Guía para la supervisión e interventoría de contratos del Estado en Colombia

Introducción a la Supervisión e Interventoría

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Contenido de la Guía

I. Introducción 4 II. La vigilancia de los contratos estatales 4 A. ¿ Qué es la Supervisión? 4 B. ¿ Qué es la interventoría? 5 C. Similitudes y diferencias 5 D. Concurrencia de la interventoría y la supervisión 6 III. Designación de supervisores e interventores de los contratos 6 A. Los supervisores 6 B. Los interventores 7 IV. Funciones de los supervisores e interventores 8 A. Funciones generales 8 B. Vigilancia administrativa 9 C. Vigilancia técnica 10 D. Vigilancia financiera y contable 10 Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los contratos del Estado 2Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado

Responsabilidad y Prohibiciones

V. Responsabilidad de los supervisores o interventores 11 A. Responsabilidad civil 11 B. Responsabilidad fiscal 12 C. Responsabilidad penal 13 D. Responsabilidad discipllinaria 13 VI. Prohibiciones para los supervisores e interventores 14 Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los contratos del Estado 3I

Introducción a la Guía de Supervisión

Introducción Colombia Compra Eficiente presenta la Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos del Estado. La Guía se dirige a los partícipes del sistema de compras y contratación pública. Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas de acuerdo con la definición contenida en el Decreto 1082 de 2015 y son empleadas en singular o plural según lo exija el contexto. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

Vigilancia de los Contratos Estatales

La Vigilancia de los contratos estatales De acuerdo con el principio de responsabilidad que rige la contratación estatal, las Entidades Estatales están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los derechos de la propia Entidad como los del contratista y terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Esta vigilancia tiene como objetivo proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual y debe ejercerse a través de un supervisor o interventor, según corresponda1.

Definición de Supervisión

A. ¿Qué es la Supervisión? La supervisión de un contrato estatal consiste en "el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercido por la misma entidad estatal cuando no se requieren conocimientos especializados". El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 permite que las Entidades Estatales celebren contratos de prestación de servicios para apoyar las actividades de supervisión de los contratos que suscriben. 1. Ley 1474 de 2011 artículo 83 Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los contratos del Estado 4

Definición de Interventoría

B. ¿Qué es la Interventoría? La interventoría es el seguimiento técnico a la ejecución de contratos de distintas tipologías, realizado por una persona natural o jurídica contratada para ese fin por la Entidad Estatal, en los siguientes casos: (i) cuando la ley ha establecido la obligación de contar con esta figura en determinados contratos, (ii) cuando el seguimiento del contrato requiera del conocimiento especializado en la materia objeto del mismo, o (iii) cuando la complejidad o la extensión del contrato lo justifique. No obstante, la Entidad Estatal puede determinar que la interventoría cubra no sólo acciones de carácter técnico, sino también administrativo, financiero, contable y/o jurídico. El contrato de interventoría es principal y autónomo y aunque el objeto del mismo supone la existencia de otro contrato respecto del cual se va a ejercer la vigilancia, el mismo es independiente de éste último y por lo tanto, su existencia no depende de la existencia del contrato vigilado. Sin embargo, los contratos de interventoría pueden prorrogarse por el mismo plazo que se hubiera prorrogado el contrato objeto de vigilancia con el fin de que no se interrumpa el seguimiento al contrato vigilado2. El contrato de Interventoría debe ser supervisado directamente por la Entidad Estatal, en consecuencia, siempre que una Entidad Estatal suscriba este tipo de contratos debe designar a un funcionario que haga la supervisión del contrato y que verifique su cumplimiento en las condiciones pactadas.

Diferencias entre Supervisión e Interventoría

C. Diferencias entre las dos figuras

• La supervisión es ejercida por la Entidad Estatal, mientras que la interventoría es realizada por persona natural o jurídica contratada para ese fin.
• La supervisión siempre involucra el seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico. La interventoría siempre involucra el seguimiento técnico y solo si la Entidad Estatal lo considera necesario, puede corresponder a temas financieros, contables administrativos y jurídicos.
• La supervisión no requiere conocimientos especializados y la interventoría sí.
• La supervisión siempre debe ser ejercida por un funcionario mientras que la interventoría siempre es ejercida por un contratista.

1. Ley 1474 de 2001, artículo 85 Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los contratos del Estado 5

Concurrencia de Interventoría y Supervisión

D. Concurrencia de la interventoría y la supervisión Por regla general, las funciones de supervisión e interventoría no son concurrentes en relación con un mismo contrato. Sin embargo, en caso de que sea necesario, la Entidad Estatal puede determinar que la vigilancia del contrato principal se realice de manera conjunta entre un supervisor y un interventor, caso en el cual en el contrato de interventoría deben indicarse las actividades a cargo del interventor, de tal manera que las demás actividades de vigilancia se entienden a cargo del supervisor, sin que en ningún caso pueda haber duplicidad de funciones. En estos casos, también es recomendable que en la designación que se haga al supervisor del contrato se especifique el tipo de seguimiento que debe hacer a la ejecución contractual, con el fin de que sepa que algunas de las actividades propias de la supervisión van a ser ejercidas por la interventoría.

Selección y Designación de Supervisores e Interventores

Selección y designación de supervisores e interventores de los contratos

Designación de Supervisores

A. Los supervisores El supervisor de los contratos siempre debe ser un funcionario de la Entidad Estatal. Para su selección debe tenerse en cuenta que el mismo no requiere un perfil predeterminado, pero que sí es necesario que pueda actuar al menos como par del contratista y que tenga asignadas funciones relacionadas con el objeto contractual. Es recomendable que antes de que la Entidad Estatal designe un funcionario como supervisor, haga un análisis de la carga operativa de quien va a ser designado, para no incurrir en los riesgos derivados de designar como supervisor a un funcionario que no pueda desempeñar esa tarea de manera adecuada. La designación de un supervisor debe ser efectuada a más tardar en la misma fecha en la que se adjudique el contrato cuando el mismo sea el resultado de un proceso de contratación competitivo o se asigne en los casos de contrataciones directas. La designación del supervisor del contrato no requiere que el manual de funciones de las Entidad Estatal establezca expresamente la función de supervisar contratos, pues la misma es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos. La comunicación de la designación de un funcionario como supervisor siempre debe ser escrita, entendiéndose también como tal la que se hace a través de correo electrónico y debe reposar en el expediente del contrato por lo que siempre debe enviarse copia de la misma a la dependencia encargada de conservar los expedientes. Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los contratos del Estado 6

En caso de que la designación del supervisor se haga directamente en el contrato, debe enviarse copia del mismo al funcionario designado informando que va a ser el supervisor. Cuando esto sucede, el cambio de supervisor siempre va implicar una modificación del contrato. La Entidad Estatal debe tener en cuenta que cuando no se haga la designación del supervisor la responsabilidad de la vigilancia y control de la ejecución del contrato la tiene el ordenador del gasto.

Designación de Interventores

B. Los interventores La interventoría es una especie del contrato de consultoría3 por lo que la selección del interventor siempre debe hacerse a través de la modalidad de selección de concurso de méritos salvo que el presupuesto corresponda a la mínima cuantía, caso en el cual esta debe ser la modalidad utilizada. Es recomendable que el proceso de contratación para seleccionar al interventor se inicie al mismo tiempo con el proceso de contratación que tiene por objeto el contrato que va a ser vigilado, con el fin de que los dos contratos empiecen al mismo tiempo y el seguimiento se realice desde el momento en que empieza el plazo del contrato vigilado, especialmente para contratos como el de obra en el que es necesario contar con la interventoría para poder comenzar. En caso de que el contrato a vigilar no se hubiera adjudicado, en el proceso de contratación que tiene por objeto la interventoría deberán incluirse los datos del proceso de contratación que se está adelantado, con el fin de que los posibles oferentes conozcan todos los detalles del contrato que debe ser vigilado. Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia4 y en ellos no pueden incluirse cláusulas excepcionales al derecho común so pena de que las mismas sean nulas absolutamente. Colombia Compra Eficiente pone a disposición de los partícipes del Sistema de compras los pliegos de condiciones tipo y el contrato tipo de interventoría que pueden ser consultados en el siguiente link: http://www. colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias. 3. Ley 80 de 1993 numeral 1 del artículo 32 4. Ley 1474 de 2011 artículo 85 Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoria de los contratos del Estado 7