La Sociedad Anónima: Contabilidad y Cuentas Anuales, de la Formulación a la Auditoría

Miguel Ángel BOUZA

Prof. Titular de Derecho Mercantil Abogado

La Sociedad Anónima: Contabilidad y Cuentas Anuales

Introducción a la Contabilidad de la Sociedad Anónima

Introducción: Hace casi doscientos años un «completo comerciante ingles>> debía cada año tener sus libros en orden, su diario debidamente cubierto, su efectivo cuidadosamente contabilizado, y todas las cuentas de terceros cuadradas para su revisión. Pues bien, hoy en día, la sociedad anónima, como cualquier empresario, también debe llevar su contabilidad de forma ordenada y también debe presentar cada año sus resultados contables a sus socios y a terceros. En efecto, en el seno de la sociedad, el órgano de administración está obligado a la llevanza de la contabilidad durante todo el ejercicio social y está obligado a formular una serie de documentos para presentar a la junta general ordinaria, para que, en su caso, sean aprobados, para posteriormente depositarlos en el Registro Mercantil.

Pues bien, en esta lección vamos a hacer un recorrido secuencial en el que estudiaremos el deber de llevanza de la contabilidad, la formulación de las cuentas anuales, la legalización de los libros contables, la auditoría de las cuentas anuales, la aprobación de las cuentas anuales y de la aplicación del resultado por la junta general, para concluir con el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

El Deber de Llevanza de la Contabilidad

El deber de llevanza de la contabilidad: La sociedad anónima, al igual que cualquier empresario individual o social, está obligada por el Código de Comercio y por otras normas, a llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa de forma que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

De acuerdo con el Código de Comercio, la sociedad anónima debe llevar necesariamente un Diario y un libro de Inventarios y Cuentas anuales, sin perjuicio de lo establecido en otras Leyes o disposiciones especiales.

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley o la práctica mercantil.

La sociedad anónima, igual que el resto de los empresarios, deberá de legalizar los libros. La legalización se realiza normalmente una vez que los libros se han impreso y encuadernado C 2024 Miguel Ángel Bouza LópezMiguel Ángel BOUZA Prof. Titular de Derecho Mercantil Abogado tras haber sido confeccionados utilizando programas informáticos que implementan las normas del Plan General de Contabilidad y del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas. Esta legalización, una vez cubiertos, deberá ser realizada antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

La sociedad anónima, igual que el resto de los empresarios, deberá conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. La contabilidad de los empresarios es secreta, pero en ocasiones se puede exigir su exhibición para que sea valorada por los Tribunales o por la Administración.

La Formulación de las Cuentas Anuales

Introducción a la Formulación de Cuentas Anuales

Introducción: Igual que un «completo comerciante inglés» del siglo XVIII, una sociedad anónima debe de analizar cada cierto tiempo su negocio para poder determinar si su actividad empresarial es rentable o no. Pues bien, en el supuesto de las sociedades anónimas, este análisis se debe de realizar, por imperativo legal, al menos con carácter anual, sin perjuicio claro está, de que el «completo empresario español» realice un análisis de la evolución de su negocio diario y constante. A continuación, vamos a estudiar esta obligación legal de formular las cuentas anuales regulada, principalmente, en los artículos 253 y siguientes de la LSC, en el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, con varias reformas), y en el Plan General de Contabilidad de Pequenas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas (Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, con varias reformas). Cuentas anuales que luego serán, en su caso, sometidas a verificación o comprobación por el auditor de cuentas y, posteriormente, serán sometidas a aprobación por la junta general ordinaria de accionistas.

Concepto de Cuentas Anuales

Concepto: Las cuentas anuales son un conjunto de documentos que contienen la información financiera de la sociedad al cierre del ejercicio, cierre del ejercicio que en muchas sociedades coincide con el fin del año natural, el 31 de diciembre, pero que, en otras, como las de la moda, suele establecerse en estatutos al final del período de rebajas, o en otras como las deportivas, al final del calendario deportivo o al 30 de junio de cada año. Ese conjunto de documentos que conforman las cuentas anuales se compone de los siguientes documentos: el balance, la cuenta de perdidas y ganancias, un estado que refleje C 2024 Miguel Ángel Bouza LópezMiguel Ángel BOUZA Prof. Titular de Derecho Mercantil Abogado los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos, que forman una unidad, deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad.

A continuación, transcribimos la descripción legal de estos documentos, pero en todo caso, el contenido y la elaboración de estos documentos será objeto de estudio profundo en varias asignaturas de los Estudios de Administración de Empresas y, sin duda, será parte del trabajo diario del lector en los próximos cincuenta años.

El Balance

El balance: El balance es un documento que comprende, con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa.

La mejor idea de entender que es un balance es contemplar el modelo de balance contenido en el Plan General de Contabilidad, que debe ser buscado y añadido por el lector como anexo a la lección.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias: La cuenta de perdidas y ganancias es un documento que recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos de éste.

El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

El estado de cambios en el patrimonio neto: El estado de cambios en el patrimonio neto es un documento que recoge los cambios en el patrimonio neto.

El Estado de Flujos de Efectivo

El estado de flujos de efectivo: El estado de flujos de efectivo informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio.

La Memoria

La memoria: La memoria es un documento que completa, amplia y comenta el contenido de los otros documentos que integran las cuentas anuales.

La Formulación de las Cuentas Anuales por el Órgano de Administración

La formulación de las cuentas anuales: La formulación de las cuentas anuales le corresponde al órgano de administración que debe llevarla a cabo dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. Este deber de formulación de las cuentas anuales es una consecuencia lógica y directa del deber de llevanza de la contabilidad del cual es responsable el órgano de administración, sin perjuicio de que para su llevanza se vean auxiliados de colaboradores dependientes o independientes.

C 2024 Miguel Ángel Bouza LópezMiguel Ángel BOUZA Prof. Titular de Derecho Mercantil Abogado La formulación de las cuentas anuales es una obligación que corresponde y de la cual son responsables todos los miembros del órgano de administración con independencia de cuál sea la configuración concreta del mismo. En este sentido, es necesario decir que la formulación de las cuentas no puede ser delegada, ni siquiera en los consejeros delegados, y que todos los documentos que las componen deben ser firmados por todos los miembros con indicación de la causa de cualquier ausencia de firma de alguno de los miembros.

Además de la formulación de las cuentas anuales, en el período de tres meses indicado, los administradores también tienen que elaborar, la propuesta de aplicación del resultado y, cuando procedan, el informe de gestión, y las cuentas y el informe de gestión consolidados.

La propuesta de aplicación del resultado debe constar por imperativo legal en la memoria, sin perjuicio de que pueda documentarse de forma independiente.

El informe de gestión es un documento que debe contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta. No todas las sociedades deben preparar este documento; en efecto, las sociedades que formulen balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados no estarán obligadas a elaborar el informe de gestión.

Las cuentas y el informe de gestion consolidados son los documentos ya mencionados que incluyen la información de las sociedades que forman un grupo en los términos previstos en el artículo 42 del Código de Comercio y que deben ser formuladas por la sociedad dominante.

Excurso sobre el Concepto de Grupo de Sociedades

Excurso sobre el concepto de grupo: Como en ocasiones anteriores debemos hacer una digresión para explicar que se entiende por grupo de sociedades. De acuerdo con el artículo 42 Código de Comercio, existe un grupo cuando una sociedad ostente o pueda ostentar, directa o indirectamente, el control de otra u otras.

En particular, se presumirá que existe control cuando una sociedad, que se calificará como sociedad dominante, se encuentre en relación con otra sociedad, que se calificará como dependiente, en alguna de las siguientes situaciones: a) Posea la mayoría de los derechos de voto. b) Tenga la facultad de nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración. c) Pueda disponer, en virtud de acuerdos celebrados con terceros, de la mayoría de los derechos de voto. d) Haya designado con sus votos a la mayoría de los miembros del órgano de administración, que desempeñen su cargo en el momento en que C 2024 Miguel Ángel Bouza López