otras condiciones económicas: descuentos, transportes, seguros, envases y embalajes, etc.
9. Aspectos relacionados con la entrega: 9.1. Fecha de entrega. 9.2. Lugar de entrega.
10. Forma de pago.
11. Otras condiciones pactadas: instalación, mantenimiento, etc.
12. Nombre y firma del responsable del departamento de compras, autorizando la emisión del pedido.

En las pequeñas empresas en las que no exista un Departamento de Compras específico, el documento de pedido puede ser facilitado por el propio proveedor, para que la empresa compradora lo rellene.

Materiales Adicionales para Órdenes de Pedido

En la sección de materiales adicionales encontrarás un ejemplo de orden de pedido.

Recepción, Identificación y Verificación de Pedidos

Cuándo recibes un pedido, ¿qué actividades debes realizar para la recepción de los productos? Cuando llega un pedido, tienes que realizar una serie de tareas para comprobar que los productos que han llegado se corresponden con los que pediste y están en perfecto estado.

La recepción adecuada de los productos es muy importante, una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia, centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples.

La recepción es la encargada de admitir los pedidos que llegan a nuestra empresa, debemos efectuar las siguientes operaciones:

1. Disponer de una relación de los pedidos esperados, en función de los plazos de entrega.
2. Recibiremos los envíos de proveedores con el albarán de entrega del transportista.
3. Comprobaremos la correspondencia entre los datos de los documentos de llegada y las órdenes de pedidos. Cuando existe coincidencia entre ambos documentos le asignamos un número de entrada provisional, en caso contrario, le asignamos un número de entrada de productos no identificados e informamos al Departamento de compras para que resuelva el conflicto creado.
4. Ordenamos la descarga de los productos.
5. Contamos los artículos descargados y verificamos que no existan daños externos cuando estos se producen, comunicamos los daños al responsable de compras de forma que éste realice la reclamación oportuna.
6. Anotamos los desperfectos encontrados en el albarán del proveedor y aceptamos los productos salvo posterior examen.
7. Cursamos rápida información de la llegada de los productos esperados al Departamento de compras. En el caso de grandes superficies también hay que notificar la llegada al departamento de etiquetaje.

Una de las misiones más importantes de recepción es de descubrir todos los errores de una transacción (faltas, daños, equivocación de artículos, etc.), porque de hacerse más tarde sería muy perjudicial. El registro de entrada de un artículo es el único documento que corrobora lo que se ha recibido.

Es importante que el departamento de compras exija al departamento de almacén que las mercancías y artículos entregados por parte de los proveedores sean precisamente los solicitados en el pedido y de que no existan variaciones. Por esta razón debemos disponer de hojas de control para la recepción de productos, conteniendo la siguiente información:

1. Número de pedido.
2. Cantidad recibida.
3. Descripción del artículo recibido.
4. Nombre del proveedor.
5. Unidad de medida (kilos, metros, unidades, etc.).
6. Observaciones (en ellos se indica si hubo faltas, desperfectos, mermas o alguna otra variación en las entradas).
7. Nombre y firma del empleado que recibe la mercancía.

Con una recepción apoyada en un sistema informático en tiempo real, el tiempo de realización de todo el proceso será corto.

Reflexiona: Comprar vs. Aprovisionar

¿Es lo mismo comprar que aprovisionar? Aprovisionar y comprar son términos que se suelen emplear para describir procesos similares en la empresa. Sin embargo, la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio que la de compra. La compra es una parte del aprovisionamiento, pero no la única.

Seguimiento de Pedidos

¿Cómo puedes realizar el seguimiento de un pedido? Al departamento de compras también le corresponde realizar el seguimiento del pedido, es decir, una vez realizado y confirmado el pedido, debemos mantener la comunicación con el proveedor para asegurarnos de que el producto o servicio adquirido se reciba en la fecha, lugar y demás condiciones pactadas. Con el fin de facilitar esta labor, se suele llevar un libro de seguimiento de pedidos.

El proceso de seguimiento de pedidos comienza cuando emitimos una orden de pedido y finaliza cuando aceptamos los productos que llegan a nuestro almacén.

Conocer la ubicación en el tiempo de una orden de pedido puede variar desde un número de días si utilizamos medios de seguimientos como el e-mail, el teléfono o el fax, a unos pocos segundos si utilizamos internet.

Importancia del Seguimiento de Pedidos

En el siguiente vídeo puedes ver la importancia del seguimiento de pedidos: @ ShipBob Fulfillment Center Guided Tour - 3D 360° VR Video