Recepción y expedición de mercancías en la industria alimentaria

Contenido

1. INTRODUCCIÓN
2. RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN LA INDUSTRIA ALIMENTARIA

Clasificación de las mercancías

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Objetivos de la gestión de la recepción de mercancías

Operaciones y comprobaciones generales durante la recepción de mercancías

Medición y pesaje en la recepción de mercancías.

Documentación de entrada

1. MANIPULACIÓN Y TRANSPORTE INTERNO

Equipos o medios de almacenamiento estático

Equipos o medios de almacenamiento dinámico

1. EXPEDICIÓN DE MERCANCÍAS EN LA INDUSTRIA ALIMENTARIA

Organización de la expedición

Preparación de pedidos

Operaciones de expedición

Organización y control de las existencias

Documentación de salida

Libro de registro de salida

Albarán

1. SISTEMAS DE PROTECCIÓN DE LAS MERCANCÍAS

Requisitos de los medios de transporte y recipientes para productos a granel

Características de los medios de transporte.

Utilización y mantenimiento

Transporte y distribución

1. CONCLUSIÓN
2. BIBLIOGRAFÍA

Introducción a la recepción y expedición

En este tema, relativo al módulo Operaciones y control de almacén en la industria alimentaria, común a varios ciclos formativos, tanto de grado medio como superior, de la familia profesional Industrias Alimentarias, se lleva a cabo el estudio de todas las actividades que comprenden las operaciones de recepción y expedición de mercancías en la industria alimentaria.

La recepción y expedición de mercancías son dos de las operaciones de control más importantes a llevar a cabo en cualquier tipo de almacén, cobrando vital importancia la rapidez y minuciosidad con que se lleven a cabo en la industria alimentaria, dado el carácter perecedero de las mercancías con las que se trabaja.

Para poder estudiar estas dos operaciones, y dada su complejidad, se analizarán en este tema por separado, siendo la recepción la primera operación a realizar cuando la mercancía llega al almacén y la expedición, la última, al abandonarlo hacia su destino final.

Recepción de mercancías en la industria alimentaria

La recepción de materias primas o materiales auxiliares debe ser un procedimiento minucioso y profesional, siendo fundamental la rapidez en la ejecución de la descarga (para no romper la cadena de frío de ciertos productos) y en el desembalaje, y la inmediatez en los procesos de control de la mercancía (Tª, peso, variedad, procedencia, ... ).

Los almacenes deben disponer de una zona destinada a la recepción de materias primas:

• Dotada del suficiente espacio.
• Con las instalaciones y los equipos de control de la recepción apropiados.
• Con suficiente personal cualificado en la labor de recepción y almacenamiento de materias primas.

Asimismo, se debe contar con un sistema de gestión integral e informatizado para desarrollar la labor con mayor eficiencia.

Clasificación de las mercancías recibidas

Las mercancías que se recepcionan en la industria alimentaria pertenecen a dos categorías:

• Materias primas e ingredientes: que se emplearán en la elaboración de productos alimentarios. Son muy variados, pero se agrupan atendiendo a dos criterios:
  • Tª de transporte: a Tª ambiente, en refrigeración o en congelación.
  • Condiciones de agrupación del producto: a granel o envasado.
• Materiales auxiliares: aquellos que no son comestibles pero intervienen en la elaboración de productos alimentarios como envases, embalajes, etiquetas, ... son muy variados pero tienen características en común:
  • Transporte a Tª ambiente.
  • Agrupación en grupos de unidades o palets.
  • Estar homologados para uso alimentario.

Objetivos de la gestión de la recepción

La recepción e identificación de mercancías conlleva un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por el personal del almacén, antes de proceder a su almacenamiento, distribución interna o distribución externa.

Los objetivos de estas actividades son los siguientes:

• Control cualitativo y cuantitativo: asegurar que las mercancías recibidas se corresponden con las pedidas y coinciden con la cantidad, peso, Tª, calidad y precio que figura en el pedido. Ayudará a detectar posibles errores y el cumplimiento de los requisitos de seguridad alimentaria por parte de los proveedores.
• Devolución: de las mercancías que no cumplan los estándares mínimos marcados por la empresa, así como su sustitución por otras que sí los cumplan.
• Clasificación: seleccionar y ordenar los productos por categorías.
• Almacenamiento: proceder al almacenaje de forma rápida y adecuada.

Operaciones y comprobaciones generales durante la recepción

A) Ordenar y supervisar la descarga:

• Antes de iniciar el proceso de descarga se debe conocer el destino de cada uno de los productos.
• Es conveniente que los accesos al almacen dispongan de los medios técnicos necesarios para minimizar el tiempo de descarga y no romper la cadena de frío de determinados productos ni demorar operaciones posteriores.

B) Comprobar correspondencia entre mercancía, orden de pedido y albarán:

• Consultar orden de pedido: antes de admitir la mercancía se debe comprobar que estaba pedida. En caso de no aparecer en el listado de pedidos se consultará al departamento de compras.
• Solicitar albarán de entrega: los datos del albarán se comprobarán con la mercancía descargada y se contrastarán con la hoja de pedido antes de darle entrada al almacén.
• Comprobar etiquetado: verificar su existencia y legibilidad.
• Pesar mercancía: en el caso de mercancías de peso variable o a granel (piezas de carne, cereales, ... ), verificar que el peso de lo recepcionado coincide con lo pedido y con lo que aparece en el albarán de entrega.
• Contar mercancías: se realiza cuando se recepcionan por unidades. Puede hacerse físicamente (conteo manual) o electrónicamente (escaneado).
• Consultar al departamento de compras: en el momento en que se detecten anomalías no se debe aceptar la mercancía sin recibir la autorización expresa del departamento de compras.

C) Realizar los controles de calidad

• Consultar ficha técnica del producto: indica los parámetros más importantes de la mercancía a recibir con sus limitaciones.
• Toma de muestras: para el análisis en laboratorio. Permite detectar deficiencias en la composición de los productos o contaminaciones no evidentes.
• Toma de Tª: verificar la Tª en el interior de los alimentos y ver el indicador de Ta del camión. Evitará la aparición de contaminaciones alimentarias por rotura de la cadena de frío.
• Comprobar etiquetado: debe estar presente en el material de protección de los productos, ser legible y contener los datos que establece la legislación para cada producto en concreto.
• Comprobar embalaje: protege los productos y facilita las operaciones logísticas. Deberá presentar buen estado.
• Comprobar envasado: es el material en contacto directo con el alimento, por lo que su estado, integridad y tipo de material deben permitir preservar el alimento.
• Comprobar trazabilidad: es obligatorio desde el punto de vista legal que todos los productos contengan los datos referentes a la trazabilidad y que sean legibles.
• Comprobar cualidades organolepticas: realizar comprobaciones visuales, olfativas y manuales.
• Cumplimentar la hoja de registro de control de calidad: todas las operaciones deben quedar reflejadas en un registro.
• Consultar al departamento de calidad: cuando se observen anomalías que puedan afectar a la calidad de los productos alimenticios, se deberá consultar al departamento de calidad, el cual determinará el destino de la mercancía (desvío a otro proceso, tratamiento o rechazo).

D) Validar la recepción de la mercancía

• Continuar la descarga: una vez verificada la mercancía, se continuará con la descarga hacia los lugares de almacenamiento asignados.
• Dar conformidad al albarán de entrega.
• Devolver albarán al transportista: si la recepción es correcta, se devolverá una copia sellada y firmada del albarán al transportista.
• Modificar orden de pedido: siempre que exista una variación sobre el pedido original, se debe modificar la hoja de pedido (previa autorización), adecuándose a la nueva situación.
• Archivar orden de pedido y copia de albarán de entrega: los datos de la mercancía recibida deben ser archivados para dar constancia de la operación realizada e informar a los departamentos implicados.
• Archivar la hoja de registro de control de calidad: las operaciones de control de calidad de la mercancía recibida deben quedar reflejadas en un registro.
• Salida del transporte: esta acción culmina las operaciones de entrada y recepción de mercancías.

Medición y pesaje en la recepción

La medición y pesaje en la recepción de mercancías incluye dos operaciones básicas:

1. Operaciones de recepción cuantitativa:
   • Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a las que aparecen en el albarán de entrega.
   • El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando pieza por pieza las mercancías recibidas en número o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificación.
2. Operaciones de recepción cualitativa:
   • Es el conjunto de verificaciones y controles físicos, mecánicos o químicos destinados a asegurar la calidad exigida de un producto o material comprado y de su adaptación a las exigencias contenidas en la orden de compra.

La dotación básica necesaria en la industria alimentaria para desarrollar adecuadamente estas operaciones, son las siguientes:

• Montacargas eléctrico.
• Carretilla manual.
• Tarimas de madera.
• Contenedores.
• Carros para el transporte de mercancías.
• Transportes de rodillos.
• Mesas de acero inoxidable.
• Bancos de apoyo, de acero inoxidable, destinados a las operaciones de control de materias primas en su recepción.
• Lavamanos dotado de agua caliente, dispensador de jabón y de papel de un solo uso y papelera anexa.
• Básculas, una de suelo y otra de sobremesa.
• Recipientes plásticos limpios para el trasvase de materias primas y posterior almacenamiento.
• Termómetro o sondas termométricas para la comprobación in situ de la Tª de las mercancías recepcionadas.