Administración del Efectivo: Estrategias para la Gestión Financiera

Administración del Efectivo

Finanzas II Unidad 4 IV. Administración del Efectivo. Objetivo específico: El alumno evaluará las estrategias de la administración del efectivo.

El capital de trabajo representa los recursos disponibles para que la entidad realice sus operaciones e incluye el activo circulante y el pasivo a corto plazo. El elemento que encabeza al capital de trabajo, por sus características e importancia, es el efectivo.

El efectivo es el dinero disponible en una empresa, para que ésta pueda comprar sus insumos, pagar sus sueldos o pagar sus gastos, además de aprovechar oportunidades que se van generando en el negocio.

El efectivo es la variable más importante de la liquidez, es decir, la capacidad de pago que tiene una empresa y es el activo con el que se inicia el negocio y el último que se mantiene, en caso de liquidación. Este activo, se va generando a través de las operaciones de una entidad, por lo que es importante analizar su ciclo (el conjunto de actividades, que van desde su canalización a la compra de materiales, hasta el cobro a los clientes).

Es relevante considerar la administración del efectivo, que comprende la determinación de su saldo óptimo, sus políticas de control interno, el flujo de efectivo y sus desembolsos.

El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por lo que su administración correcta es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de la misma.

El efectivo es lo que le permite a la empresa invertir, comprar de activos, mercancías, materias primas, pago de nómina, pago de pasivos, entre otros.

La empresa debe mantener una disponibilidad de efectivo suficiente para cubrir sus necesidades mínimas, además de disponer de la capacidad suficiente para tender eventuales necesidades adicionales de efectivo.

Se debe tener especial cuidado en no tener exceso de efectivo, puesto que éste con el paso de tiempo pierde su poder adquisitivo, por tanto, cualquier exceso de efectivo debe ser invertido rápidamente para así evitar la erosión de su capacidad adquisitiva, y garantizar una rentabilidad adecuada de esos recursos.

Esto requiere necesariamente de una proyección realista y precisa de las entradas y salidas de efectivo, puesto que en todo momento la empresa debe conocer con exactitud la cantidad de efectivo con que dispone o dispondrá en el corto plazo para así proyectar la inversión de cualquier exceso de efectivo resultante en un periodo determinado.

El dinero disponible en caja, en las cuentas corrientes o de ahorro no genera rentabilidad alguna, por lo que en lo posible no debe existir dinero en estos medios, puescomo ya se expuso, lo único que se consigue es que pierda su poder adquisitivo durante el tiempo que esté en ese estado.

Parte del el exceso de efectivo, se debe ocupar en inversiones de corto plazo que permitan su rápida recuperación en caso de necesidad urgente del mismo, puesto que no es prudente exponer a la empresa a una eventual escasez de efectivo para solventar posibles contingencias, que de presentarse y no disponer del efectivo necesario, se debe recurrir a endeudamiento, lo que indudablemente representa un costo financiero que en muchas ocasiones es superior a la rentabilidad generada por las inversiones a corto plazo.

Esto implica que debe existir un correcto equilibrio en el manejo del efectivo. No debe haber más de lo necesario, puesto que implica pérdida de poder adquisitivo y representa un importante costo de oportunidad. Tampoco puede haber menos del necesario puesto que en casos de urgencia se debe recurrir a recursos externos los que son de alto costo.

De ahí la gran importancia de una efectiva proyección de los flujos de efectivo de la empresa que garanticen el conocimiento anticipado de la disponibilidades futuras de efectivo, para así mismo proyectar la salidas de efectivo tanto para inversión como para el cubrimiento de las necesidades operativas.

Un efectivo bien administrado evita, por un lado de tener recursos ociosos, y por otro lado, exponer a la empresa a recurrir terceros con el costo que esto implica.

El efectivo y los valores negociables se consideran los activos con mayor liquidez de una empresa. El efectivo es el circulante al cual todos los activos líquidos pueden ser reducidos. Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario que reditúan intereses a corto plazo, los cuales son usados por la empresa para obtener un rendimiento sobre fondos temporalmente ociosos.

En conjunto, efectivo y valores negociables actúan como una fuente combinada de fondos que pueden ser utilizados para el pago de cuentas a su vencimiento, así como para hacer frente a los desembolsos imprevistos.

La correcta administración de efectivo tiene consecuencias importantes en la rentabilidad de una compañía: por ejemplo, reducir el periodo de cobro y alargar el de pago.

La administración del efectivo es responsabilidad del departamento de Finanzas, pero también involucra a otros departamentos; como el de contabilidad y sistemas, con los que se debe trabajar estrechamente. Otro caso puede ser el departamento de ventas, porque al ofrecer créditos al cliente, el periodo del mismo debe ser congruente con las oportunidades financieras del dinero, ya que esto determina las necesidades de establecer buenas políticas de crédito y cobranza, evitando perjudicar el buen desenvolvimiento de la empresa.

Los saldos de efectivo e inventarios de seguridad son influenciados de manerasignificativa por las técnicas de producción y ventas de la empresa, así como por sus políticas de cobranza y pagos. Tales influencias pueden entenderse mejor por medio de un análisis de los ciclos de operación y de caja. Al administrar eficientemente estos ciclos, el administrador financiero puede mantener un nivel bajo de inversiones de efectivo, así como contribuir a la maximización del valor de las acciones.

El efectivo se va obteniendo a través de las actividades propias del negocio, situación que se analiza mediante el estudio del ciclo de efectivo o cantidad de días que transcurren entre la inversión en las actividades y el cobro a los clientes y la obtención de un rendimiento líquido. Lo anterior lo corrobora Gitman (2002), al afirmar que el ciclo de efectivo (o ciclo de caja o ciclo del flujo de efectivo), "es uno de los mecanismos que se utilizan para controlar el efectivo, establece la relación que existe entre los pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efectúa el cobro por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado".

Objetivo del Efectivo

4.1 Objetivo El efectivo es el dinero disponible en una empresa. Se encuentra representado por el medio de pago; la moneda de curso legal, (en este caso, el peso mexicano). Incluye los depósitos bancarios a la vista, los giros bancarios, las transferencias, entre otros.

Como el efectivo trata de los medios de pago, abarca también, los equivalentes de efectivo, por ejemplo: Divisas, metales amonedados, metales amonedados, todos los instrumentos de bajo riesgo y alta liquidez.

Una de las características fundamentales del efectivo y sus equivalentes, es que su valor se mantiene en el tiempo, es decir, no se ven afectados por aspectos como la inflación o fluctuaciones cambiarias significativas, debido a que son medios de pago. No obstante, la NIF C-1, Efectivo y equivalentes de efectivo, señala que estas partidas se deben reconocer inicialmente a su valor original, pero para su reconocimiento posterior se valuarán, por ejemplo, al tipo de cambio de cierre, tratándose de divisas, o su valor razonable, si son metales, etcétera.

Los periodos productivos, de ventas y cobranza son considerados entradas de dinero, mientras que el pago, específicamente de materia prima, constituye una salida. De esta manera, el ciclo de efectivo es el preludio del flujo de efectivo.

Conceptos que integran el efectivo

• Efectivo en caja
• Depósitos y cuentas bancarias
• Divisas
• Metales amonerados

Efectivo en caja. Es el dinero físico, propiedad de una entidad para cubrir los gastos que se le presentan, en el transcurso de sus actividades cotidianas. El efectivo en caja depende de muchas circunstancias; por ejemplo, en empresas comerciales o los bancos, es un elemento esencial.

Depósitos y cuentas bancarias. Son los depósitos a la vista a través cheques o transferencias electrónicas, como el Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI).

Divisas. Son monedas extranjeras que pueden emplearse para el pago de transacciones de comercio exterior, o bien, para cambiarse por moneda nacional y hacer efectivos pagos de transacciones internas.

Metales amonerados. Son monedas acuñadas en oro o plata, que pueden ser vendidas.

Características del efectivo

Las principales características del efectivo y sus equivalentes, son:

• Se trata del activo con mayor liquidez dentro de una entidad
• Su disponibilidad es inmediata
• Con el efectivo se inicia la operación de la empresa y puede ser el último que se genere
• En un negocio en marcha, el efectivo se va obteniendo a través de las actividades de la empresa. Esta situación se presenta en el llamado ciclo de efectivo
• Debido a que el efectivo y sus equivalentes tienen una rotación bastante rápida, su valor no se ve deteriorado en el tiempo. Se trata de partidas monetarias
• El informe donde se presentan los movimientos de efectivo es el estado de flujos de efectivo.

Objetivos del efectivo

La razón principal por la cual una empresa mantiene dinero en efectivo es para realizar sus actividades. Gracias al efectivo, se puede garantizar el pago de las obligaciones propias de la operación de la entidad. Debido a lo anterior, la obtención y el control del efectivo suelen ser operaciones importantísimas dentro de la gestión financiera de una organización.

En general, se distinguen cuatro objetivos para mantener saldos en efectivo, identificados por Keynes.

1. Operacional o saldo operacional
2. Precausional o saldo precautorio
3. Especulativo o saldo especulativo
4. Compensatorio o saldo compensatorio