ADE Primer Parcial: Administración de Empresas y Habilidades Directivas

Concepto de Administración y Organización

StuDocu.com ADE Primer Parcial Administración de Empresas (Universidad Miguel Hernández de Elche)173 ADE

El Proceso de Administración y Habilidades Administrativas

ORGANIZACIÓN: grupo de personas que buscan los beneficios de trabajar conjuntamente para la consecución de un fin común (objetivo). ADMINISTRACION: El proceso de administración es el conjunto de actividades que da forma de manera consciente y constante a las organizaciones. Los directivos y gerentes son las personas encargadas del correcto funcionamiento de la organización.

Funciones Directivas

Planificación

PLANIFICACION: establecer el futuro deseado y como llegar a él.

ANÁLISIS EXTERNO DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO FIJACION DE OBJETIVOS ANÁLISIS DE LA ESTRATEGIA ACTUAL Y PROSPECTIVA FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS ANÁLISIS INTERNO IMPLANTACIÓN Y CONTROL ESTRATEGIAS EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE ESTRATEGIAS

Organización

ORGANIZACIÓN: quién va a llevar a cabo qué parte del plan y con qué recursos cuentan. Asignando tareas y recursos el directivo concreta esos planes y reparte responsabilidades. Se trata del conjunto de DECISIONES para ordenar sus elementos estableciendo RELACIONES entre ellos para desarrollar sus estrategias como son: asignar tareas, asignar recursos, asignar responsabilidades o establecer mecanismos de coordinación. Todo ello da como resultado la estructura formal de la organización, lo que entendemos como organigrama. A su vez, dentro de la organización, para administrar o integrar los RRHH, requiere analizar los requerimientos de RRHH y de acuerdo con las necesidades reclutar, seleccionar, contratar, formar y desarrollar personas dispuestas a alcanzar los objetivos.

Dirección

DIRECCIÓN: conseguir que las personas hagan lo que tienen que hacer. Es la habilidad que tiene la persona para influir en otro, motivarlo y conseguir que trabajen en pos de la consecución de una meta. Las habilidades humanistas son el liderazgo, la motivación, la participación y la comunicación. No todos los directivos tienen que ejercer todas las funciones de administración de los RRHH.

Control

CONTROL: establecer sistemas de medida. Asegurar que se cumplan los objetivos según el plan establecido. Corregir cualquier desviación durante el proceso. Consiste en comparar los resultados con los objetivos planeados y si existen desviaciones, analizar las causas e implantar medidas correctoras.

Naturaleza del Trabajo Directivo Administrativo

NATURALEZA DEL TRABAJO DIRECTIVO ADMINISTRATIVO: los directivos dirigen actividades de otras personas y realizan funciones de administración. Encontramos la alta dirección donde se planifica, organiza y se controla más, la dirección ejecutiva que se encuentra en un término medio y la dirección de operativos, donde aunque se llevan a cabo las tareas anteriores, la que prima es la de dirigir.

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Diferenciar entre características: dónde, con quién, cuánto tiempo, con qué medios; y contenido: que hacen y por qué.

Diferenciar entre eficacia: obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos; y eficacia: lograr los objetivos de la organización.

Según MINTZBERG, son naturalezas del trabajo directivo administrativo: cantidad y el ritmo de trabajo; las pautas de sus actividades; la relación entre la acción y la reflexión de su trabajo; el uso de distintos medios; su relación con una variedad de contactos; la interacción entre sus derechos y deberes.

Roles Directivos según Mintzberg

• ROLES INTERPRESONALES. En función de la jerarquía de su rango: cabeza visible (representa a su organización), líder (dirige a sus colaboradores), enlace (relaciones externas horizontales.
• ROLES INFORMATIVOS. Centro de información derivado de sus relaciones: monitor (busca y recibe información), difusor (transmite información externa al interior), portavoz (transmite información interna al exterior).
• ROLES DE DECISION. Derivados de su posición y red de comunicación: empresario (decisiones empresariales, forjador de cambios), gestor de anomalías (resuelve problemas), asignador de recursos (programa tiempo, trabajo y autoriza acciones), negociador (en los procesos importantes para su organización).

Habilidades Esenciales del Directivo (Robert Katz)

• HABILIDADES TÉCNICAS: desarrollan competencias de tipo técnico (tener oficio).
• HABILIDADES HUMANISTAS: competencias para relacionarse y trabajar con otros. HABILIDADES CONCEPTUALES: capacidad para evaluar los problemas.

Habilidades de Organización

HABILIDADES DE ORGANIZACIÓN: un directivo eficaz debe ser capaz de organizarse a sí mismo (gestión del tiempo) y de organizar a los demás (delegación). Debe definir objetivos, priorizarlos y temporalizarlos. Identificar y clasificar las actividades. Identificar puntos principales de pérdida de tiempo.

Habilidades de Organización: Gestión Eficaz del Tiempo

Acciones para la gestión del tiempo Ladrones de tiempo

• Lista de tareas diarias
• Fiarlo todo a la memoria
• Identifica objetivos al comienzo día
• Falta de método y organización
• Clasificar acciones. Objetivos
• Funcionar por impulsos
• Priorizar
• Dejar las cosas para más tarde
• Qué hago, qué delego
• No saber delegar
• Planificar tareas
• No saber decir que NO
• Dejar tiempo para imprevistos
• Volcarnos en las relaciones y contactos sociales
• Seguimiento
• Evaluar el grado de cumplimiento
• El smartphone
• Identificar "ladrones"
• Interrupciones de todo tipo

Es necesario diferencias entre lo urgente (aquello que necesita una resolución inmediata) y lo importante (contribuye sustancialmente a la consecución de objetivos).

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CRITERIOS PRINCIPALES PARA CLASIFICAR ACTIVIDADES: 1. Requieren nuestra atención inmediata. 2. Demanda nuestra atención continuada y planificada. 3. Las más complicadas de tratar, evaluar si es posible delegar. 4. No perdamos tiempo en ello.

Organizar a los Demás: Delegación

ORGANIZAR A LOS DEMÁS: delegar es dejar que otros hagan parte de nuestro trabajo. Implica ceder autoridad y cierta responsabilidad, respecto a las consecuencias. El directivo no puede evadir toda la responsabilidad. La delegación es parte de su trabajo y tiene que responder por los actos de sus colaboradores.

Delegación Eficaz: Pasos

1. Identificar las tareas. Definir grado de autoridad que delegamos.
2. Definir requerimientos para su correcta ejecución.
3. Valorar las competencias de los colaboradores en relación con los requerimientos.
4. Decidir quién va a realizar la tarea.
5. Determinar el nivel de autoridad. Tres niveles: autoridad para hacer recomendaciones (darnos sus impresiones para que nosotros actuemos), autoridad para informar y poner en marcha (nos informa antes de emprender ninguna acción), autoridad para actuar (se confiere toda la autoridad para actuar en relación con el proyecto).
6. Definir y explicar claramente la tarea al colaborador.
7. Facilitar. Anticipar posibles complicaciones.
8. Asegurar un proceso de aprendizaje y seguimiento de puntos clave.
9. Retroalimentación.

Habilidades Interpersonales: Comunicación

CANAL Codifica Mensaje Decodifica Ruido EMISOR RECEPTOR Decodifica Respuesta Codifica

Las formas de comunicación pueden ser verbal (hablada o escrita) y no verbal (gestos, imágenes y sonidos). Los estilos de comunicación, por su parte pueden ser agresiva, pasiva, asertiva.

Tipos de Mensajes

Los mensajes pueden ser:

• Racionales: se apoyan en datos o evidencias, siguen una forma de argumentación basada en la deducción apelando al análisis y la reflexión de las audiencias.
• Emocionales: utilizan argumentos para crear distintos sentimientos, produciendo respuestas instantáneas de agrado, rechazo, aceptación, desagrado, etc.

Por su parte, el storytelling es la técnica que consiste en conectar con tu público, ya sea a viva voz, por escrito, o a través de una historia con un personaje y una trama.

Barreras para la Comunicación

Existen barreras para la comunicación como son: las personales o psicológicas; físicas, semánticas; ambientales; verbales; interpersonales.

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Comunicación Adecuada

Para una adecuada comunicación se requiere: una preparación (conocimiento, lenguaje, lugar, ... ), técnicas de autocontrol para reducir la ansiedad; asertividad y empatía; escucha activa y retroalimentación; imagen personal.

Habilidades Interpersonales: Conflicto

Es lo que sucede cuando una parte percibe que otra parte ha afectado negativamente algo que le importa a la primera parte. Para que exista conflicto debe ser percibido por los implicados.

Proceso del Conflicto

Etapa I Oposición o Incompatibilidad potencial Etapa II Conocimiento y personalización Etapa Il Intenciones Etapa IV Comportamiento Etapa VI Resultado Conflicto percibido Identificación ESTRATEGIAS para el manejo del conflicto: ·Evasión .Competencia .Complacencia .Compromiso ·Colaboración Conflicto abierto: .Comportamiento de una parte ·Reacción de la otra parte Peor desempeño del grupo Conflicto sentido INICIALMENTE RECONOCER NUESTRA INTENCIÓN ANTE EL CONFLICTO (TEST AUTOCONOCIMIENTO) POSTERIOMENTE VALORAR LA CONVENIENCIA DE CADA ESTRATEGIA PARA ABORDAR EL CONFLICTO

Evolución de la Idea de Conflicto

EVOLUCION DE LA IDEA DE CONFLICTO:

• Punto de vista tradicional: todo conflicto es malo, por tanto hay que evitarlo.
• Punto de vista de las relaciones humanas: es natural e inevitable.
• Punto de vista interaccionista: el conflicto es positivo y necesario para la eficacia del grupo (conflicto funcional o disfuncional).

El conflicto funcional mejora la calidad de las decisiones ya que la decisión se analiza más. Se estimula la creatividad e innovación. Alienta el interés y la curiosidad de sus miembros. Se relajan tensiones. Se fomenta la autoevaluación. Reta el status quo. Sin embargo el conflicto disfuncional no interesa ya que baja el estado de ánimo, la productividad, la insatisfacción y genera presión y tensión.

Estrategias para Manejar el Conflicto

ESTRATEGIAS PARA MANEJAR EL CONFLICTO:

• Evasión: ignorar o posponer el conflicto.
• Competencia: conseguir que la otra parte acepte nuestro punto de vista. Puede ser necesario un arbitraje.
• Complacencia: acomodarse o satisfacer las necesidades la otra persona.
• Lograr un compromiso: cambio algo de lo que quieres por algo de lo que quiero yo.
• Colaborar: trabajar con la otra persona para alcanzar un acuerdo mutuo.

Habilidades Interpersonales: Negociación

Negociar significa moverse. Nos movemos de nuestra posición más favorable hasta llegar a un punto aceptable para ambas partes. Nuestro opositor hace exactamente lo mismo. La capacidad y habilidad de los negociadores son las que deciden la localización de este punto de acuerdo y la distancia que tenemos que recorrer para llegar a él.

4 Mejor desempeño del grupo Condiciones anteriores: · Comunicación · Estructura · Variables personales