Sistemas y tecnologías de la información en la empresa: una presentación

Los sistemas y tecnologías de la información en la empresa

Sistema de información: Conjunto integrado de procesos, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para, la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma.

Importancia de los SI

Los sistemas de información ofrecen una visión estratégica y aportan un valor al negocio. Los CIOs tienen dos dimensiones operacionales: administrar los propios sistemas informáticos y proporcionar al resto de directivos la información que necesitan para la gestión del negocio. Desde un punto de vista estratégico, el director de informática debe buscar una alineación de los sistemas de información (SI) y las tecnologías de información (TI) con las necesidades estratégicas, tácticas y operativas de la organización. Este encajee se denomina alineamiento estratégico.

Roles en la empresa

CEO (Chief Executive Officer) Consejero delegado o Director ejecutivo, es el máximo responsable de la gestión y dirección administrativa de la empresa.

COO (Chief Operating Officer) Director de Operaciones, supervisa cómo está funcionando el sistema de creación y distribución de los productos de la empresa.

CMO (Chief Marketing Officer) Responsable de las actividades de Marketing, que incluyen la gestión de ventas, el desarrollo de productos, la publicidad, estudios de mercado y servicio al cliente.

CFO (Chief Financial Officer) Director Financiero, se encarga de la planificación económica y financiera de la compañía.

CCO CIO (Chief Information Officer) Responsable de los sistemas de tecnologías de la información a nivel de procesos y desde el punto de vista de la planificación.

CTO (Chief Techlonogy Officer) Responsable técnico del desarrollo y el correcto funcionamiento de los sistemas de información.

(Chief Communications Officer) Encargado de manejar la reputación corporativa, relación con los medios de comunicación y responsable de desarrollar las estrategias de Branding.

CEO: consejero delegado o director ejecutivo, es el máximo responsable de la gestión y dirección administrativa de la empresa. COO: director de operaciones, supervisa como está funcionando el sistema de creación y distribución de los productos de una empresa. CMO: Responsable de las actividades de marketing, que incluyen la gestión de ventas, el desarrollo de productos, la publicidad, estudios de mercado y servicio alcliente. CIO: Responsable de los sistemas de tecnologías de la información a nivel de procesos y desde el punto de vista de la planificación. 1CTO: responsable técnico del desarrollo y el correcto funcionamiento de los sistemas de información. CCO: Encargado de manejar la reputación corporativa, relación con los medios de comunicación y responsable de desarrollar las estrategias de branding.

Cadena de valor

Las empresas poseen un conjunto de procesos básicos (primarios) y un conjunto de procesos de soporte.

• Procesos primarios: Incorporación de materias primas, el propio proceso de producción, el almacenamiento y distribución, la venta y el servicio de postventa.
• Procesos de soporte: Realizar compras, desarrollar nuevos productos, dirigir personas o la propia infraestructura de la empresa.

Los SI se encuadrarian dentro de la infraestructura de la empresa.

Incorporar materias primas

Producir

Almacenar y distribuir

Vender

Dar servicio

Compras

Desarrollo productos

Dirección personas

Tipos de sistemas de información

Transacción > Cambio datos (Sin recursos informáticos)

TPS S. Proc. Trans

DSS + Interfaz Usuario

EIS S. Inf. Ejecut.

Programas de Ofimática

OAS S. Autom. Ofic.

Generar Informes Para Directivos

Inteligencia Artificial

El usuario no dirige

MIS S. Inf. Direc.

1

SE S. Expert.

Interactividad

Tiempo Real

DSS S. Apo, Decis

1

60

70

80

90

2000

2Sistema de procesamiento de transacciones (TPS) Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

Sistemas de información gerencial (MIS) Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

Sistema de soporte a decisiones (DSS) Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

Sistema de información ejecutiva (EIS) Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

Sistema de automatización de oficinas (OAS) Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

Sistema experto (SE) Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Sistema de planificación de recursos (ERP) Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

El rol del CIO

Un CIO debe tener liderazgo, visión y pensamiento estratégico, capacidades de comunicación y creación de relaciones, diplomacia, capacidad de dar servicio, y estar atento a los cambios que se producen en el mercado tanto tecnológico como de su propio negocio.

Funciones del CIO

• Acuerda con la alta dirección el nivel máximo de gasto TI y las inversiones necesarias para llevar a cabo los objetivos de la organización.
• Prioriza la inversión en función de los distintos procesos de negocio.
• Decide la organización de la informática, tanto a nivel de equipos humanos, como a nivel de sistemas y software.
• Decide metodologías aplicables a la informática.
• Define los niveles de servicio necesarios, así como sus costes asociados.

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• Acuerda la seguridad de la organización.
• Acuerda los planes de contingencia.
• Establece el rol y responsabilidad de cada persona en su relación con otros agentes del negocio.
• Debe identificar problemas potenciales en cuanto a: o Personas "indispensables": heroes. o Conflictos laborales.
• Debe fomentar la formación en nuevas tecnologías dentro de la organización, favoreciendo la reinserción laboral de empleados que pierden su función: aprovechamiento del conocimiento.
• Favorecer un buen clima de trabajo de manera que todo el personal se implique en los proyectos e incentivar las sugerencias de los empleados.
• Respetar las cargas de trabajo y buscar un plan de mejora de los empleados.
• Buscar reconocimiento de la organización mejorando el nivel de madurez o cumpliendo estándares ISO.
• Impulsar nuevos modelos de trabajo, como SCRUM, enfocados a una relación directa con los usuarios finales.

Cualidades del CIO

• Tener conocimientos actualizados.
• Saber comunicarse con los restantes departamentos de la empresa.
• Saber dialogar con su propio equipo, respetando a los integrantes y sus opiniones.
• Ser un líder, transmitiendo ideas e infundir pasión, convenciendo y motivando.
• Ser profesional y saber trabajar con datos.
• Sabe resolver problemas.
• Ser ágil en la toma de decisiones.
• Ser innovador.
• Saber aplicar la tecnología a cada área de la empresa.

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Marco metodológico orientado a procesos

Proceso: Toda aquella actividad que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados. Son concebidos para satisfacer las necesidades de los clientes. Deben funcionar de manera eficaz y ser eficientes. Los objetivos e indicadores de los procesos deben responder a las necesidades de los clientes y de la propia organización.

Metodologías de gestión por proceso

Pasos generales definidos en las metodologías de gestión de procesos:

• Seleccionar un equipo de trabajo.
• Identificar objetivos de mejoramiento.
• Obtener listado de los procesos de la empresa.
• Seleccionar los procesos a analizar.
• Caracterizar los procesos.
• Analizar el funcionamiento de los procesos.
• Recomendar cambios.
• Evaluar beneficios y costos de las mejoras recomendadas.
• Plan de implementación.
• Plan de seguimiento y control.

Niveles de mejora

Nivel de empresa: Mejoras estratégicas en los procesos y en la organización. Analiza la empresa en su totalidad considerando divisiones funcionales y cuatro componentes externos: sociedad, clientes, mercado e inversores.

Nivel de procesos: Realiza un análisis horizontal buscando fragmentación de procesos y mejoras entre las áreas funcionales. Su detalle es más preciso que el realizado a nivel de empresa.

Nivel de tareas: Permite mejoras operativas de los procesos, siendo el de mayor detalle.

Workflow

Automatización, total o parcial, de los procesos de negocio que involucran el transporte de documentos, información o tareas de un participante a otro, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas para conseguir el objetivo global del negocio. Son herramientas de automatización simple para dirigir documentos y tareas a los usuarios responsables de un proceso de negocio para tomar acciones.

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BPM (Gestión de procesos de negocio)

Evolución natural de los sistemas de workflow y del tratamiento automatizado de procesos de negocio. Enfoque más estructurado en el que el flujo de trabajo de automatización es sólo una pieza. Para BPM, un proceso de negocio es el conjunto completo y coordinado de actividades colaborativas y transaccionales que proporcionan valor a los clientes.

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Outsourcing

Outsourcing: Delegación de todas o parte de las funciones de los sistemas de información de una empresa u organización en un socio tecnológico.

No se aconseja

Administración de Planeación Estratégica. Administración de Finanzas. Administración de la Dirección. Control de Proveedores. Administración de Calidad. Administración Ambiental.

Proceso de Outsourcing

1. Identificar las competencias básicas

Determinar habilidades y claves competitivas de la organización. Clasificarlas en función de las posibilidades de ampliar la creación de valor con aspectos como: creación de nuevos negocios, posibilidad se imitación, creación de valor. Seleccionar en cuáles invertir recursos.

2. Identificar procesos o actividades externalizables

Centrales: Procesos de la cadena de valor percibidos por los clientes. No son externalizables. Estratégicos: Vinculados al control estratégico. Pueden ser externalizables. De apoyo o servicio: No son críticos para el negocio, no son perceptibles por los clientes y no están ligados a procesos clave. Son externalizables.

3. Repensar la organización

A partir de los procesos detectados en el punto anterior, visualizar el mapa de procesos y ordenar los candidatos a externalización. La estructura de la empresa se reducirá al externalizar algunos procesos o actividades.

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