L'evento e il mondo della comunicazione, presentazione di Mastergeneration

PREMESSE

EVENTO: « ... avvenimenti di grande importanza (in origine con riferimento a importanti competizioni sportive, sul modello dell'ingl. great event, e oggi esteso a qualunque manifestazione o spettacolo che attiri il pubblico)» Treccani.

FOCUS LEZIONE > Eventi dedicati alle forme d'intrattenimento e conoscenza.

Esclusioni

• Eventi sportivi.
• Eventi tradizionali come ad esempio Natale e Carnevale.
• Rivisitazioni storiche.
• Feste cittadine in relazione a santi e patroni.

L'EVENTO E IL MONDO DELLA COMUNICAZIONE

MODULO 1: SCENARIO E STRATEGIA

SCENARIO

«Fare un Festival è come fare un film ... » Marco Melani

Il successo di un evento è determinato da un insieme di fattori e variabili molto diversi tra loro. Come ad esempio:

• Luogo
• Location
• Periodo storico
• Budget
• Tematica
• Concept
• Comunicazione
• Mode e trend
• Team di lavoro

E altro ...

Non esiste una ricetta fissa per lanciare un evento di successo. Esistono degli ingredienti ben precisi da amalgamare di volta in volta.

SCENARIO

LE PRIME VOLTE DI EVENTI FAMOSI

I PREMI OSCAR

La prima edizione fu principalmente un cena in cui consegnavano i premi già decisi. La cerimonia effettiva durò meno di 5 minuti.

WOODSTOCK

Doveva essere un festival di provincia per un massimo di 50mila partecipanti. Divenne un raduno per più di mezzo milione di persone arrivati da tutta la nazione.

SCENARIO

LE PRIME VOLTE DI EVENTI FAMOSI

BURNING MAN

La prima edizione nel 1986 era un falò in spiaggia tra amici per celebrare il solstizio d'estate. 35 partecipanti stimati.

LUCCA COMICS & GAMES

Nato come Salone Internazionale del Comics era uno dei pochi festival di fumetto al mondo, ma ebbe la sua primissima edizione nella città di Bordighera nel 1965.

SCENARIO

IERI VS OGGI

RAPIDA EVOLUZIONE

Negli ultimi 20 anni la società è cambiata radicalmente, e con essa anche il mondo degli eventi. Le nuove tecnologie digitali, la trasformazione dei media e l'avvento dei social sono stati i principali traini del di questo cambiamento.

IERI

• Differenza tra grande città e provincia.
• Presenza su media tradizionali faceva la differenza.
• Eventi istituzionali avevano grosso vantaggio sugli indipendenti.
• Poca attenzione alle nicchie di pubblico.
• Difficoltà ad emergere per i nuovi e i diversi.
• Eventi standardizzati per settore.
• Poca inclinazione alla spesa e al viaggio.

OGGI

• Le idee vincono sul formato.
• Comunicazione social determinante per attrarre il pubblico.
• Intercettare nicchie nuove di pubblico è fondamentale.
• Crossmedialità molto presente.
• Maggiori opportunità di presenziare.

STRATEGIA

CONOSCERE E CAPIRE

Ogni evento ha la sua storia, il suo pubblico, le sue peculiarità e i suoi obiettivi. E questo talvolta cambia di edizione in edizione, perché gli eventi rispecchiano la società e il mondo che li circonda.

Per approcciarsi correttamente a questo settore si deve prima di tutto «conoscere» e «capire» il contesto in cui andremo a lavorare.

Nello specifico:

• Il settore di riferimento.
• La storia e le precedenti edizioni.
• I principali competitor.
• Il pubblico a cui ci si rivolge.
• Le tendenze di mercato.
• Le aspettative dell'organizzazione.
• Gli obiettivi fissati.

STRATEGIA

INQUADRARE L'EVENTO

Destinazione -> BtoB / BtoC Caratteristica > Evento / Festival Fruizione principale > Live / da Remoto Dislocazione > Singola / Diffuso Accesso -> Gratuito / a Pagamento Finalità -> Sociali-Culturali / Scopo di lucro

STRATEGIA

ANALISI

Farsi le domande giuste.

• Quali sono i punti di forza del mio evento?
• Ho dei competitor?
• Qual è il mio target?
• Il mio pubblico è locale, regionale o nazionale?
• Come voglio impostare la comunicazione?
• Che obiettivi voglio raggiungere?

Darsi risposte adeguate.

• Le aspirazioni devono essere commisurate ai mezzi a disposizione.
• Il territorio influisce tantissimo sul risultato.
• La strategia di comunicazione su media tradizionali è diversa da quelli digitali.
• Gli obiettivi sono molteplici e sono di breve, medio e lungo periodo.

STRATEGIA

ANALISI SWOT

Strumento di pianificazione strategica per valutare punti di forza (Strenghts), debolezza (Weaknesses), opportunità (Opportunities) e minacce (Threats).

FORZA DEBOLEZZA OPPORTUNITÀ MINACCE

STRATEGIA

PITCH

La fase di analisi è propedeutica all'ideazione della strategia vera e propria. Per essere efficace una strategia deve essere essenziale, ben raccontata e focalizzata sugli obiettivi da raggiungere.

CONCEPT l'idea che definisce l'evento a 360°

TARGET Illustrare gli highlight di programma

CONTENUTI Illustrare gli highlight di programma

PARTNERSHIP/SPONSOR Definire la linea per avere aziende e media, a supporto.

BUDGET Quanto indicativamente costerà metterlo in piedi

TEAM Organigramma delle persone coinvolte

COMUNICAZIONE Impostare un piano di comunicazione adeguato

MISSION Obiettivi che vogliamo raggiungere

PRO / CONTRO I Punti a favore e sfavore della vostra strategia

STRATEGIA

CASO «SERIES CON 2019»

Stardust POWERED BY 11-12 MAGGIO 2019 SERIES TUTTO IL MEGLIO DELLA SERIALITÀ CON TENOHA MILANO VIA VIGEVANO, 18 www.seriescon.it QMi SERIES TUTTO IL MEGLIO DELLA SERIALITÀ CON TENOHA MILANO 11-12 MAGGIO 2019 Un weekend di incontri, anteprime ed ospiti dove le serie tv saranno le assolute protagoniste.

STRATEGIA

ANALISI SWOT - CASO «SERIES CON 2019>>

SERIES CON 2019. Prima edizione di un nuovo evento.

1. Budget
2. Prima edizione
3. Tema Serie Tv
4. Premio serie tv
5. Competitors
6. Calendario
7. Conoscenza settore
8. Team.
9. Milano
10. Collab Lucca CG
11. Location disponibili
12. Sostenibilità economica

FORZA DEBOLEZZA OPPORTUNITÀ MINACCE

STRATEGIA

ANALISI SWOT - CASO «SERIES CON 2019»

SERIES CON 2019. Prima edizione di un nuovo evento.

FORZA

Budget Conoscenza settore Team Milano

DEBOLEZZA

Prima edizione Location disponibili Calendario

OPPORTUNITÀ

Collab. LuccaCG Tema Serie TV Premio Serie TV

MINACCE

Sostenibilità economica Competitors

STRATEGIA

PITCH - CASO «SERIES CON 2019»

CONCEPT

Creare un evento sulle serie tv, che allarga alla serialità a 360°. > Cavalcare il grande momento della serie tv e la grande attenzione mediatica e di pubblico che ricevono. > Includere quei prodotti/opere non prettamente fiction, come docuserie e programmi tv, per aprire quanto più possibile il ventaglio di opportunità per i player. > Player da coinvolgere: streamers, broadcaster, case di produzione, creator digitali.

TARGET

Principale > amanti dell'intrattenimento seriale televisivo. Dettaglio: Età > GenZ e Millennial. Gender > indifferente. Provenienza > Milano

CONTENUTI

1. Premi. Assegnare uno o più premi legati alle serie tv.
2. Serie Tv, Docuserie, Show televisivi, Serie Youtube, Podcast, opere crossmediali seriali. > Proiezioni. Anteprime o brevi anticipazioni. > Talk. Incontri con i talent. Forma principale del festival.2

STRATEGIA

PITCH - CASO «SERIES CON 2019>>

PARTNERSHIP/SPONSOR

Partner: tecnici/organizzativi per alleggerire il carico di lavoro e abbassare i costi. Fondamentali per una prima edizione. Ci siamo focalizzati su:

• Arredi. Una delle partnership più facili su Milano. Ad esempio: il divano e le poltrone del palco erano di un partner.
• Hotel. Abbiamo trovato una struttura in linea con gli ospiti che ci ha fornito camere ad un prezzo ribassato.
• Trasporti. Vettore locale e/o nazionale per contenere i costi. Purtroppo non ci siamo riusciti.

Sponsor: abbiamo cercato aziende che avessero una comunicazione orientata al nostro target. Come ad esempio:

• Telco per la connettività casalinga.
• Food. Tutti i brand che spingono sul consumo veloce o lo snack dolce/salato sul divano.
• Beverage. Bevande analcoliche, ma anche a base di caffè per giocare sul trend del Binge Watching.

COMUNICAZIONE

• Visual identity: stabilire una linea grafica riconoscibile e un poster funzionale.
• Ufficio stampa: ingaggiare professionisti che conoscono il settore.
• Mediapartner: focalizzarsi su un media tradizionale che funga da attrazione per i player e garantisca amplificazione. Contemporaneamente identificare di piccoli mediapartner locali/nazionali funzionali per portare il target.
• Social: stabilire una strategia social e un investimento mirato al nostro target. Abbiamo scelto IG come piattaforma principale.

STRATEGIA

PITCH - CASO «SERIES CON 2019»

TEAM

Essendo organizzato da una società che fa anche altro, è stato necessario circoscrivere le mansioni delle persone coinvolte, che abbiamo così suddiviso:

• Nucleo organizzativo: organizzatore generale + PM / Producer + curatore contenuti
• Figure aziendali attivate: art director, sales & account, project manager jr, amministrazione.
• Collaboratori/professionisti: producer, coordinatrice viaggi/spostamenti, ufficio stampa, social management.
• Fornitori essenziali: allestimenti, personale, security.

BUDGET

È stata fatta una previsione di budget e allocato i vari capitoli di spesa. Il festival sarebbe stato in perdita economica per i primi 2 anni almeno.

MISSION

Attrarre pubblico e attenzione mediatica. Rendere l'evento profittevole nel medio periodo. Posizionarsi e aumentare awareness dell'azienda verso le principali aziende dell'intrattenimento seriale.

PRO/CONTRO

Sono molti ne elenco due:

• Pro: SeriesCon destagionalizzava l'impegno operativo dell'azienda su LuccaCG.
• Contro: Raggiungere gli obiettivi necessitava di forti investimenti nel breve periodo.