Instrumentos y herramientas para el estudio y evaluación del control interno

Instrumentos y Herramientas para el Estudio y Evaluación del Control Interno

Instrumentos y Herramientas para la Obtención de Información

1. Instrumentos y /o herramientas para la obtención de información en el estudio y evaluación del control interno.

• Arias (1999), menciona que "las técnicas de recolección de datos son las distintas formas de obtener información". pág. 53.
• Según Arias (1999),"Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información (pág.53). Para recoger datos e información relevantes, la investigadora utilizó como instrumentos de recolección de datos el guión de entrevista, el registro de observación documental e igualmente el registro del diario de observación directa, cuyos resultados deben ser triangulados.

Cuestionarios en la Evaluación del Control Interno

a) Cuestionarios

• Como parte de la preparación para el estudio y evaluación, el auditor debe elaborar el cuestionario de comprobación sobre control interno. Este documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el curso de la auditoría basado en sus observaciones.
• Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante el curso de la auditoría la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente en las obtenidas. La aplicación correcta de los cuestionarios sobre control interno, consiste en una combinación de entrevistas y observaciones. Es esencial que el auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del cuestionario.

Observación Directa en Auditoría

b) Observación directa

• Según Hernández, Fernández y Baptista (1998), “la observación consiste en el registro sistemático, cálido y confiable de comportamientos o conductas manifiestas" en las áreas de la empresa. (Pág. 309). En relación a la observación Méndez (1995), señala que ésta se hace "a través de formularios, los cuales tienen aplicación a aquellos problemas que se pueden investigar por métodos de observación, análisis de fuentes documentales y demás sistemas de conocimiento". (p.145).
• La observación se emplea cuando se visita a las empresas que son objeto de estudio a fin de registrar su vinculación y actuación con los objetivos de la empresa.

Entrevistas en el Proceso de Auditoría

c) Entrevistas

• La entrevista se realiza en forma directa y personal a los jefes y/o Directores y empleados de los departamentos en estudio. De acuerdo a lo anteriormente expuesto, el auditor sostiene conversación con los Integrantes / informantes de la unidad de análisis que representa el objeto de estudio. Esta conversación estuvo orientada a obtener respuesta que fue analizada, evaluada e interpretada.
• La entrevista es una conversación intencional de carácter planificado entre el entrevistador y el (los) entrevistado(s). A través de ella podemos lograr información que no se adquiere mediante cuestionarios, por el nivel de confidencialidad de esta. Nos proporciona datos que no podemos alcanzarlos por otras vías.

Tipos de Entrevistas más Utilizadas

Tipos de entrevistas más utilizadas:

• Entrevista directiva-guiada: se caracteriza por:
  • El entrevistador es el que estructura el intercambio de información.
  • La entrevista es preparada de acuerdo con un plan en el que se establecen los puntos sobre los que habrá de desarrollarse la misma pero el orden de las preguntas no está rigidamente establecido.
• Entrevista individualizada: el sujeto de la entrevista es uno solo.
• Entrevista informativa: tiene como objetivo recoger datos o información que el sujeto entrevistado brinda.

Consideraciones para Elaborar una Entrevista

Para elaborar una entrevista se debe tener en cuenta:

• El(los) objetivo(s) de la misma, qué se pretende lograr a través de su realización.
• Los objetivos pueden ser o no conocidos por los entrevistados.
• Elaborar previamente las preguntas a formular por el entrevistador.
• Al confeccionarse las preguntas tener en cuenta las características de los sujetos a entrevistar (vocabulario, nivel cultural, etc.), también las de su personalidad ya que de ello depende la forma en que se enfocará la misma (cooperador, preocupado, entusiasta, despreocupado, apático, negativista).
• Las preguntas no deben inducir la respuesta, sugerirla o insinuarla.
• Evitar preguntas que puedan ser respondidas de forma lacónica o con monosílabos.
• El tiempo que se requerirá para su realización.

Recomendaciones al Realizar una Entrevista

Al realizar una entrevista debemos tener en cuenta:

• El ambiente para desarrollar la misma.
• Capacidad de inspirar confianza y simpatía.
• Demostrar confianza y cooperación.
• Garantizar la reserva y confidencialidad de la información que se obtenga en la misma.
• Estimular al sujeto a colaborar.
• Evitar actitudes defensivas, muchos menos de superioridad.
• Actitud cordial.
• Control emocional.
• No imponerse.
• Evaluar hechos objetivamente, sin prejuicios.
• No interrumpir al entrevistado innecesariamente.
• Tener tacto para indagar hechos muy personales, sólo cuando se haya logrado consolidar la confianza y seguridad del entrevistado.

TÉCNICAS DE EVALUACIÓN

• 1. Técnicas de verificación ocular. Entre estas se encuentran:
  • Comparación.
  • Observación.
  • Revisión selectiva.
  • Rastreo.
• 2. Técnicas de verificación verbal.
  • Indagación.
• 3. Técnicas de verificación escrita.
  • Análisis.
  • Conciliación.
  • Confirmación.
• 4. Técnicas de verificación documental.
  • Comprobación.
  • Computación.
• 5. Técnicas de verificación física.
  • Inspección.
  • Comentario.

Aplicación de Instrumentos por Áreas y Estados Financieros

2. Aplicación de los instrumentos por áreas de la organización y/o renglones de los Estados financieros.

Metodología para la Evaluación del Control Interno

3. Metodología para la evaluación del control interno.

• Metodología . Cuando se efectua un estudio y evaluación del sistema de control interno, la metodología que el contador público deberá de considerarse es la siguiente: a) .- Planear el alcance de su trabajo y preparar el programa relativo. b) .- Revisar el diseño del sistema de control interno, identificando los objetivos específicos de control de cada ciclo y las técnicas establecidas para cumplir con dichos objetivos. c) .- Diseñar un programa de trabajo para probar a base de pruebas de cumplimiento el funcionamiento de las técnicas de control interno establecidas. d) .- Evaluar los resultados de la revisión y preparar el dictamen correspondiente. Procedimientos recomendados Para el desarrollo de dicha metodología se recomiendan los procedimientos generales que se detallan a continuación:

I. Planeación del Análisis de Riesgo

I .- Planeación: Se refiere a algunos aspectos que se deben de tomar en cuenta al efectuar el análisis general de riesgo para planear el trabajo:

1. .- Considerar la naturaleza de las operaciones de la empresa, sus activos, el grado de riesgo y el volumen de las transacciones que se efectúan.
2. .- Evaluar el medio ambiente que rodea a la empresa, la reputación de la administración, la calidad y rotación del personal, el medio en el que desarrolla operaciones con terceros (clientes y proveedores), y en general los aspectos que puedan provocar que la empresa se aparte de los procedimientos de control interno establecidos.
3. .- Determinar si los procedimientos de control interno establecidos hayan sido comunicados claramente a todo el personal encargado de ponerlos en práctica de una manera formal o si existen más bien como resultado de la experiencia. De la misma forma, deben considerase los procedimientos para ejercer la supervisión de las disposiciones de control interno, el sistema de información financiera incluyendo los informes diseñados para planear y controlar las operaciones como presupuestos, informes periódicos de tipo estadístico, etc.

II. Planeación del Diseño del Sistema

II .- Planeación del Diseño del Sistema ::

• El objetivo de esta revisión es llegar a una conclusión preliminar sobre sí el sistema parece adecuado considerando las características propias de la empresa, la naturaleza de sus operaciones y otros elementos tales como:
• a) Los ciclos en los cuales se pueden agrupar las transacciones de la entidad,
• a) El flujo de las transacciones a través del sistema de contabilidad.
• a) Los objetivos específicos de control de las areas donde exista riesgo.
• a) Los procedimientos o técnicas que se han establecido para alcanzar los objetivos específicos de control.

III. Revisión del Diseño del Sistema

III .- Revisión del Diseño del Sistema:

• Al efectuar un examen del sistema de control interno el contador debe considerar el conjunto de técnicas que lo integran en función del cumplimiento de los objetivos de control interno para los cuales fueron diseñados.
• En este sentido, podemos identificar procedimientos primarios y secundarios de control interno, y como ejemplo del os primeros podríamos señalar la preparación de relaciones mensuales de cuentas colectivas y su comparación periódica con las cifras de control del mayor, la preparación de conciliaciones bancarias y la investigación y ajuste de las partidas en tránsito, etc.
• Como ejemplo de los segundos podemos señalar aquellas técnicas de control que incluyen la comparación sistemática de los resultados obtenidos con los resultados esperados, y los informes relativos a las variaciones entre resultados reales y presupuestos, costos estándar o estimados de ingeniería, etc.

IV. Preparación del Programa de Trabajo

IV .- Preparación del Programa de Trabajo:

• Cuando el contador público prepara un programa de trabajo con el objeto de efectuar pruebas de cumplimiento, debe considerar la naturaleza de las pruebas, el objetivo específico dl trabajo y, por lo tanto, el alcance y oportunidad de los procedimientos.
• De acuerdo con esto, el contador debe identificar las técnicas de control importantes para poder formarse una opinión en relación al sistema de control interno y, consecuentemente, diseñar su programa de trabajo para cubrir oportunamente todas aquellas pruebas necesarias.
• Cuando el objetivo del examen es emitir una opinión sobre el sistema de control interno, el contador deberá incluir en su programa de trabajo tantas pruebas de cumplimiento como sean necesarias para poder formarse una opinión sobre el mismo.

V. Evaluación del Resultado

V .- Evaluación del Resultado:

• Una vez llevado a cabo el trabajo descrito, el contador deberá aplicar su juicio profesional con el objeto de evaluar los resultados de su revisión.
• Como parte de este proceso, es necesario identificar cualquier deficiencia importante que pueda existir en el sistema de control interno contable, así como el efecto que dicha situación pueda tener en las operaciones de la empresa en conjunto.
• Por otra parte, contador también deberá evaluar los errores o irregularidades encontradas y las posibilidades de que ocurran errores o irregularidades debido a fallas en las técnicas de control interno establecidas, a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno.