Funciones de información administrativa y atención al ciudadano: regulación

Las funciones de información administrativa y atención al ciudadano: regulación

TEMA 20: Las funciones de información administrativa y atención al ciudadano: regulación. Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, expedición de copias de documentos y devolución de originales. Régimen de Oficinas de Registro. El Registro de entrada y salida de documentos.

1 .- Las funciones de información administrativa y atención al ciudadano: regulación. En el ejercicio del derecho a relacionarse con la Administración Pública, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones, así como aportar documentos y recibir copias de los mismos.

La Ley 39/2015, en sus artículos 16 a 28, establece el régimen jurídico básico de presentación, expedición de copias y devolución de documentos en cualquier procedimiento administrativo, garantizando así el principio de eficacia, transparencia, seguridad jurídica y economía procesal.

En el ámbito del SESPA, el personal auxiliar administrativo interviene en estos procesos mediante la recepción de documentos, registro, tramitación, entrega de copias o devolución de originales.

Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones

Derecho de presentación de solicitudes

2. Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones (Artículo 16 de la Ley 39/2015)

2.1. Derecho de presentación Toda persona tiene derecho a presentar solicitudes, escritos y comunicaciones:

• Dirigidas a cualquier órgano de la Administración Pública.
• En relación con procedimientos iniciados o por iniciar.

ejemplo: Un usuario puede presentar una solicitud de derivación sanitaria o de copia de su historia clínica.

Lugares de presentación de escritos

2.2. Lugares de presentación Según el artículo 16.4, los escritos pueden presentarse en:

• Oficinas de asistencia en materia de registros (como los mostradores del SESPA).
• Registro electrónico de la Administración u organismo destinatario.
• Oficinas de Correos, en sobre abierto.
• Representaciones diplomáticas o consulares en el extranjero.
• Cualquier otro que establezcan las disposiciones reglamentarias.¿ ejemplo: Un usuario del Área Sanitaria IV puede presentar una solicitud presencialmente en el registro del HUCA o electrónicamente en la sede del Principado.

Requisitos de los escritos

2.3. Requisitos de los escritos (Artículo 66) Los escritos o solicitudes deben incluir:

• Nombre y apellidos del interesado.
• Identificación personal (DNI, NIE, CIF).
• Hechos, razones y petición que se formula.
• Lugar y medio de notificación.
• Firma del interesado o de su representante.
• Órgano, centro o unidad a la que se dirige.

ejemplo: En una reclamación por una cita médica perdida, deben constar los datos personales, el hecho, la fecha y la solicitud de reprogramación.

Recepción y registro de escritos

2.4. Recepción y registro Todo escrito debe registrarse con:

• Fecha y hora de entrada.
• Identificación del remitente.
• Órgano destinatario.

Se genera un acuse de recibo o justificante para el interesado.

Expedición de copias auténticas y compulsas

Copias auténticas

3. Expedición de copias auténticas y compulsas (Artículo 27 de la Ley 39/2015)

3.1. Copias auténticas Son copias que tienen validez legal como el original, y pueden ser:

• En papel de un original electrónico.
• En electrónico de un original en papel. Deben contener:
• Mención expresa de que son "copia auténtica".
• Sello electrónico o firma digital del órgano emisor.

¿ ejemplo: El SESPA puede expedir copia auténtica digitalizada del DNI presentado en papel para incluirlo en un expediente de tarjeta sanitaria.

Compulsa de documentos

3.2. Compulsa de documentos Es la verificación de la exactitud de una copia con respecto al original.

La Administración puede compulsar documentos aportados por el ciudadano.

• La copia compulsada surte los mismos efectos que el original en el procedimiento.

¿ ejemplo: Si un paciente aporta una copia de su certificado de minusvalía, el auxiliar puede compulsarlo comparándolo con el original.

Valor probatorio de copias

3.3. Valor probatorio Las copias auténticas o compulsadas tienen el mismo valor jurídico que el original, a efectos del expediente administrativo.

Devolución de documentos originales

Digitalización de documentos

4. Devolución de documentos originales (Artículo 28 de la Ley 39/2015)

Cuando un ciudadano aporta originales en papel en un procedimiento:

La Administración debe devolverlos tras su digitalización. Solo se conservarán los originales cuando una norma exija expresamente su incorporación física.

¿ ejemplo: Un usuario entrega el original del título universitario para solicitar acceso a una bolsa de empleo del SESPA. El auxiliar lo escanea y lo devuelve en el acto, incorporando la copia digital al expediente.

4.1. Digitalización de documentos

• Los documentos presentados en papel se digitalizan para su incorporación al expediente electrónico.
• La digitalización debe realizarse con garantías de: o Fidelidad del contenido.o Integridad. o Autenticidad.

ejemplo: Un auxiliar administrativo escanea una solicitud de derivación firmada y la archiva electrónicamente en el sistema de gestión documental del SESPA.

Presentación en nombre de otra persona (representación)

5. Presentación en nombre de otra persona (representación) (Artículos 5 y 6 de la Ley 39/2015)

• Las solicitudes pueden ser presentadas por representantes, si el interesado así lo permite.
• La representación puede acreditarse: o Mediante documento escrito. o Mediante apoderamiento registrado (ej. en el Registro de Apoderamientos del Principado).

ejemplo: Un hijo puede presentar una solicitud en nombre de su madre si aporta una autorización firmada y copia del DNI de ambos.

Función del Auxiliar Administrativo del SESPA

6. Función del Auxiliar Administrativo del SESPA El auxiliar administrativo es el encargado de:

Recibir, comprobar y registrar correctamente los escritos. Verificar que la solicitud esta completa y correctamente dirigida. Digitalizar documentos aportados en papel. Compulsar copias cuando corresponda. Devolver los originales al interesado con las garantías legales. Emitir el justificante o acuse de recibo. Asistir a la ciudadanía en el uso del registro electrónico.

Importancia en la gestión sanitaria

7. Importancia en la gestión sanitaria En el contexto del SESPA, estas funciones son esenciales para:

Iniciar expedientes clínicos o administrativos. Solicitar derivaciones, traslados, bajas o autorizaciones. Gestionar derechos del paciente, como el acceso a la historia clínica. Proporcionar seguridad jurídica en los trámites.

Conclusión

8. Conclusión La presentación de escritos, la expedición de copias y la devolución de originales son actividades básicas del procedimiento administrativo, fundamentales para la transparencia, la legalidad y el respeto a los derechos del ciudadano.

En el SESPA, el Auxiliar Administrativo es responsable de que estos actos se realicen con seguridad, agilidad, corrección documental y respeto a la normativa vigente, siendo una pieza esencial del buen funcionamiento del servicio.

Resumen clave para el examen

Resumen clave para el examen:

• Art. 16: regula dónde y cómo presentar escritos, solicitudes y comunicaciones.
• Art. 27: regula la expedición de copias auténticas y compulsas.
• Art. 28: regula la devolución de originales tras digitalización.
• La presentación puede hacerse presencial o electrónicamente.
• El auxiliar administrativo informa, registra, escanea, compulsa y devuelve documentos con garantías.
• Las copias compulsadas tienen valor jurídico si están verificadas con el original.
• La digitalización sustituye al documento original en papel salvo disposición legal en contra.

Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, expedición de copias de documentos y devolución de originales

2 .- Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, expedición de copias de documentos y devolución de originales.

Uno de los derechos fundamentales reconocidos a la ciudadanía en su relación con las Administraciones Públicas es el de presentar solicitudes, escritos y comunicaciones, así como el de aportar, consultar y obtener copias de documentos administrativos.

La Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común, establece las normas generales para garantizar que dichos actos tengan validez jurídica, eficacia y trazabilidad, reforzando la transparencia y la seguridad jurídica.

En el ámbito del SESPA, estas funciones recaen en gran medida sobre el Auxiliar Administrativo, que debe dominar estos procedimientos.

Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones (Artículo 16 de la Ley 39/2015)

¿Qué se puede presentar?

2. Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones (Artículo 16 de la Ley 39/2015)

2.1. ¿ Qué se puede presentar?

• Solicitudes: peticiones formales que inician un procedimiento (ej. ayuda por desplazamiento, cita fuera del área sanitaria).
• Escritos: alegaciones, recursos, aportación de datos, respuesta a requerimientos.
• Comunicaciones: notificaciones de hechos, información adicional, cambios de datos personales, etc.

¿Quién puede presentar?

2.2. ¿ Quién puede presentar?

• Cualquier persona física o jurídica.
• Directamente o a través de representante (art. 5 y 6 LPACAP), debidamente acreditado.

Ejemplo: Un familiar con autorización puede presentar una solicitud en nombre de un paciente.

¿Dónde puede presentarse?

2.3. ¿ Dónde puede presentarse? Según el art. 16.4 LPACAP, los escritos se pueden presentar:

• En las oficinas de asistencia en materia de registros del SESPA o del Principado.
• A través del registro electrónico general.
• En oficinas de Correos, con sobre abierto para su sellado.
• En representaciones diplomáticas o consulares en el extranjero.
• En cualquier otro lugar habilitado por ley.

Requisitos de la solicitud (Artículo 66 LPACAP)

2.4. Requisitos de la solicitud (Artículo 66 LPACAP) Debe contener obligatoriamente:

1. Nombre y apellidos del interesado.
2. DNI o documento identificativo.
3. Hechos que motivan la solicitud.
4. Petición concreta.

5. Lugar y medio de notificación preferente. 6. Firma. 7. Órgano al que se dirige.

¿ Ejemplo: Una reclamación mal firmada o sin identificación no será tramitada correctamente.

Asiento de entrada

2.5. Asiento de entrada Todo escrito debe registrarse:

• En soporte electrónico, generando un número de registro, fecha y hora, remitente y destino, y un extracto del contenido.

El interesado debe recibir un justificante de presentación con valor probatorio.

Expedición de copias de documentos (Artículo 27 de la Ley 39/2015)

Tipos de copias

3. Expedición de copias de documentos (Artículo 27 de la Ley 39/2015)

3.1. Tipos de copias a) Copia simple:

• Es una reproducción sin validez legal plena.
• Útil para el propio interesado, sin efectos probatorios.

b) Copia autentica:

Tiene validez legal equivalente al original. Puede generarse: De un original en papel - copia electrónica auténtica. o o De un original electrónico - copia en papel con sello o firma.

¿ Ejemplo: Un auxiliar administrativo escanea y certifica como copia auténtica un certificado médico original aportado por el ciudadano.

Compulsa de documentos

3.2. Compulsa de documentos Es la verificación de la exactitud de una copia en papel con respecto al original.

• Las oficinas de registro pueden compulsar documentos en el acto.