Administración de Organizaciones: Planificación y Teorías Motivacionales

Administración de Organizaciones

Planificación

¿Que es la planificación? Se ocupa del futuro con las decisiones actuales, no de las decisiones futuras

PLANIFICAR: Decidir objetivos que queremos lograr + Acciones necesarias para alcanzarlos

¿Por qué no se planifica?

• No adivina el futuro
• Burocracia que supone tiempo
• Freno a una gestión ágil operativa
• Distrae la atención de los problemas urgentes
• Es menos importante que la capacidad de reacción
• Es suficiente con una mentalidad estratégica en el líder
• Los planes no sobreviven al contacto con el enemigo
• Intención del Comandante

Objetivos de la Empresa

PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO ESTRATEGIA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Recursos humanos, producción, marketing, financiera Tiene que implicar a todos los miembros

Elementos de la Planificación

MISIÓN ¿Por qué existe tu empresa? ¿ Cual es su razón de existir? A LARGO PLAZO Y FÁCIL COMPRESIÓN

Walmart MISIÓN : Ser la mejor tienda detallista, con gran surtido de productos de alta calidad y precios bajos

VISIÓN ¿Qué quiere ser de mayor? Que quiero ser en 3 años Imagen escrita de donde quiere estar la empresa en el futuro Principios compartidos: Valores, actitud, comportamiento ->Análisis Entorno/Interno

VALORES

• Difusión: Conocidos por todos
• Aceptación: Asumidos por todos
• Aplicación: Puestos en práctica

Análisis del Entorno

¿Que es el entorno? Análisis Entorno Todo lo que está alrededor de una empresa y que le afecta o puede llegar a afectarle

ENTORNO GENERAL

FACTORES:

• Económicos
• Político-legales
• Socio-culturales
• Educativos-tecnológicos

ENTORNO ESPECÍFICO

• Poder negociación de proveedores
• Poder negociación de clientes
• Rivalidad entre competidores actuales
• Productos sustitutivos
• Nuevos competidores

CARACTERÍSTICAS

1. Dinámico
2. Complejo
3. Discontinuo

Análisis Interno

Análisis Interno Recursos, capacidades ¿Por qué le ha ido mal el negocio? : Crisis, apoyo gobierno, 97% razones internas (Mala gestión)

DIAGNÓSTICO INTERNO Observarse y ser realista

IDENTIDAD DE LA EMPRESA

• Campo de actividad
• Tipo de propiedad
• Tamaño
• Ámbito geográfico
• Estructura jurídica
• Edad / ciclo de vida

ANÁLISIS FUNCIONAL

Variables clave Características más relevantes su correcto funcionamiento depende del potencial de la empresa

• Cuota de mercado y posicionamiento.
• Línea y gama de productos.
• Estructura de costes.
• Control de calidad.

Área comercial

• Imagen de marca.

Área tecnológica

• Tecnología disponible.
• Esfuerzo en I+D.

Área de producción

• Características del proceso de producción.
• Nivel de productividad.
• Situación de los bienes de equipo, etc.

• Estructura de costes.
• Control de calidad.

Área de recursos humanos

• Clima social (conflictividad, absentismo, etc.).
• Nivel de formación.

Área tecnológica

• Tecnología disponible.
• Esfuerzo en I+D.

Área de producción

• Características del proceso de producción.
• Nivel de productividad.
• Situación de los bienes de equipo, etc.

PERFIL ESTRATÉGICO

• Lista de Variables
• Valoración de las Variables
• Interpretación del Perfil
• Debilidades <-- > Fortalezas
• Comparación Temporal
• Comparación con Perfil de Referencia

DAFO: Ad/Objetivos Saber tu objetivo, importarte, saber tu posición y lo que tienes que hacer, confiar ...

Definición de Objetivos

¿Que son los objetivos? Propósitos, aspectos prioritarios donde tenemos que focalizar nuestra atención

No confundir OBJETIVO con las ACCIONES necesarias para conseguirlos

Objetivo: Incrementar la satisfacción del cliente Acción: Reducir el tiempo de entrega

• Definición de alternativas
• Evaluación de alternativas
• Selección de una alternativa
• Formulación de planes derivados
• Elaboración de presupuestos

Asimilación de tecnología adquirida, etc. Equipo de ventas. Red de distribución. Publicidad y promoción, etc Nivel de participación, etc. Asimilación de tecnología adquirida, etc.

Características de los Objetivos

¿Cómo tienen que ser?

• MEDIBLES: Indicador: Días
• ESPECÍFICOS: Meta: 10
• TEMPORALES
• AMBICIOSOS
• SENSATOS
• COMPRENSIBLES

"Poned 1 hombre en la Luna y devolvedlo con vida a la Tierra, antes de que acabe la década"

Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)

CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCED SCORECARD) Forma muy gráfica de representar la estrategia en una pagina; documento que acompaña al Mapa Estratégico De los más importantes modelos de planificación y gestión; visión a largo plazo

Contenido del CMI

CONTENIDO:

• Conecta los objetivos estratégicos a través de relaciones causales; ayudando a entender la coherencia entre los objetivos estratégicos
• Iniciativas estratégicas, indicadores y las metas de los objetivos estratégicos del Mapa Estratégico

Utilidad del CMI

¿Para qué sirve? RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DIRECTIVOS

• Priorizar los objetivos más importantes
• Buscar equilibrio entre obj. financieros y no financieros
• Crear una estrategia común
• Comunicar mejor la estrategia

TENER UNA ESTRATÉGIA PRIORIZADA EQUILIBRADA COMÚN SIMPLE CONCRETA CLARA

Modelo de gestión que traduce la estrategia en objetivos relacionados, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción Permite examinar cómo están acometiendo hoy la estrategia a medio y largo plazo

UTILIDAD Depende de los problemas a los que se enfrentan. Con este, las empresas consiguen simplificar la gestión, priorizar lo importante, alinear la organización y promover el aprendizaje en ellas.

Elementos del CMI

ELEMENTOS CMI

1. Misión, Visión y Valores

1. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES Conceptualizarlos, aunque en muchos casos ya están definidos. Sostenibles en el tiempo. El punto de partida del desarrollo de la estrategia. Si la estrategia está definida y adecuada, será el punto de partida para el desarrollo de los elementos; si no, el primer paso será la definición de la estrategia. Suele estar definida, y de lo que se trata es de plasmarla en un mapa estratégico.

2. Perspectivas, Mapas Estratégicos y Objetivos

2. PERSPECTIVAS, MAPAS ESTRATÉGICOS Y OBJETIVOS

MAPA ESTRATÉGICO Conjunto de objetivos estratégicos que se conectan a través de relaciones causales; ayuda a entender la coherencia entre los objetivos y permiten visualizar de manera sencilla y gráfica la estrategia de la empresa. Además engloba, prioriza y valora la importancia de los objetivos, pues los presentan agrupados en perspectivas

PERSPECTIVAS Aquellas dimensiones críticas clave en la organización. Más comunes

• Perspectiva financiera: ¿ Qué hacemos para satisfacer las expectativas de nuestros accionistas?
• Perspectiva del cliente: ¿ Qué hacemos para satisfacer las necesidades de nuestros clientes?
• Perspectiva interna: ¿ En qué procesos debemos ser excelentes para satisfacer esas necesidades?
• Perspectiva de aprendizaje y crecimiento: ¿ Qué aspectos son críticos para mantener esa excelencia?

Perspectiva interna o de procesos, de aprendizaje o de infraestructuras/innovación. Las perspectivas pueden ser 4 o 5 y, no mas de 6. Son prescindible del CMI.

OBJETIVO Aquello que las empresas quieren conseguir

RELACIONES CAUSALES Relaciones entre los objetivos; intuitivas, basadas en el conocimiento de la organización/sector, y la experiencia. Los mapas pueden estar subdivididos en líneas estratégicas. Una empresa puede tener una línea de crecimiento, otra de eficiencia, y objetivos estratégicos en ambas.

3. Propuesta de Valor al Cliente

3. PROPUESTA DE VALOR AL CLIENTE Lo que las diferencia a la empresa ante los clientes, siendo una forma de competir.

• Liderazgo de producto: Excelencia productos y servicios, ofrecen máxima calidad y funcionalidad
• Relación con el cliente: Genera vínculos con clientes, conoce y proporciona productos y servicios adecuados a sus necesidades
• Excelencia operativa: Proporciona productos y servicios a un precio competitivo para la calidad y funcionalidad que ofrecen

Intentan ser excelentes en una de ellas, en el resto mantienen estándares mínimos

4. Indicadores y sus Metas

4. INDICADORES Y SUS METAS

INDICADOR / MEDIDA Medio de las empresas para visualizar si están cumpliendo o no los objetivos estratégicos.

TIPOS

• Indicadores de resultado/efecto: miden la consecución del objetivo estratégico Índice satisfacción, incremento ventas
• Indicadores de causa/inductores: miden el resultado de las acciones que permiten su consecución. Nº horas formación empleado Aumento ingresos Medir objetivos a través de varios indicadores que proporcionen diferentes perspectivas

META Para cada indicador se debe fijar un objetivo; ambiciosos pero posibles

5. Iniciativas Estratégicas

5. INICIATIVAS ESTRATÉGICAS Acciones centradas en la consecución de los objetivos estratégicos. Importante priorizar las iniciativas. Si analizamos su impacto, se pueden ver iniciativas que aportan poco valor al cumplimiento de esos objetivos. También deben contar con indicadores para su seguimiento. Pueden tener un CMI propio.

6. Responsables y Recursos

6. RESPONSABLES Y RECURSOS

RESPONSABLES Persona que controla el cumplimiento de los objetivos, indicadores e iniciativas.

RECURSOS Hay que asignar los necesarios para un buen desarrollo de las iniciativas estratégicas; el primer paso para el cumplimiento de la estrategia. Hay que establecer equipos a cargo de cada iniciativa y el papel de cada persona en ellos, y dotarlas de recursos necesarios para su cumplimiento. El presupuesto contenga una partida de recursos asignados a las iniciativas, diferenciado del presupuesto operativo, inversiones y de otros presupuestos; evitando que otras actividades engullan esos recursos.

7. Evaluación Subjetiva

7. EVALUACIÓN SUBJETIVA Flexibilidad al modelo. Importante establecer procedimientos para una evaluación subjetiva de los elementos, complementaria al cumplimiento de los indicadores. Además del entendimiento de los elementos, el diseño y su evaluación son también esenciales.

Necesidad del CMI

NECESIDAD CMI Depende de los problemas y si es necesario mejorar el modelo. Si hay problemas para conectar los elementos, comunicar la estrategia o priorizar la información. Detectar qué se quiere conseguir. Se puede utilizar sólo como ayuda a la planificación o sistema de información y seguimiento de la gestión. Establece enlace entre planificación y gestión. Adaptandose a las particularidades de la organización. El punto de partida para la implantación varía. Aprovechar lo que esta hecho bien.

Lecciones Aprendidas en la Implantación del CMI

LA IMPLANTACIÓN: LECCIONES APRENDIDAS

• Modelo simple: Simplificar gestión al centrarse en lo importante, priorizar
• Lenguaje común
• Entender el modelo: Adaptar modelo a tus propias necesidades o preferencias
• Liderazgo: Liderada al máximo nivel, es importante transmitir su relevancia
• Comunicación: Entendible e interiorizable
• Participación: Las opiniones aportan valor, enriquecen el diseño de los elementos
• Equipo de proyecto: Gestiona la implantación, facilita conocimiento, guía en el proceso de diseño e implantación, metodología y efectúa el seguimiento del proyecto.

Conclusión

CONCLUSIÓN Ayuda a planificar, entender y comunicar la estrategia, a gestionar mejor con una visión global y a largo plazo. Instrumento que simplifica y mejora planificación y gestión clarificando el modelo, prioriza lo importante y da consistencia a los elementos