Fundamentos de Administración: Organización y Tramo de Control

Fundamentos de administración

Seccion: 01 Profesora: Ing. Cecilia Mejía Unidad 3: Organización - Conceptos y estructura organizacional

Organización y Empresa

Fundmentos de Administración (01) - Ciclo 01/2025

• Acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito específico.
• El término Organización implica una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos.
• Puede utilizarse para una estructura formalizada de papeles.
• Y también puede referirse a una Empresa.

Organización formal e informal

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• Organización formal: estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada. Debe ser flexible.
• Organización informal: una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal, pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí.

La organización como sistema abierto

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Componentes del sistema abierto

RECURSOS/INFORMACIÓN/ENERGÍA PROCESAMIENTO RESULTADOS Recursos materiales Recursos humano Recursos financieros Recursos mercadológicos

Productos Servicios Investigaciones Entregas a clientes

EMPRESA Restricciones ambientales Legislación y exigencias legales Mercado de oferta y demanda Coyuntura política Etc.

Retroalimentación

Organización y proceso administrativo

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• Como parte del proceso administrativo, una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlos (cómo hacerlo).
• Es el proceso que consiste en fijar funciones, autoridad y responsabilidades entre los miembros de la organización, de tal manera que puedan lograr los objetivos establecidos.

Otras definiciones de organización

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• Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" (Agustín Reyes Ponce)

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• Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa" (Koontz & O'Donnell)

Importancia de la organización

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Es un medio para el logro los objetivos del grupo social. Métodos para el desempeño de las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. Reduce los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades

Principios de la organización

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• Del objetivo Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
• Especialización El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
• Jerarquía Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

Principios de organización adicionales

Fundmentos de Administración (01) - Ciclo 01/2025

• Unidad de mando Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.
• Difusión La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.
• Amplitud o tramo de control Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
• Paridad de autoridad y responsabilidad A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Estructura organizacional

Fundmentos de Administración (01) - Ciclo 01/2025

Fundmentos de Administración (01) - Ciclo 01/2025 Una estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos. Una organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humano de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planos y objetivos señalados.Principios del diseño de las organizaciones

1. Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido.
2. La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente.
3. La delegación de autoridad deberá ser descendente para su actuación.
4. La división del trabajo adecuada evitará la duplicidad de funciones.
5. Cada empleado de ser responsable ante una sola persona.

Principios del diseño de las organizaciones (continuación)

Fundmentos de Administración (01) - Ciclo 02/2019

1. No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de las que ésta pueda supervisar eficazmente.
2. Las crítica a los subalternos, siempre que sea posible, deberán ser en privado.
3. Debe estructurarse una organización lo más sencillo posible.
4. Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda, ni ser crítico ni ayudante de otro a la vez

Preguntas clave para el diseño de la estructura organizacional

Fundmentos de Administración (01) - Ciclo 02/2019

Seis preguntas clave que los administradores necesitan responder al diseñar su estructura organizacional

La pregunta clave 1 .¿ Hasta qué grado están los tareas subdivididos en puestos separados?

La respuesta la proporciona Especialización del trabajo

2. ¿ Sobre qué base se agruparán los puestos?

Departamentalización

3 .¿ A quiénes reportan los individuos y los grupos?

Cadena de mando

4 .¿ Cuántos individuos puede dirigir un administrador con eficiencia y eficacia?

Tramo de control

5 .¿ Dónde está la autoridad para la toma. de decisiones?

Centralización y descentralización

6. ¿ Hasta qué grado habrá reglas y reglamentos paro dirigir a empleados y administradores?

FormalizaciónI. División del trabajo

• Término es empleado para describir el nivel en que se encuentran divididas o fragmentadas las tareas.
• Actualmente los gerentes reconocen que la especialización origina grandes economías en ciertos trabajos, pero además reconocen que crea problemas cuando es llevada demasiado lejos.II. Departamentalización

Departamentalización

• Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
• Indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas
• En algunas empresas indican relaciones de jerarquías.Departamentalización - pasos

Pasos para la departamentalización

• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidadesTipos

Tipos de departamentalización

• Por funciones de la empresa
• Territorial o geográfica
• Por clientes
• Por proceso o por equipo
• Por producto
• Matricial

Departamentalización funcional

19Funcional Es común en las empresas industriales y comerciales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

Presidencia

Producción Administración Mercadeo

Investigación de mercados

Publicidad y promoción

Planeación de mercadeoD. Funcional

Ventajas y desventajas de la departamentalización funcional

Ventajas · Es el reflejo lógico de sus funciones · Mantiene ele poder y el prestigio de las funciones principales · Sigue el principio de especialización ocupacional · Simplifica la capacitación · Proporciona los medio para el control estricto de la alta dirección

Desventajas · Esta importancia a los objetivos globales de la compañía · Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal clave · Reduce la coordinación entre las funciones · La responsabilidad de las utilidades se encuentre sólo en la alta dirección · Adaptación lenta a los cambios del ambiente · Limita el desarrollo de los gerentes generales

Departamentalización por producto

21· Por producto Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

Presidente

Mercadeo Recursos Humanos Compras Finanzas

Divisiones Instrumentos Luces indicadoras Herramientas industrialesD. Por producto

Ventajas y desventajas de la departamentalización por producto

Ventajas · Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de productos · Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados · Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios · Mejora la coordinación de las actividades funcionales · Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división · Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes generales

Desventajas · Requiere más personas con habilidades de gerente general · Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos · Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia

Departamentalización por clientes

23· Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

Perfumería

Hombres Mujeres Juveniles