Proceso de administracion de legajos en la administracion publica peruana

Escuela Nacional de Administración Pública

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Aula Regional Puno Proceso de Administración de legajos Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos Junio 2025

Evolución Normativa del SAGRH

Administración de Legajos

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Evolución Normativa del SAGRH sobre Administración de Legajos

• Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado - Ley 27658
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
• Ley del Código de ética de la Función Pública
• Ley Nº 31419 Ley que establece disposiciones para garantizar la idoneidad en el acceso y ejercicio de la función pública de funcionarios y directivos de libre designación y remoción
• Decreto Legislativo Nº 1310 "Uso de Microformas"

1991 1994 2002 2011 2013 - 2014 2016 2020 2022 2023

• Directiva N° 02-2014-SERVIR- GDSRH Gestión del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.
• Ley Nº 31742 Plataforma Integrada para la Gestión Electrónica de Recursos Humanos Legajo de servidores.
• Ley Nº 25323 Crea el sistema nacional de Archivos
• Manual Normativo de Personal Nº 005-94-DNP "Legajo de Personal", establece las reglas para la administración de legajos para el régimen laboral del D.Leg. 276.
• Ley Nº 29733 de Protección de datos
• Reglamento General de la Ley Nº 30057, D.S. Nº 040-2014- PCM.
• Estado de Emergencia Nacional a consecuencia de pandemia COVID-19
• D. Leg. Nº 1556 Modifica Ley Nº 25323 Digitalización de Archivos (16 de mayo 2023)
• Ley Nº 30057 del Servicio Civil

Alcance de la Directiva Nº 001-2023-SERVIR-GDSRH

Proceso de Administración de Legajos

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL E Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Alcance de la Directiva Nº 001-2023-SERVIR-GDSRH - Proceso de Administración de Legajos OBJETIVO Establecer normas técnicas, procedimientos y criterios para la apertura, organización, custodia, acceso y control de los legajos de los servidores civiles que guíen a las entidades públicas de los tres (03) niveles de gobierno y poder contar con una organización estandarizada de la información de los servidores civiles. Aplica a los regímenes laborales de los D. Leg. Nº 276, 728, 1057, Ley Nº 30057 y carreras especiales. Aplica al personal vinculado por D. Ley Nº 25650 (FAG) y Ley Nº 29806 (PAC) siempre que ocupen un cargo del CAP o CPE. De manera supletoria, aplica a practicantes, secigristas, serumistas e internado. ! No aplica a Locaciones de Servicio debido a que no corresponde a un vínculo laboral

Enfoque del Proceso de Administración de Legajos

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Enfoque del Proceso de Administración de Legajos

• Estandariza la estructura de los legajos en una organización mínima.
• Establece la obligatoriedad de la fiscalización posterior para verificar la autenticidad de los documentos presentados.
• Promueve la colaboración entre entidades públicas para optimizar la fiscalización posterior de los documentos (Ley Nº 27444).
• Establece el proceso y mecanismos de actualización de legajos, a través de campañas a cargo de la ORH y bajo responsabilidad de el/la servidor/a.
• Regula la custodia, pero además, la protección de datos personales y acceso a la información pública de la documentación de los/las servidores/as.
• Establece el procedimiento de la administración de legajos, en el marco de las TICS (virtualización, microformas, Ley Nº 31742).

Proceso de Administración de Legajos y Subsistemas

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Proceso de Administración de Legajos Administración de legajos Proporciona información ... S €

Subsistema de Gestión de Desarrollo y Capacitación

Para planificar y diseñar programas de capacitación y progresión de la carrera de ser el caso.

Subsistema de Gestión del Rendimiento

Para el proceso de evaluación del desempeño. Por ejemplo, cargo o puesto, funciones, vigencia del vínculo laboral.

Subsistema de Gestión de Compensación

Sobre la vigencia del vínculo laboral, desplazamientos mediante encargaturas o designación, entre otros.

Subsistema de Gestión del Empleo

Sobre inducción, periodo de prueba, documentación que sustenta cumplimiento de perfil - Ley Nº 31419 y de no tener incompatibilidades, información para procedimiento disciplinario.

Estructura de la Directiva

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Estructura de la Directiva

Título Preliminar: Disposiciones Generales

• Art. I Objetivo
• Art. II Finalidad
• Art. III Definiciones
• Art. IV Ámbito de aplicación
• Art. V Responsabilidades
• Art. VI Sobre el acceso a la información contenida en el legajo del servidor civil

Capítulo I: Disposiciones Específicas

• Art. 1 Control de legajos de servidores/as civiles
• Art. 2 Administración de legajos de servidores/as civiles
• Art. 3 Organización del legajo
• Art. 4 Apertura del legajo
• Art. 5 Actualización de los documentos contenidos en el legajo
• Art. 6 Custodia y acceso del legajo
• Art. 7 Fiscalización posterior de documentación contenida en el legajo
• Art. 8 Transferencia de los legajos pasivos

Capítulo II: Especificaciones para la Administración de Legajos en Archivo Físico y Digital

• Art. 9 Organización y manejo de los legajos en archivo físico
• Art. 10 Transferencia de legajos en archivos físicos a otra entidad
• Art. 11 Organización del legajo en archivo digital
• Art. 12 Transferencia de legajos en archivos digitales

Disposiciones complementarias finales Disposiciones complementarias transitorias Anexos

Roles y Responsabilidades

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Roles y responsabilidades

SERVIR

• Emite los lineamientos para la administración de legajos
• Brinda asistencias técnicas para el cumplimiento de la Directiva

Las ORH

• Conducen el proceso de administración de legajos
• Solicita a el/la servidor/a que se incorpora la documentación que corresponde insertar al legajo
• Realiza la fiscalización posterior
• Realiza la actualización, conservación y depuración del legajo de personal acorde a la normativa vigente.

Servidores/as Civiles

• Presentan la información requerida por la ORH
• Solicitan la rectificación de cualquier dato incorrecto o inexacto contenido en el legajo
• Ejercen los derechos regulados en la Ley Nº 29733, Ley de protección de datos personales.
• Actualizan la información contenida en su legajo

Proceso para la Organización de Legajos

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Proceso para la Organización de Legajos

1. Apertura del Legajo
2. Actualización documentos del legajo
3. Custodia y acceso del legajo
4. Fiscalización posterior
5. Transferencia de legajos

Control del Proceso de Administración de legajos O B

Control del Proceso de Administración de Legajos

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL E Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Control del Proceso de Administración de legajos La entidad pública debe contar con una relación en formato digital de los legajos activos y pasivos, donde se controle la información del legajo y en la cual se identifique el número, el estado y la ubicación de cada legajo. La referida lista debe contener, como mínimo, la siguiente información:

• Número de legajo.
• Apellidos y nombres de el/la servidor/a civil.
• Número de Documento de Identidad.
• Órgano o unidad orgánica a la que pertenece el/la servidora/a.
• Nombre del cargo estructural y/o puesto.
• Régimen laboral.
• Fecha de vinculación
• Estado del legajo (activo o pasivo).
• Ubicación del legajo.

La matriz de control puede administrarse de forma Virtual Física

Apertura del Legajo de Personal

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Apertura del Legajo de personal La ORH deberá realizar:

• Aperturar el legajo con la documentación relativa al Proceso de Selección (resultados donde el/la servidor/a resultó ganador/a).
• Solicitar la documentación original al/la servidor/a. La cual debe presentarse en un plazo no mayor a 05 días hábiles.
• Verificar que los documentos físicos o digitales sean válidos.

￫ Datos personales y familiares (sección 1) > Formación académica y capacitación (sección 3) ￫ Experiencia Laboral (sección 4) ￫ Cada documento que ingresa al legajo cuenta con sello, firma y fecha de recepción. ! Para el caso de los legajos pasivos, deberá verificar los documentos presentados, identificando documentación similar.

Apertura del Legajo de Personal: Integración de un Legajo Pasivo

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Apertura del Legajo de personal Integración de un legajo pasivo de un vínculo anterior

1. Recibes toda la documentación para la apertura del legajo
2. Identificar si existe un vínculo pasivo (de un vínculo anterior) en la entidad
3. Identificar similitudes entre la documentación recibida y documentación del legajo pasivo
4. Registrar la similitud en el Anexo Nº 07 de la Directiva

D HIF Incorporar el Formato de registro en la sección que corresponde e incorporas el legajo pasivo en la sección 12 del legajo generado (realizando el foliado correspondiente de la sección)

Actualización de Documentos, Custodia y Acceso del Legajo

servir AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Escuela Nacional de Administración Pública La facultad de saber servir Actualización de documentos Custodia y acceso del legajo

• Servidores/as civiles presentan documentación para actualización (dentro de los plazos de la entidad) o en máximo 30 días hábiles a partir del requerimiento.
• ORH realiza campañas informativas para que los/las servidores/as actualicen la información de sus legajos.
• El/la servidor/a podrá solicitar el legajo. Asimismo, podrá solicitar copia de la documentación contenida en su legajo.
• El/la titular de la entidad, responsables de órganos/UO/OCI, podrán acceder al legajo, con excepción de la sección de datos sensibles y datos personales relacionados con la salud.
• La salida del legajo personal (fuera de los ambientes de la ORH), se realizará por orden judicial o autorización del responsable de ORH.
• En caso de destaque del/la servidor/a (a otra entidad), la entidad de destino puede solicitar copia total o parcial del legajo personal (con excepción de datos sensibles y relacionados a la salud).
• En caso la entidad administre los legajos en archivo físico y/o digital, la ORH debe incluir de manera simultánea la documentación en ambos tipos de legajos.