Ofimática básica: elaboración de hojas de cálculo con fórmulas

MÓDULO OPTATIVO I

Ofimática básica

TEMA 2

ELABORACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

Estructura y funciones

İLERNA Archivo Inicio Insertar Dibujar Disposición de página Fórmulas Datos Revisar Vista Cortar - 11 . A A ab Ajustar texto NKS - Combinar y centrar ¥

CONCEPTOS

• Libro: unidad de trabajo de Excel. Incluye varias hojas de cálculo.
• Hojas de cálculo: manipulan datos. Están formadas por un conjunto de celdas en columnas y filas (Al, C4, etc.). Pueden crearse todas las hojas que se quieran.
• Celda: es la intersección entre una fila y una columna. En ellas se puede escribir información, ya sea texto o funciones lógicas. La celda seleccionada es la celda activa.
• Rango de celdas: conjunto de celdas seleccionadas. Se especifica con dos puntos. Por ejemplo: A1:A3.
• Fórmula: permiten aplicar cálculos, interacciones y comportamientos a una celda.

M23 ... × fx A B C D E F G H 1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 - Calibri Formato Fuente Alineación

ENTRADA Y EDICIÓN DE DATOS

İLERNA Archivo Inicio Insertar Dibujar Disposición de página Fórmulas Datos Revisar Vista

• Introducir datos: basta con hacer clic con el ratón en la celda en la que queramos introducir los datos. Nos sitúa mos con las teclas de desplazamiento sobre la celda y los escribimos.
• Borrar datos: nos situamos sobre la celda o selecciona mos el conjunto de celdas cuyos datos deseemos eliminar y pulsamos la tecla Supr.
• Modificar datos: seleccionamos la celda que queramos modificar o escribimos directamente en la barra de fórmula, y, al hacerlo, el dato nuevo sobrescribe el anterior.

M23 ... fx A B C D E F G H 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 - 11 A A = ab Ajustar texto Cortar Calibri Combinar y centrar ¥ Alineación

Pregunta tipo de examen: Rango de celdas

¿Cuál es la forma correcta de especificar un rango (conjunto) de celdas dentro de Excel? A) Mediante el punto y la coma ( A1;A3 ) B) Mediante los dos puntos ( A1:A3 ) C) Mediante guiones ( A1 - A3 ) D) Con la palabra hacia (A1 hacia A3)

Pregunta tipo de examen: Detección de fórmulas

En una celda, ¿Cómo haremos para que Excel detecte que es una fórmula? A) Escribiendo el símbolo * al inicio de la celda B) Escribiendo el símbolo = al final de la celda C) Escribiendo el símbolo & al final de la celda D) Escribiendo el símbolo = al inicio de la celda

Formatos de celda

FORMATOS DE CELDA

Permiten establecer el diseño de las celdas, su carácter numérico, etc.

• Categoría: estableceremos el tipo de valor de la celda. Tipos:
• General: valores tipo texto.
• Número: valores numéricos.
• Moneda: valores numéricos con símbolo de moneda (€, $ ... ).
• Fecha: valores en formato fecha (10/12/2024)
• Porcentaje: valores en porcentaje (50%).

* Los tipos de valores son intercambiables. Es decir, 50% es lo mismo que 0'5 en su versión numérica.

• Alineación: establece el lugar del valor en la celda.
• Fuente: determina el tipo de fuente, el tamaño, etc. De la celda.
• Borde/relleno: da color y formato de diseño a la celda.

Estilos

ESTILOS DE EXCEL

Conjunto predeterminado de características visuales aplicables a una celda:

• Fuente
• Tamaño
• Formato de números
• Bordes
• Sombreados
• …

Similar a los estilos de Word, pero enfocado a las celdas de Excel.

FORMATO CONDICIONAL

Las celdas obtienen un determinado tipo de diseño en función del valor que tenga la celda. Por ejemplo: si la celda tiene un valor de 1, será verde, si tiene un valor de 2, será roja. Archivo Inicio Insertar Dibujar Disposición de página Fórmulas Datos 26 Cortar Calibri 11 + A A 7 Ajust Pegar NKS - A - Comb Copiar formato Portapapeles Fuente 2 Alineación H19 × f A B C D 1 9 2 8 3 7 4 6 5 5 6 4 7 3 8 2 9 1 10 0 11 12 13 No aparece en el libro, pero susceptible de preguntarse en examen 14 10 Copiar

Pregunta tipo de examen: Formato Condicional

Si una celda cambia de color en función del valor que contenga, ¿ante qué herramienta estamos? A) Formato Condicional B) Formato Cambiante C) Formato Variable D) Todas las respuestas son correctas

Fórmulas y funciones

FÓRMULAS

Permiten que los valores de las diferentes celdas interactúen con valores que especifiquemos nosotros, o con valores de otras celdas.

• Obligatorio: escribir símbolo "=".
• Orden de prioridad: al igual que en matemáticas, las operaciones entre paréntesis se calcularán antes. Por ejemplo: 4*5+4 =24 4 * (5+4) = 36

FÓRMULAS

• Podemos usar valores de otras celdas. Por ejemplo: = D4, significará que la celda en concreto tendrá el valor de la celda D4.
• Las fórmulas pueden arrastrarse y clonarse mediante el manipulador correspondiente. Este tiene una característica, y es que, al arrastrar las celdas, automáticamente continuarán arrastrándose las celdas de las fórmulas. Por ejemplo: Fórmula original: = D5 Arrastrar a la siguiente celda: = D6
• Para evitar esto existen las "referencias absolutas". Se escriben mediante el símbolo del dólar $ antes de la celda que queramos fijar. Por ejemplo: Fórmula original: = $D$5 Arrastrar a la siguiente celda: = $D$5.

Pregunta tipo de examen: Valor de celda con fórmula

Si la celda B4 tiene un valor de 10, la celda B5 un valor de 15, la celda B6 un valor de 20, y en la celda C1 hemos escrito la fórmula " =B4 ", ¿Qué valor tendrá la celda C1? A) 10 B) 15 C) 20 D) Dará error, ya que una fórmula no puede ser igual a una celda.

FUNCIONES

Las funciones ejecutan un determinado tipo de operación. Van dentro de una fórmula. Las funciones llevan la siguiente estructura:

= NOMBREDEFUNCIÓN ( ARGUMENTO 1; ARGUMENTO 2 )

• Nombre de función: hace referencia a la función a ejecutar. Por ejemplo, SUMAR sumaría un rango de celdas concreto. PROMEDIO realizaría una media de un rango de celdas.
• Seguido del nombre de la función, van los paréntesis. Estos pueden estar completamente vacíos, o llevar dentro argumentos, que van separados por puntos y comas.
• Argumentos: son los valores que irán dentro de los paréntesis. Estos varían dependiendo de lo que requieran las funciones (se irá viendo). Ejemplo: = SUMAR (Al:A10) -> Aquí el argumento sería el rango de celdas de Al hacia A10 (lo que incluiría A2, A3, A4, A5, etc.). Cuando llevan más de un argumento se separan por puntos y comas.

OPERADORES BÁSICOS

• = - > inicia una fórmula (=Al+A2)
• + -> realiza una suma. (ejemplo: = Al+A2)
• - -> realiza una resta (ejemplo: = A10-A1)
• * -> realiza una multiplicación (ejemplo: =A1*5)
• - -> realiza una división (ejemplo: = A1/2)
• :- -> selecciona un rango de celdas (ejemplo: = A1:A10).

Pregunta tipo de examen: Argumentos de función

Dentro de una función, ¿Cómo conocemos a los valores que van dentro de los paréntesis? A) Puntos B) Argumentos C) Especificadores D) Todas las respuestas son correctas

FUNCIONES DE TIEMPO

Funciones de tiempo: devuelven formatos temporales, por ejemplo:

• AHORA () -> devuelve la fecha y hora actual. Los paréntesis se dejan vacíos.
• HOY () -> devuelve la fecha de hoy. Los paréntesis se dejan vacíos.

Existen otras funciones más específicas, como:

• AÑO() -> extrae solo el año de una fecha que tengamos en una celda.
• HORA() -> devuelve la hora de una fecha que tengamos en una celda.
• MES() -> devuelve el mes (en formato numérico: 1 enero, 2 febrero, etc.) de una fecha que tengamos en una celda.

FUNCIONES MATEMÁTICAS

Funciones matemáticas: realizan operaciones matemáticas determinadas:

• SUMAR() -> suma un rango determinado de celdas.
• RAIZ() -> devuelve la raíz de un número.
• ALEATORIO () -> devuelve un valor aleatorio entre 0 y 1.
• ENTERO() -> redondea un número con decimales.
• NUMERO:ROMANO() -> convierte el número en números romanos.
• POTENCIA() -> eleva un número a una determinada potencia.
• PRODUCTO() -> multiplica un rango de celdas.

FUNCIONES ESTADÍSTICA

Funciones estadísticas: realizan ciertas operaciones para obtener estadísticas de forma rápida:

• MAX() -> devuelve el número de mayor valor dentro de un rango de celdas.
• MIN() -> devuelve el número de menor valor dentro de un rango de celdas.
• PROMEDIO() -> devuelve la MEDIA de un rango de celdas. *La media en EXCEL se hace con PROMEDIO, nunca con MEDIA.
• MODA() -> devuelve el valor más repetido dentro de un rango de celdas.
• MEDIANA() -> devuelve el valor que está más en el medio dentro de un rango de celdas.

Pregunta tipo de examen: Función de fecha y hora actual

¿Qué función queremos utilizar si queremos que en una hoja de cálculo nos aparezca la fecha y la hora actual? A) AHORA() B) HOY() C) FECHAHORA() D) FECHACTUAL()

Pregunta tipo de examen: Función para calcular la media

¿Qué función utilizaremos para realizar una media entre 10 valores diferentes? A) MEDIA () B) SUMAYDIVISIONDETODO() C) PROMEDIO() D) Todas las respuestas son correctas

FUNCIONES DE INFORMACIÓN

Funciones de información: devuelven valores de verdadero y falso en función de lo que haya escrito en la celda:

• ESBLANCO() -> comprueba si la celda está vacía.
• ESNOTEXTO() -> comprueba si lo que hay escrito NO es un texto (ejemplo: un número).
• ESTEXTO() -> comprueba si lo que hay escrito ES un texto.
• ESNUMERO() -> comprueba si lo que hay escrito ES un número.

FUNCIONES LÓGICAS

Funciones lógicas: realizan condiciones para comprobar si dicha condición es verdadera o falsa. Utiliza operadores de comparación, como:

• = Comprueba si el valor es igual a algo. Ejemplo: A1 = A2
• >= Comprueba si el valor es mayor o igual que algo. Ejemplo: A1 >= A2
• «= Comprueba si el valor es menor igual que algo. Ejemplo: Al <= A2
• > Comprueba si el valor es mayor que algo. Ejemplo: A1 > A2
• « Comprueba si el valor es menor que algo. Ejemplo: Al < A2

Función condicional SI(): realiza una comprobación y devuelve un valor personalizado si se cumple, u otro valor personalizado si no se cumple. Estructura: = SI ( condición a cumplir ; valor si se cumple ; valor si NO se cumple ) Ejemplo: = SI(Al = "X"; "Hola" ; "Adiós") -> Si en la celda Al hay escrito una X, devolverá Hola, si no hay escrito una X, devolverá Adiós.

Pregunta tipo de examen: Función condicional SI

Señala aquella función condicional que sea correcta: A) =SI(A1 mayor que A5; "Aprobado"; "Suspenso") B) =SI(A1 > A5, "Aprobado", "Suspenso") C) =SI(A1 > A5; Aprobado; Suspenso) D) =SI(A1 > A5; "Aprobado"; "Suspenso")