Teoría Adg32-d_cac 4.1: Gestión de correspondencia y seguridad de la información

Teoria ADG32-D_CAC 4.1

1/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1 lloc: FP Virtual Curs: ADG32-D_CAC. Comunicació i Atenció al Client Llibre: Teoria ADG32-D_CAC 4.1 Imprès per: Frieda Isabel Cayarga Diaz Data: dissabte, 1 febrer 2025, 18:06 https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 1/63Teoria ADG32-D_CAC 4.1

Taula de continguts

1/2/25, 18:06

1. La correspondencia a l'empresa

Correspondencia d'entrada

Correspondencia d'entrada: distribució

Correspondència d'entrada: anàlisi i selecció de la documentació.

Correspondència d'entrada: destrucció

Correspondència de sortida

1. Procediments de seguretat i confidencialitat de la informació

Características de la seguretat de la informació

Mesures de seguretat de la informació

1. Servei de Correos

Enviament de documents

Enviament de paqueteria

Serveis financers

Altres serveis

1. Classificació de la documentació

Sistemes de classificació de la documentació: ordenació alfabètica

Sistemes de classificació de la documentació: ordenació cronológica

Sistemes de classificació de la documentació: ordenació temàtica

Sistemes de classificació de la documentacio: ordenació geografica

Sistemes de classificació de la documentació: ordenació numèrica

1. L'arxiu de documents

Tipus d'arxius

El procés d'arxiu

Requisits d'un bon arxiu

Consells per a arxivar sense dificultat

L'arxiu informatic

1. Les bases de dades per al tractament de la informació

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 2/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1

1. El correu electronic

Programes de gestió de correu electrònic

Configuració d'un compte de correu a través de l'ús d'una aplicació de gestió de correu electrònic

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 3/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1

La correspondencia a l'empresa

Quina documentació inclouries dins el concepte de correspondência d'una empresa? Com organitzaries eficientment la correspondencia en una empresa? La correspondencia es pot definir com el conjunt de cartes, telegrames, correus electronics i altres documents que s'envien o es reben en una empresa o organització. Les comunicacions escrites son una de les principals formes de comunicació dins les empreses, per això la correspondencia comercial és extremadament important i cal tenir un bon control tant de les entrades com de les sortides. Totes les empreses, independentment de la seva mida, han de controlar la seva correspondencia. En algunes, hi ha un departament dedicat a aquesta tasca que rep, classifica i respon les comunicacions escrites; en d'altres, cada departament gestiona la seva pròpia correspondència. En les petites empreses, el control de la correspondencia sol ser responsabilitat dels professionals d'administració. Així doncs, una de les tasques principals d'un professional administratiu és gestionar el correu que entra i surt de l'empresa: des de la seva recepció i distribució als diferents departaments fins a la seva sortida, incloent la redacció, confecció i arxiu de la correspondència. https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 4/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1 Podem dividir la correspondència en dos grans grups:

• Correspondència d'entrada
• Correspondència de sortida

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 5/63Teoria ADG32-D_CAC 4.1

Correspondencia d'entrada

1/2/25, 18:06 Imagina que treballes en una empresa on cada dia arriben moltes cartes, correus electronics i altres documents. Com t'organitzaries per controlar- ho tot perfectament? La correspondencia d'entrada inclou totes les comunicacions escrites que es reben en una empresa: cartes, missatges electronics, salutacions, sol·licituds o qualsevol altre tipus de document escrit, sigui en paper o en format digital. Els passos per tenir un bon control de la correspondència d'entrada són els següents:

1. Selecció: Quan es rep correspondencia, cal separar-la segons categoria i segons departaments o persones destinataris.
2. Obertura i lectura: Posteriorment, s'obre i llegeix la correspondencia, sempre que no tingui un caracter privat (en aquest cas, cal entregar el document a la persona indicada sense obrir-lo). És important comprovar que dins dels sobres no falti cap document com xecs, especialment si a la carta s'indica que s'adjunten altres documents.
3. Numeració: Un cop obertes les cartes i altres documents (incloent-hi correus electronics i documents digitals que cal imprimir), es numeraran. Això consisteix a assignar-los un número correlatiu d'entrada a l'empresa. Per facilitar la feina, es pot utilitzar un segell.

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 6/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1

1. Registre: Quan hàgim numerat la correspondencia, es registrarà en el Llibre Registre de la Correspondencia d'Entrada (que pot ser manual o informatitzat). En aquest llibre s'anotaran les següents dades:

• Núm. registre
• Data d'entrada
• Tipus de document (carta, fax, etc.)
• Annexos (si la carta inclou documents adjunts) o Remitent
• Destinatari
• Assumpte (descripció breu del motiu de la comunicació)

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 7/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1

Correspondencia d'entrada: distribució

Un cop hem registrat la correspondencia en el llibre registre d'entrada, què hem de fer amb els diferents documents rebuts? L'últim pas del control de la correspondència d'entrada és el següent:

1. Distribució: Per finalitzar, passarem a la distribució als diferents departaments o persones a les quals correspongui. Per a això, cal tenir en compte:

• Correspondència urgent: Primer entregarem la correspondència urgent.
• Grapat de documents: Graparem la carta o document amb tots els seus annexos. A mes, si en la carta no apareixen totes les dades del remitent, s'hi graparà també el sobre.
• Referències a documents anteriors: Si en el document es fa referencia a altres cartes o documents anteriors, cal buscar-los per adjuntar-los a la carta rebuda i enviar-los conjuntament a la persona o departament corresponent.
• Documents per a múltiples departaments: Si un document afecta a més d'un departament, se'n farà una copia i se n'entregarà a tots.
• Correu electrònic: El correu electrònic rebut, del qual s'interessi el registre, s'imprimirà.

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 8/63Teoria ADG32-D_CAC 4.1

Correspondencia d'entrada: anàlisi i selecció de la documentació

1/2/25, 18:06 Com saber quan un document s'ha d'arxivar o descartar? Qui pren aquesta decisió en una empresa? Com hem vist en apartats anteriors, el primer que hem de fer quan rebem correspondencia és analitzar-la i seleccionar-la. Aquest tema és molt important, per això el tractarem de manera separada de la resta de passos de gestió de la correspondència. Quan arriba qualsevol informació a la nostra organització, ja sigui a través de documents en format paper (com cartes, faxos o altres documents administratius) o en format informatic (com correus electronics o missatges instantanis), hem de reflexionar un moment sobre quin tipus d'informació és i què hem de fer amb ella. Bàsicament, amb tota la informació que arriba a l'empresa, podem dur a terme tres accions:

1. Destruir-la.
2. Distribuir-la al departament o persona interessada.
3. Arxivar-la.

En els dos últims casos, un cop haguem registrat l'entrada d'aquests documents, actuarem de la següent manera:

• Si hem de distribuir la informació, actuarem com s'ha indicat en el pas cinc del procés de gestió de la correspondència.
• Si hem de archivar-la, veurem com hem d'actuar en l'apartat dedicat a l'arxiu.

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 9/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1

Correspondencia d'entrada: destrucción

Què fer amb els documents que ja no són útils a l'empresa? Es poden llençar tots els documents a la paperera sense més ni més? En una empresa, no es poden guardar tots els documents que arriben o surten diàriament, ja que no hi hauria espai material per a tal finalitat. A més, això podria dificultar la localització d'informació quan la necessitem, provocar desorganització, fer que tot estigués atapeït de documents innecessaris i generar estrès. Per això, hem de llençar a la paperera tots els documents que no son necessaris. Podem fer-ho tant en el moment de rebre'ls com amb documents que, per la seva antiguitat, ja no ens són útils. També hem de portar a la paperera de l'escriptori tots els documents informatics que no necessitem. La forma correcta de desfer-se de la documentació és la següent:

1. Llençar immediatament tots els documents que no volem rebre (per exemple: publicitat, correu brossa).
2. A vegades, podem llegir el document i després llençar-lo, si és només informatiu.
3. Si es tracta d'un document que pot tenir efectes financers o legals, mai no s'ha de llençar.

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 10/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1

1. Abans de llençar un document, hem de preguntar-nos si és necessari per a algú, si podem trobar la mateixa informació en un altre lloc o què podria passar si el tirem i després es necessita.
2. Es poden llençar documents que ja han complert el termini legal de conservació.
3. La documentació que no és confidencial es pot trencar i llençar a la paperera sense més ni més.
4. Hem de tenir cura amb la documentació confidencial, ja que si la tirem a la paperera sense destruir-la, podrien revelar-se dades protegides per la Llei de protecció de dades. Per a aquest tipus de documents, hem d'utilitzar una destructora de paper.

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 11/631/2/25, 18:06 Teoria ADG32-D_CAC 4.1

Correspondència de sortida

CORREOS i 902 197 197 www.correos.es CORREOS Recogida Claria Imagina que has enviat un document a una empresa, però aquest no arriba i et criden per preguntar-te quin dia el vas enviar, com podries saber- ho? La correspondencia de sortida és aquella que es confecciona a l'empresa per enviar-la a l'exterior. La gestió de la correspondència de sortida segueix una sèrie de passos:

1. Elaboració dels documents.

https://fpadistancia.caib.es/mod/book/tool/print/index.php?id=69976 12/63