Control de aprovisionamiento de materias primas en restauración

Control de Existencias en Restauración

La Gestión de las Existencias

• La gestión de las existencias.
• El mantenimiento adecuado de las existencias.
• La gestión de la demanda interna.
• La elaboración de inventarios.
• Gestión de inventarios.
• Aplicaciones informáticas para la gestión de existencias

Por stock o existencias se entiende, en general, las mercancías que se guardan en un almacén.

En establecimientos de restauración:

. Por existencias nos referimos a alimentos y bebidas. · Por almacén nos referimos a todas las zonas de almacenaje.

La gestión de las existencias incluye todas las actividades relacionadas con la organización y la distribución de los productos almacenados en el establecimiento.

• Un buen almacenamiento garantiza una mejor gestión de las existencias.

Mantenimiento Adecuado de las Existencias

El stock óptimo de un producto es la media de stock de ese producto que, en un periodo determinado, nos permite atender las necesidades de producción y obtener la máxima rentabilidad.

• Para mantener el nivel adecuado de cada producto almacenado se necesita:
• Abastecimiento externo.
• Criterios para adaptar el ritmo de reposición de productos a las necesidades de producción.

Stocks Mínimo y Máximo

El stock mínimo es la cantidad mínima de un producto de la que debe disponer un establecimiento sin correr el riesgo de que se agote.

• El stock máximo es la cantidad máxima que se puede almacenar sin que se corra el riesgo de que se deteriore.

· Por debajo del nivel de stock mínimo:

• Se puede producir una rotura de stocks.
• Puede ser necesario emitir pedidos fuera de tiempo (costo añadido).

· Por encima del nivel de stock máximo:

• Se ocupa espacio de almacenaje innecesariamente.
• Cantidad excesiva de dinero invertido en producto inmovilizado.
• Aumenta el riesgo de deterioro o caducidad.

Factores que Influyen en el Nivel de Stock

Es preferible trabajar con stocks mínimos:

• Si los costes de almacenaje son elevados.
• Si la demanda del producto es estable.
• Si el servicio del proveedor es regular.
• Si hay una previsión de bajada de precios en los productos.
• Si se trata de productos muy delicados o de corta conservación.

Es preferible trabajar con stocks máximos:

• Si los costes de almacenaje son bajos.
• Si el proveedor ofrece descuentos por grandes volúmenes de compra.
• Si hay una previsión del aumento de la demanda del producto.
• Si hay una previsión de subida de precios.
• Si el plazo de caducidad es largo.
• Si el almacenaje no afecta a la calidad del producto.

El Margen de Seguridad

El margen de seguridad es una previsión que se realiza sobre los sucesos inesperados que puedan acontecer como, roturas de productos almacenados, deterioros fortuitos, hurtos, etc.

• No es un valor fijo, sino estimado.
• Da como resultado el stock de seguridad:

Stock de seguridad = stock mínimo + % de margen de seguridad.

El Punto de Pedido

El punto de pedido es el nivel a partir del cual es necesario emitir un nuevo pedido para reponer el stock.

• Para calcularlo se debe tener en cuenta:
• El stock mínimo (para no quedar por debajo de él).
• El tiempo máximo de entrega del proveedor.
• La demanda del producto en el periodo considerado.

Gestión de la Demanda Interna

La gestión de la demanda interna incluye todas las actuaciones destinadas a suministrar a las diferentes partidas de la cocina y otros departamentos del establecimiento los productos que necesitan para su funcionamiento.

• La variable decisiva es la previsión de la demanda:
• Si la demanda es regular, la gestión será sencilla.
• Si la demanda tiene un alto margen de imprevisibilidad, la gestión será más compleja.

Procesos en la Gestión de la Demanda Interna

• Relación interdepartamental basada en:

* Recibir las demandas de los distintos departamentos: * Sistema de retirada de vales. * Comprobar si se dispone de stock suficiente: * Si no hay productos en stock se realizará un pedido de urgencia. * Preparar las peticiones de los diferentes departamentos: * Recogida por parte de los ayudantes.

Documentación de la Gestión de la Demanda Interna

El Libro de Entradas y Salidas

Todos los movimientos de entradas y salidas que se lleven a cabo en el almacén deben quedar registrados en el libro de entradas y salidas.

• Los registros de entradas: son las anotaciones del género que entra en el almacén.
• Los registros de salidas : son las anotaciones del género que se ha retirado del economato mediante los vales.

Los Vales de Retirada

El vale de retirada es el documento utilizado para solicitar y retirar cualquier producto del almacén.

VALE DE RETIRADA Solicitante: Código Producto Unidad N .* de vale: Cantidad Observaciones: Fecha: Firma del solicitante: Firma del responsable almacén:

Los Vales de Transferencia Interna

El vale de transferencia interna, también denominado transfer, es el documento utilizado para la petición y trasvase de género entre partidas o departamentos.

• La persona encargada del economato puede requerir que se pida un producto directamente a otra partida.

La Elaboración de Inventarios

El inventario es la relación detallada de todas las existencias que hay en un almacén en un momento determinado.

• El movimiento de existencias es constante, por tanto lo más eficiente es la complementación de dos sistemas de inventariar:
• El inventario físico.
• El inventario permanente.
• Grado de coincidencia entre ambos:
• Medida de la calidad en el control de existencias.

El Inventario Físico

El inventario físico consiste en un recuento físico detallado de todas las existencias.

• Suele llevarse a cabo una vez al año:
• En un momento de baja demanda.
• Requiere el cese de la actividad y el cierre del establecimiento.
• El recuento debe realizarse con gran precisión y lo más ágil y rápido posible.

La Preparación del Inventario

• Pasos a seguir:
• Dividir el restaurante en secciones.
• Ordenar todas las zonas de almacenaje.
• Formar grupos de dos personas:
• Toma parte todo el personal del establecimiento.
• Preparar el listado del ordenador sobre las existencias.
• Preparar las hojas de inventario.

HOJA DE INVENTARIO ZONA INVENTARIO: ANTECÁMARA FAMILIA DE PRODUCTO: HORTALIZAS Ref/Código PRODUCTO CONTEO RECONTEO

La Realización del Inventario

• Procedimientos generales de conteo:
• Cada equipo cuenta los productos en la zona asignada:
• Anotación en columna "conteo".
• La información se transmite al grupo que dirige el inventario: Comparación del conteo con la información del ordenador.
• Si existen diferencias se decide un sistema de control de reconteo.
• Se aprovecha el inventario para una inspección detallada de géneros: caducados, deteriorados, etc.

El Inventario Permanente

El inventario permanente consiste en el control constante de las existencias que se lleva a cabo registrando todas las entradas, salidas y movimientos internos.

• Las entradas de género:
• Admisión de productos.
• Almacenaje.
• Registro en la ficha de producto.

Ficha de control del producto Producto Ubicación Empresa proveedora Cantidad/Unidades Precio Lote Fecha de caducidad Aspecto Temperatura

· Las salidas de género. Se realizan por varios medios:

• Venta al comensal de un producto almacenado.
• Utilización en la preparación de elaboraciones:
• Especificar en el escandallo, considerar mermas.
• Se contabilizan a partir de:
• Pagos en caja.
• Recuento de comandas.
• Parte de consumos diarios.
• Baja de productos (deterioro, caducidad).

Modelo de Escandallo

MODELO DE ESCANDALLO Nombre de la receta Fotografía N.º de raciones: Ingredientes Cantidad bruta Unidad Merma (%) Fecha: N.º de receta: Grupo: Estación: Cantidad neta Precio Coste total de la receta: Coste por ración: Procedimiento de elaboración: Tiempo de elaboración: Observaciones:

Complementariedad entre Inventario Físico y Permanente

• Conviene llevar diariamente un recuento físico de los productos e ingredientes más importantes de cada partida:
• Inventarios parciales.
• Si las diferencias estimadas están por encima de los márgenes de error, se puede concluir que:
• El sistema de estimación (escandallos, mermas, etc) no está bien definido
• Existe dejadez por parte del personal a la hora del registro.
• Falta contabilizar los productos desechados.
• Otros problemas externos: hurto de existencias.

Gestión de Inventarios

La gestión de inventarios engloba todas las actividades del establecimiento destinadas a conseguir la máxima rentabilidad a las existencias del almacén.

• El sistema ABC de control de inventarios : es uno de los más eficaces.
• Requiere un inventario físico con el valor monetario de cada artículo.
• Clasificación de los productos en tres grupos:
• Grupo A: 70% del valor total del inventario.
• Grupo B: 20% del total del inventario.
• Grupo C: el 10% restante.
• Control más exhaustivo en la gestión de existencias del Grupo A, menos exhaustivo en los artículos del grupo B y aún menos en los del Grupo C.

La Rotación de Inventarios

La rotación de inventarios es un parámetro económico que nos indica el número de veces que se renueva un producto a lo largo de un periodo.

• Cálculos de la rotación de inventarios.

La fórmula para calcularlo toma como referencia un periodo (un mes):

Rotación de inventario = Costo de Venta / Promedio de inventario= Número de veces

• La frecuencia con que se renueva el producto al mes será:

Frecuencia de renovación del producto =Número de días del período (30)/ Número de veces= Días

Interpretación de Datos de Rotación

• Interpretación de estos datos:
• A priori, cuanto más alta la rotación más eficiente la gestión.
• Pero intervienen otros factores:
• Capacidad de almacenamiento.
• Disponibilidad del proveedor.

Producto Rotación mensual minima Aves 15 veces Cárnicos 15 veces Especias 1 vez Frutas y verduras 15 veces Lácteos 4 veces Pasta 2 veces Pescados y mariscos 15 veces Refrescos 8 veces Cervezas 8 veces Licores nacionales 2 veces Vino de mesa 1 vez