Administración y control de inventarios en un almacén de cadena

Administración de inventario en un almacén de cadena

Cuando se buscan artículos de limpieza del hogar, alimento para gatos o un ambientador para la oficina, se espera que la tienda a la que la gente acostumbra a ir tenga todo lo necesario. Sin embargo, asegurarse de que los estantes estén surtidos con decenas de miles de productos, no es una tarea sencilla para los administradores de inventario del almacén de cadena

Generalidades

Conocer qué hay en el almacén, qué cantidad y el lugar donde se encuentran los productos es fundamental para una administración efectiva del inventario. Sin información específica, una compañía puede cometer errores en sus pedidos que se reflejan en una disminución de su rentabilidad.

La administración y control de Inventarios hacen parte de la gestión logística de una organización donde más del 50% de sus inversiones están representadas en los inventarios, involucrando directamente a diferentes áreas organizacionales y a su entorno exterior.

Conceptualización del inventario

El inventario es una provisión de materiales utilizados para satisfacer la demanda del cliente o para apoyar los procesos de producción de bienes y servicios; hacen parte fundamental de los procesos logísticos de una organización, representando uno de los activos más caros donde se puede encontrar más del 50% del capital total invertido en esta.

Administración de los inventarios

Es un sistema que garantiza la disponibilidad de los productos o materias primas en el momento que el proceso o cliente lo requiere, desarrollando estrategias que minimicen los costos

¿Cuál es la demanda de los productos que ofrece la organización? ¿Qué sucederia si la compañía se quedara sin materiales o insumos? ¿Cuánto tiempo tarda la fabricación de éstos? La inversión en el inventario dependerá de las respuestas a estas inquietudes. ¿Cuánto tarda el proveedor en abastecer los materiales necesarios? ¿Cuál es la vida útil de producto?

Cantidad de productos

De acuerdo a un estudio de la demanda que puede ser determinado por datos históricos y factores ambientales o estacionales, se podrá conocer el estimado de la cantidad de productos o materia prima requerida para un periodo de tiempo determinado.

Tipo de producto

Se debe tener en cuenta la durabilidad y el destino del mismo, para así conocer el tiempo máximo que éste puede ser almacenado antes de llegar a su cliente final.

Costo del inventario

Un conocimiento exacto de cuál es el costo de mantener el inventario, que incluye los costos por pedido, almacenamiento, adquisición y seguridad.

Ubicación geográfica

Es necesario conocer la ubicación geográfica de los proveedores y los clientes, con el fin de determinar el tiempo estimado de entrega de un producto o materia prima.

Tiempo de entrega

Unido al punto anterior, no sólo se requiere conocer el tiempo de transporte de una mercancía sino también conocer el tiempo de preparación o alistamiento que toma un proveedor para enviar los productos requeridos.

Una empresa puede reducir sus costos al disminuir el inventario, pero la falta de un artículo puede detener la producción o generar insatisfacción a la demanda

¿Para qué se necesitan los inventarios?

Como se mencionó anteriormente, todas las empresas independientemente de su actividad económica, requieren mantener inventarios y por ende su administración. Entre las razones más importantes se encuentran

Capacidad de predicción

En la planeación de la producción, se debe verificar la capacidad y el cronograma de fabricación, para ello es necesario controlar la cantidad de materia prima, piezas o subensambles que se procesan en un periodo determinado. "El inventario deberá mantener un equilibrio entre lo que se requiere y lo que se fabrica".

Independencia de las operaciones

Si los insumos o materias primas de una empresa varían, puede ser necesario mantener un inventario adicional que permita separar los procesos de producción de los proveedores; así se determina la secuencia de operaciones manteniendo un uso óptimo de la capacidad productiva.

Fluctuaciones de la demanda

La demanda puede ser variable y en determinado momento se requerirá una mayor cantidad de producto para atenderla, a través de los inventarios se puede garantizar su atención

Inestabilidad del suministro

El inventario protege de situaciones externas que afecten a los proveedores generando escases en los productos o materias primas. DELIVERY DELIVERY DELIVERY B DELIVERY A % DELIVERYO * O O * O O * * S S 3)

Protección de precios

Ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos, al realizar una orden de gran tamaño, se tiene la seguridad que el precio no variará durante el periodo

Descuentos por cantidad

A menudo lo proveedores ofrecen descuentos por la compra de grandes cantidades, de esta manera se logran mejores precios por parte de los proveedores reduciendo el costo y aumentando la rentabilidad. -20% -80% -70% -50% -109 -60° 50%

Menores costos de pedido

$ Al realizar mayores cantidades de pedido con menor frecuencia, los costos que representan el pedido son menores; sin embargo, es importante tener en cuenta que el costo de mantener el inventario puede ser más alto.

Objetivos de la administración de inventarios

• Reducir al mínimo los posibles niveles de existencias.
• Asegurar el suministro de producto necesario en el momento adecuado al proceso de producción o al cliente.

JEn el momento que haya un inventario insuficiente, se presentarían las siguientes dificultades en la organización:

• Pérdida de ventas.
• Mala imagen de la compañía.
• Pérdida de confianza en los clientes.

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Características de los inventarios

Una función integral en la cadena de suministro es el nivel de inventario. Se debe intentar el equilibrio entre las ventajas y desventajas de mantener el inventario. Esto dependerá de las situaciones o presiones del tamaño de inventario a mantener. A continuación, se verá en detalle las características de cada uno.

Factores determinantes en los inventarios pequeños

La razón principal de tener una gestión de inventarios pequeños es que éstos representan una inversión temporal. La empresa destina recursos monetarios para el inventario que puede ser utilizado para otros propósitos, a esto se le denomina como "Costo de oportunidad".

Al mantener una cantidad de inventario menor, el costo de mantener el inventario también es menor

Costo de capital

Éste hace referencia al costo de oportunidad mencionado anteriormente respecto al retorno esperado y si se destinarán los recursos para otro proceso.

Costos de almacén y manejo

Los inventarios necesitan un espacio exclusivo y éstos deben moverse de acuerdo con su utilización. En un inventario pequeño, éste espacio puede ser utilizado de manera productiva en otros procesos. t U GOS gositoho to deposi OS tohotos photos O

Impuestos, seguros y mermas

entre menor sea el nivel de inventario que maneje la empresa, menores serán los costos pertenecientes a los impuestos y seguros. Las mermas se toman de tres formas: Hurto o robo. : Obsolescencia Deterioro

Factores determinantes en inventarios grandes

Servicio al cliente

un alto nivel de inventario acelera y mejora la entrega a tiempo de los productos a los clientes, · reduciendo las faltas u órdenes atrasadas y previniendo . una venta perdida. 24/7 CRM

Costo de ordenar

Al momento de realizar una orden de inventario, se incurre en un costo de preparación para un proveedor. Este costo es el mismo para cualquier tamaño de inventario. 123RF (@)123RF® BRI 23RF Q123RF® (0)123RF®

Costo de preparación

Se refiere al momento en que un proveedor debe hacer cambios en su proceso de producción para producir un artículo solicitado; esto incluye la mano de obra y tiempo requerido para hacer el cambio o modificación de la maquinaria en caso de ser necesario. .Mano de obra y equipo un inventario más grande, requiere incrementar la productividad de la fuerza de trabajo.

Costo de transporte

Éste se puede reducir al aumentar los niveles de inventario, aprovechando la capacidad de los camiones y minimizando los medios de envío por modos de transporte más costosos. -Pago a proveedores Al tener altos niveles de inventarios, se pueden obtener descuentos por cantidad o evitar la afectación del aumento de precio de un producto, 11

Ventajas y desventajas de los inventarios

La composición de inventarios implica aspectos positivos y negativos, a continuación, el detalle de cada uno

Positivos

Ayuda a la organización a tener flexibilidad operativa al permitir una producción a un ritmo diferente al de adquisición, ofreciendo la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen, La administración de inventarios debe responder a una doble función: · Económica a través de la reducción de costos operacionales. · Seguridad al proteger el proceso de producción de imprevistos de consumos de materiales o demora en la entrega de las materias primas.

Negativos

Aparecen algunos costos de almacenamiento: · Administrativos, de personal y sistemas de gestión. · De espacio físico, como alquileres, impuestos, seguros y suministros. · Operativos, representados en personal, equipos de manipulación y seguros sobre las existencias. · Económicos, vistos en las mermas (obsolescencia, deterioro y hurto). Financieros, referentes a los intereses que generan el capital invertido.

Factores que intervienen en la administración de inventarios

La demanda

El pronóstico de la demanda es crucial para determinar la cantidad de inventario posible. ❖ Precio Calidad Productos sustitutos Ingresos Cultura Los gustos Promociones ❖ Las expectativas ❖ Bienes complementarios son más grandes! ... tengo $800 ..¡¡¡ están más baratas! 00 00 $1000 $900

Precio

S/. 50 Precio S/. 100 Precio S/. 20 50 50: 100 20 20 :/ 20/

Características de la demanda

CLASIFICACION DE LA DEMANDA

• Patrones de la Demanda · Demanda Estable: · Demanda con Tendencia: D t · Demanda Estacional: Modelo Escalón 01 D t · Cíclica · Aleatoria D D t Modelo Envolvente

Nivel de servicio

En la gestión de inventarios es indispensable el servicio al cliente. Si a causa de un retraso de la producción o entrega de los proveedores, la demanda queda insatisfecha es posible que los compradores busquen el artículo deseado en la competencia. En un buen nivel de servicio, el cliente encuentra el producto que busca en el momento en que lo necesita; sin embargo, es necesario tener en cuenta que un alto nivel de servicio conlleva mayores costos.