Documentación sanitaria y operaciones administrativas en Cesur

OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y DOCUMENTACION SANITARIA

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INDICE

OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y DOCUMENTACION SANITARIA. 1 CURSO 2024/2025 1 INTRODUCCION 3 1. DOCUMENTOS 3 1.1. Tipos de documentación. 3 2. DOCUMENTACION NO SANITARIA 4 2.1. La agenda de citas. 4 2.2. La carta comercial 4 3. DOCUMENTACION NO CLINICA 5 3.1 Documentos intrahospitalarios 5 3.2 Documentos Extrahospitalarios. 8 3.3 DOCUMENTOS INTERCENTROS 16

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INTRODUCCION

En el ámbito sanitario se genera una gran cantidad de información que debe ser registrada en documentos, que son instrumentos imprescindibles para el buen funcionamiento de las instituciones sanitarias, no solo en el ámbito asistencial, sino también en los ámbitos gestor, docente, investigador y jurídico. La mayor parte de los documentos tienen un soporte en papel, aunque el informático es el preferido en la actualidad.

1. DOCUMENTOS

Siempre que se rellene un documento, este debe ser con letra clara y legible, evitando tachaduras y mala presentación. En un documento se puede encontrar tres partes destacables:

a. Encabezamiento: Parte superior del documento con función identificativa. En el margen izquierdo se suele indicar los datos del emisor o identificación del centro. b. Cuerpo del documento: Es el motivo del mismo. c. Pie del documento: En la parte inferior y en ella aparece la datacion del mismo en cuanto a fecha, hora y firma del profesional.

1.1. Tipos de documentación.

Los documentos utilizados en centros sanitarios se pueden clasificar en 2 grandes grupos según su función. Distinguiendo así documentación sanitaria y documentación no sanitaria.

a. La documentación no sanitaria. Es aquella que no guarda relación con los datos de los pacientes, son documentos similares a los empleados en cualquier otra actividad laboral, como, por ejemplo, facturas y otros documentos mercantiles. b. La documentación sanitaria. Conjunto de documentos generados a partir de las actividades administrativas de atención a los pacientes, distinguiendo así:

• La documentación clínica. Aquella que se refiere a la atención sanitaria proporcionada al paciente; como por ejemplo aquellos documentos que forman parte de la historia clínica del paciente.
• La documentación no clínica. Documentación que se refiere a las actividades de gestión relacionadas con la asistencia a los pacientes, como por ejemplo el justificante de visita medica o un formulario de dietas de la cocina del hospital.

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2. DOCUMENTACION NO SANITARIA

Es aquella que no guarda relación directa con la atención de los pacientes. En los grandes centros esta documentación es competencia del personal administrativo. Sin embargo, en consultas privadas como un gabinete dental, es responsabilidad de un TCAE, que además de sus funciones asistenciales, también realice las funciones administrativas y de gestión. A continuación, trataremos los documentos que forman parte del trabajo diario del TCAE: la agenda de citas y la carta comercial.

2.1. La agenda de citas

La agenda es una herramienta para gestionar las citas de los pacientes y el tiempo del profesional que los atiende. Hoy en día se realiza mediante medios informáticos a través de programas de gestión clínica. El profesional con el que trabajemos nos dará las indicaciones correctas para realizar correctamente la agenda, ya que nos indicará el tiempo el tratamiento a realizar y el tiempo necesario.

2.2. La carta comercial

La carta comercial nos va a permitir comunicarnos con nuestros clientes y nuestros proveedores. Debemos extremar el cuidado a la hora de elaborar este documento, pues va a constituir la imagen de la empresa. Una buena presentación, el uso de fórmulas de cortesía con el trato y una correcta expresión escrita son fundamentales para transmitir la imagen de profesionalidad y buen hacer de la empresa. La estructura de una carta comercial consta de tres partes

• Cabecero
• Cuerpo
• Parte final o pie

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3. DOCUMENTACION NO CLINICA

La documentación no clínica, es el con junto de documentos administrativos, necesarios para la gestión, organización y coordinación de recursos del centro sanitario. Junto con la documentación clínica constituye la documentación sanitaria. En función de la relación que el emisor, el receptor o ambos, guarden con el centro sanitario, la documentación no clínica, se puede clasificar en tres tipos:

• Documentación intrahospitalaria
• Documentación extrahospitalaria
• Documentaciones intercentros

3.1 Documentos intrahospitalarios

Son aquellos que circulan entre los profesionales que trabajan en el mismo hospital. En general, se trata de documentos generados por la prestación a los pacientes de servicios de carácter no asistencial, como, por ejemplo, el servicio de lavandería, así como los que permiten la comunicación entre los profesionales del hospital. Aunque hay muchos más, en este apartado vamos a ver los siguientes documentos:

• Plantilla de dietas
• Documentos de petición y recepción de material sanitario al almacén general del hospital
• Petición de lencería y lavandería
• Petición al servicio de farmacia
• Petición al servicio de esterilización
• Planilla de turnos

a) Planilla de dietas

En las unidades de hospitalización se realiza diariamente una petición de dietas al servicio de cocina, según prescripción del facultativo. Las dietas suelen ir indicadas con un código. El técnico en cuidados auxiliares de enfermería deberá comprobar que la dieta que recibe cada paciente es la prescrita para él.

Cama n.º Dieta n.º Observaciones 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Especiales

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b) Petición de material sanitario al almacén

Es un documento mediante el cual se solicita al almacen del hospital el material sanitario necesario para la unidad de hospitalización

• Petición al almacén Unidad peticionaria: Fecha: Ordinario Planta: Urgente N.º de unidades recibidas Código del artículo Artículo (nombre y variedad) N.º de unidades solicitadas 261 Firma del peticionario Control de suministros Recibido/conforme Fecha Modelo de petición de almacén

c) Petición de lencería y lavandería

El servicio de lencería es el encargado de reponer la ropa estropeada por el uso, tanto de los pacientes como de los profesionales. Tanto la petición como la entrega de lencería se controla mediante la expedición del documento pertinente, en el que deberán aparecer los siguientes datos:

• Unidad o servicio
• Plante
• Fecha
• Material necesario

Para enviar la ropa de pacientes y personal sanitario al servicio de lavandería se rellena una petición en a que se indica el numero de cada prenda de ropa. Este documento nos permitirá comprobar que la ropa que se envió a la lavandería es la misa que hemos recibido.

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Petición al servicio de lavandería

Unidad peticionaria. fecha. N.º de unidades solicitadas N.º de unidades recibidas N.º de unidades solicitadas N.º de unidades recibidas Sabanas cama. Pijamas. Sabanas cuna Batas. Sabanas nido Muletones. Colchas cama Camisillas. Mantas cama. Paños limpieza Batas verdes. Toallas tocador Pijamas verdes. Camisones Sabanas verdes Almohadas Compresas. Fundas almohadas. Gorros tela Mascarillas. Calzas tela Otros. Documento de petición de ropa al servicio de lavandería

d) Petición al servicio de farmacia

Actualmente, para la distribución de la medicación en plante se utiliza el método de unidades o dosis unitaria. El proceso es el siguiente: el personal de enfermería de la unidad, y bajo prescripción médica, solicita informáticamente la petición individualizada de los medicamentos diarios de cada paciente. El servicio de farmacia, mediante sistemas automatizados, prepara por separado la medicación diaria de cada paciente en carros de dosis unitarias que se servirán en las unidades. El celador suele ser el empleado encargado de llevar el carro de unidosis al servicio que lo ha solicitado. El personal de enfermería debe comprobar que lo recibido corresponde con lo solicitado.

e) Petición de material de esterilización

El material sanitario no desechable debe esterilizarse para poder ser reutilizado. En este documento se anota el material que se envía para su esterilización, así como el nombre del servicio que realiza la petición. Una vez esterilizado, el material se devolverá al servicio correspondiente. El documento debe ir firmado por el supervisor y el encargado del servicio de esterilización.

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El técnico de cuidados de auxiliares de enfermería deberá comprobar que el material recibido del servicio de esterilización está en condiciones óptimas.

f) Planilla de turnos

Documento que recoge los días y los turnos de trabajo de los empleados de un centro sanitario. La dirección de enfermería es la encargada de elaborar la planilla de turnos del personal de enfermería. Para realizar un cambio de turno, el empleado debe solicitarlo por escrito mediante otro documento: petición de cambio de turno.

3.2 Documentos Extrahospitalarios

Son aquellos documentos en los que el emisor, el receptor o ambos no son trabajadores del hospital. Generalmente, se originan como consecuencia del tratamiento y estancia del paciente en el centro; también se incluyen aquí todos aquellos documentos administrativos relacionados con el movimiento de los pacientes, sus reclamaciones, etc ....

A) Guía de acogida a los pacientes

Su misión es proporcionar información a los pacientes y a sus familiares sobre el funcionamiento del centro asistencial. Entre la información que recoge encontraremos los horarios de comida, el régimen de visitas, las normas de comportamiento en el centro, etc. El servicio de admisión es el encargado de su redacción.

B) Impreso de reclamaciones y sugerencias

En este documento se recogen los datos de la persona que presenta la reclamación o sugerencia y los motivos de esta. Debe indicarse la fecha y el lugar e ir firmado por el interesado. Una vez cumplimentado debe dirigirse al servicio de atención al paciente. Este servicio tiene como finalidad mejorar la calidad de la atención y de los servicios prestados en el centro sanitario.

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