La organización en la empresa: funciones, planificación y evolución histórica

LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA

Unidad 3 del libro

FUNCIONES O ÁREAS DE LA EMPRESA

Área Comercial

• Incluye las actividades que acercan ByS a los consumidores
• 2 funciones: estudio de mercado y diseño de la política comercial

Área de Producción

• Controla aprovisionamiento de materias primas, y la producción de ByS

Área de Recursos Humanos

• Sus funciones son seleccionar, contratar, formar, organizar y gestionar el personal.

Área de Inversión y Financiación

• Selecciona la fuente de financiación más adecuada, y decide políticas de inversiones

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

El proceso administrativo (funciones del empresario) tiene dos fases

Fase mecánica (Parte teórica)

Planificación Fines, objetivos, estrategias, políticas, procedimiento, reglas, presupuesto.

Organización División del trabajo, jerarquización y departamentalización, descripción de funciones.

Proceso administrativo

Fase dinámica (Parte práctica)

Gestión o dirección Toma de decisiones, comunicación, liderazgo, facilitación del trabajo, supervisión.

Control Establecimiento de estándares, medición, corrección.

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - PLANIFICACIÓN

La función de planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Fases de la planificación

1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE PARTIDA Y ENTORNO

2 DETERMINAR EL OBJETIVO

3 ESTABLECE ALTERNATIVAS PARA LOGRAR EL OBJETIVO Analiza puntos fuertes y débiles de cada alternativa (costes, riesgos, etc.)

4 ESCOGE UNA ALTERNATIVA, FÓRMULAS Y PLANES Se establecen planes y presupuestos económicos para desarrollar la alternativa escogida

5 ACCIÓN Y CONTROL Se trasladan las decisiones tomadas a los gestores, y se controlan posibles desviaciones, corrigiendolas si se dan.

Los objetivos deben ser

• Realistas; todos los subsistemas deben tener los recursos necesarios para lograrlos
• Con prioridades; se deben diferenciar objetivos y subobjetivos.
• Deben buscar mínimos costes y mínimos imprevistos

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - PLANIFICACIÓN

Clasificación de los planes

Fin o propósito Son los fines fundamentales; el inicio de la planificación

Objetivos Metas a lograr en un periodo determinado, una vez conocido el entorno

Estrategias Acciones que se realizan para lograr los objetivos y fines

Según su alcance y amplitud

Políticas Principios básicos para tomar decisiones específicas; elemento diferencial

Procedimientos Pasos a seguir para lograr una acción

Reglas Indica que hacer, y que no; son muy estrictas

Presupuestos Es la expresión escrita del plan de acción; cómo afrontarlo económicamente

Según su ámbito temporal

Planes a largo plazo Se quieren conseguir en un periodo superior a 5 años

Planes a medio plazo Se tienen que conseguir entre 1 y 5 años

Planes a corto plazo Buscan lograrse dentro del ejercicio económico (1 año)

Área comercial Planes relacionados con las ventas (antes y después)

Área de producción Planes del sistema productivo

Según su funcionalidad

De inversión y financia. Planes sobre fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa

Área de RR.HH. Planes sobre factor humano

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - ORGANIZACIÓN

Evolución histórica de la organización del trabajo

I. Escuela de la organización científica del trabajo

• Autor principal es F.W. Taylor. Constituye la base del taylorismo (producción industrial)
• Taylor buscaba racionalizar el trabajo, especializarse, para ser lo más productivos posibles. Se establecen tiempos y tareas muy marcados, sin opción a improvisación, y sin tiempos ociosos. Los salarios estarían basados en el rendimiento del trabajador para incentivar el trabajo
• Al principio todos ganan, pero luego nace un descontento entre los trabajadores y comienzan las quejas
• En Francia, el autor Fayol cree que se puede solucionar no sólo el trabajo sino toda la empresa en su conjunto
• Los principios de Fayol son: una division del trabajo (especialización) , con una jerarquía establecida (mando y dirección), una remuneración adecuada y un equilibrio entre autoridad y responsabilidad

II. Escuela de relaciones humanas

• A raíz de las críticas que sufre el taylorismo, entre 1915 y 1930, surgen nuevas opciones para solucionar los problemas de organizacion (principalmente la monotonía y fatiga de los trabajadores) .
• Tiene importancia Elton Mayo y sus discípulos, que llegaron a las siguientes conclusiones :
• Había más incentivos dentro de las empresas que los beneficios, como objetivos sociales
• La empresa debía tener en cuenta al trabajador; que estuviese satisfecho
• Y que los seres humanos no se podían programar como máquinas
• En 1960 Con A. H. Maslow y Herzberg nace otra escuela que cree que el empresario debe motivar al trabajador para aumentar su productividad

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - ORGANIZACIÓN

La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

La organización formal es la estructura intencional específica e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. En ella se ajustan las personas que forman parte de la empresa en función de sus habilidades y capacidades y cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

La organización informal son relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero surgen espontáneamente por la asociación de las personas.

Pueden darse porque no estan registradas en los organigramas, porque surgen líderes nuevos, o problemas que necesitan reivindicarse.

Puntos clave de la organización

Punto de partida Se establece la MISIÓN (razón por la que se constituye la empresa. bjetivos de LP); la VISIÓN (es la imagen de futuro, cómo quiere ser la empresa) y los OBJETIVOS (metas fijadas en CP, teniendo en cuenta entorno)

Análisis de los recursos

Distribución de departamentos

Creación de una estructura jerárquica

Asignación de tareas

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - ORGANIZACIÓN

DISTRIBUCIÓN POR DEPARTAMENTOS

La división del trabajo se realiza con una asignación de tareas en función de las capacidades del trabajador.

• Por funciones. Se organiza al personal según su especialización. Para ello, se concentran en cada departamento las personas trabajadoras que estén especializadas en las funciones de este, aprovechando sus habilidades técnicas. Ej : departamento de finanzas.
• Por productos, servicios o dimensiones. Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto, y se refiere a la agrupación del personal según las líneas de productos o servicios que se ofrezcan, o en empresas con varias lineas de negocio diferenciadas, o divisiones, y cada una de ellas tiene un organigrama similar al de una empresa independiente, pero bajo la dirección general. Ej: empresas de alimentos con sección de lácteos o zumos
• Por zonas geográficas. Se utiliza en empresas que comercializan en distintas zonas y cuyos productos o servicios sean distintos en cada una. La plantilla se organiza de manera que conozca la zona a la que va destinado el producto para que los clientes estén mejor atendidos. Ej: empresas con venta en Europa y Asia.
• Por proyectos. En las empresas que realizan diversos proyectos, se agrupa la actividad según las características de un proyecto y según las fases necesarias para llevarlo a cabo. Ej: despachos de abogados.

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - ORGANIZACIÓN; COMUNICACIÓN

Sea cual sea la forma de comunicarse en la empresa, esta debe estar bien canalizada.

Tipos de clasificación de la comunicación

Según el canal utilizado

• Formal
• Informal

Según el destino de la comunicación

• Interna
• Externa

Según los participantes en el proceso

• Vertical
  • Ascendente
  • Descendente
• Horizontal

Según los medio usados para transmitirla

• Oral
• Escrita

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - ORGANIZACIÓN ; ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

En la estructura organizativa de una empresa se establece el orden jerárquico de la cadena de mandos y se marcan todas la relaciones y responsabilidades de cada integrante.

Modelos de estructura organizativa

Modelo lineal o jerárquico

• Se basa en el principio de mando, todos dependen de un superior que da órdenes y marca directrices
• Es válido para PYMES, o empresas grandes con explotaciones simples
• Ventajas: simplicidad (aunque comunicaciones lentas); autoridad bien definida; rapidez en la toma de decisiones
• Inconvenientes: falta de especialización de los directivos; autoridad concentrada; poca flexibilidad al cambio; falta de motivación

Modelo funcional o departamental

• Existen especialistas dedicados a tareas concretas en la actividad de la empresa.
• No existe un único jefe, sino que los niveles inferiores conectan con varios jefes especializados
• Ventajas: se tienen especialistas, y los trabajadores se dedican exclusivamente a su trabajo; comunicaciones directas; la especialidad promueve las decisiones
• Inconvenientes: al recibir órdenes de más de un jefe éstas pueden ser contradictorias

Modelo lineal y de asesoramiento (Staff)

• Tiene una estructura central jerarquizada, con departamentos de asesoramiento (sólo asesoran, sin autoridad)
• Ventajas: permite intervención de especialistas pero se sigue el principio de mando (sólo se recibe órdenes de un jefe)
• Inconvenientes: las decisiones son lentas (consultas al dep. asesoramiento) ; pueden darse conflictos entre personal y asesores; un coste extra

Modelo matricial

• Se da en empresas que trabajan por proyectos (empresas industriales) . Combina como mínimo dos variables organizativas enlazadas con unas relaciones de autoridad.
• Los trabajadores reciben instrucciones del proyecto (horizontalmente) y de las funciones (verticalmente) , aunque una suele tener más peso que la otra
• Ventajas: organización flexible; nuevo método pero manteniendo estructura habitual
• Inconvenientes: coordinar muchas personas; pueden surgir conflictos

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA - ORGANIZACIÓN; ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada y da a conocer las características principales de dicha estructura, y debe ser de facil comprensión.

Clasificación de los organigramas

Según su forma **

Org. Verticales Destacan la jerarquía de mando (cuanta más autoridad más arriba)

Org. Horizontales Muestran igualmente la jerarquía horizontalmente. Buscan destacar las funciones

Org. Radiales Menos habituales. Buscan un impacto visual con la jerarquización

Según su finalidad

Org. Informativos Tienen información global de la empresa (grandes unidades)

Org. De Análisis Aparece toda la estructura organizativa detalladamente

Según su extensión

Org. Generales Reflejan todos los departamentos de la empresa

Org. Detallados Informan sobre un departamento concreto

Según su contenido

Org. Estructurales Representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones

Org. De Personal Representan a las personas de las unidades (nombre y cargo)

Org. Funcionales Reflejan cómo se forma cada unidad de la empresa